Die ersten Schritte mit Vereinsplaner meistern

Lege in wenigen Minuten deinen gesamten Verein an, lade die ersten VereinskollegInnen ein und startet mit Vereinsplaner voll durch. In 6 Schritten zum Erfolg – noch nie hat sich Vereinsarbeit so leicht angefühlt:

Schritt 1 – Registrieren & Account bestätigen
Schritt 2 – Verein & Gruppen anlegen
Schritt 3 – Vereinshierarchie aufbauen
Schritt 4 – Mitglieder anlegen, einladen & verschieben
Schritt 5 – Mitglieder bearbeiten (Daten & Rechte)
Schritt 6 – Verwaltungsbereich nutzen



Schritt 1: Registrieren & Account bestätigen

Um einen Account zu erstellen registriere dich auf der Weboberfläche oder lade dir die mobile App (Apple App Store oder Google Play Store ) herunter.

Bevor du weiter machst, bestätige bitte deine bei der Registrierung verwendete E-Mail-Adresse. Solange dieser gelbe Warnhinweis vorhanden ist, kannst du nämlich den Vereinsplaner nicht verwenden.

Klickst du auf den Warnhinweis, kannst du die Bestätigungsmail erneut anfordern. Bitte überprüfe auch deinen Spamordner und die korrekte Schreibweise deiner E-Mail-Adresse.

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Schritt 2: Verein & Gruppen anlegen

Webanwendung

  1. Klicke in der Navigationsleiste oben auf “Vereine verwalten
  2. Wähle nun “Vereine & Gruppen verwalten” aus
  3. Mit einem Klick auf den blauen Button “AKTIONENrechts oben kannst du einen neuen Verein erstellen
  4. Fülle nun der Reihe nach alle Felder aus
  5. Mit einem Klick auf “Speichern” erstellst du deinen Verein
  6. Um eine Gruppe zu erstellen, gehe genau gleich vor, wähle jedoch "Gruppe anlegen"

Mobile App

  1. Tippe unten im Menüpunkt auf “Verwalten
  2. Tippe auf “Aktionen” oben rechts, um einen neuen Verein oder Gruppe zu erstellen
  3. Fülle nun der Reihe nach alle Felder aus
  4. Mit “Speichern” erstellst du deinen Verein

Als Mitglied einem Verein beitreten

Wurdest du als Mitglied über deine E-Mail-Adresse (Einladungsmail vom Verein) eingeladen, dann registriere dich mit dieser und du wirst nach der Registrierung automatisch auf Basis deiner hinterlegten E-Mail-Adresse zum Verein zugeordnet. Du musst nichts weiter machen.

Ansonsten musst du nach der Registrierung folgendermaßen vorgehen:

  1. Gehe in der Webanwendung oder mobilen App auf das Menüfeld auf “Vereine
  2. Du findest nun rechts oben eine "Lupe"  (mit Text)
  3. Klicke/Tippe auf diese und suche deinen auf Vereinsplaner bereits angelegten Verein 
  4. Hast du diesen gefunden, klicke/tippe auf diesen und wähle "Verein/Gruppe beitreten"

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Schritt 3: Vereinshierarchie aufbauen

Um eine Vereinshierarchie aufzubauen, muss ein Verein und ebenfalls eine Gruppe erstellt werden, die dem Verein bei der Erstellung zugehörig ist. Wie du einen Verein oder Gruppe erstellst, hast du in Schritt 2 erfahren. Danach kann die Gruppe dem Verein untergeordnet werden. Somit lassen sich Hierarchien aufbauen. Dies ist nur in der Webanwendung möglich und hat folgenden Ablauf:


  1. Klicke in der Navigationsleiste oben auf “Vereine verwalten
  2. Wähle nun “Vereine & Gruppen verwalten” aus
  3. Klicke (links) auf die unterzuordnenden Gruppe und dann auf “Vereins- & Gruppenhierarchie
  4. Es wird dir angezeigt, dass es sich derzeit noch um einen Hauptgruppe handelt
  5. Durch Auswählen des anderen Vereins kann die derzeitige Gruppe zu einer Untergruppe des anderen Vereins gemacht werden
  6. Bestätige dies mit “Ok
  7. Im selben Bereich kann eine Untergruppe wieder in einen Hauptverein zurückgewandelt werden
  8. Mitglieder können ebenfalls vom Hauptverein in Untergruppen vorschoben werden. Das erfährst du in Schritt 4.

Tipps zum Aufbau einer Vereinsstruktur auf Vereinsplaner findest du hier – Vereinsstruktur, was du wissen musst.

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Schritt 4: Mitglieder anlegen, importieren, einladen & verschieben

Mitglieder anlegen


Gehe dazu in der Webanwendung auf “Vereine verwalten” und dann auf “Mitglieder verwalten”. Jetzt kannst du links den Verein wechseln, um so im gewünschten Verein ein Mitglied anzulegen.

Klicke nun rechts oben auf “AKTIONENund wähle “Mitglied anlegen”. Du kannst nun das Mitglied mit allen gewünschten Feldern anlegen und mit einem Klick auf “Erstellen” speichern.

Gehe dazu in der mobilen App folgendermaßen vor:

  1. Tippe unten im Menüpunkt auf “Verwalten
  2. Tippe auf den Verein, indem du ein Mitglied anlegen möchtest
  3. Tippe nun auf “Mitglieder verwalten
  4. Nun kannst du unter “Aktionen” rechts oben ein “Neues Mitglied anlegen
  5. Fülle alle Pflichtfelder aus
  6. Bestätige mit einem Klick auf “Erstellen

Mitgliederliste importieren

Als kostenlose Serviceleistung unsererseits, kannst du uns deine bestehende Mitgliederliste schicken, wir passen diese an unser Format an und laden sie für dich hoch. Schreibe uns dazu einfach an [email protected] mit dem Betreff "Mitgliederliste hochladen".

Die Excelvorlage findest du in der Webanwendung zum Download folgendermaßen:

  1. Klicke auf "Vereine verwalten"
  2. Wähle nun "Mitglieder verwalten" aus
  3. Klicke links auf den gewünschten Verein
  4. Klicke nun auf den blauen "AKTIONEN"  Button rechts oben
  5. Wähle nun "Mitgliederliste importieren"
  6. Es öffnet sich ein Fenster in dem du die Excelvorlage downloaden kannst

Du kannst ebenfalls aktive Mitglieder gesammelt einladen – diese können sich dann selbstständig registrieren. Siehe nächster Punkt "Mitglieder einladen".

Mitglieder einladen

Gehe dazu in der Webanwendung folgendermaßen vor:

  1. Gehe auf "Vereine verwalten"
  2. Klicke danach auf "Mitglieder verwalten" und wähle den Verein aus in die du Personen einladen möchtest
  3. Klicke nun auf den blauen Button "AKTIONEN"  rechts oben
  4. Klicke nun auf "Mitglieder einladen"
  5. Du kannst nun Reihe für Reihe jeweils Vorname, Nachname und E-Mail Adresse eingeben
  6. Mit einen Klick auf "Weitere Person hinzufügen" ergänzt du eine neue Zeile
  7. Danach mit einen Klick auf "Einladungen versenden" bestätigen und die Personen werden automatisch per E-Mail benachrichtigt
  8. Zusätzlich werden die Mitglieder automatisch in der Mitgliederverwaltung angelegt und wenn sich die Mitglieder mit exakt der gleichen E-Mail-Adresse anlegen, dann wir der Mitgliedsaccount mit dem Datensatz der Mitgliederverwaltung automatisch verknüpft

Gehe dazu in der mobilen App folgendermaßen vor:

  1. Tippe auf den Menüpunkt "Verwalten"
  2. Wähle nun den Verein aus in den du die Mitglieder einladen möchtest
  3. Tippe danach auf "Mitglieder verwalten"
  4. Tippe nun auf den rechts oben auf "Aktionen"
  5. Wähle nun "Mitglieder einladen" aus
  6. Du kannst nun eine vorgefertigte Nachricht mit den Informationen an die Mitglieder per WhatsApp, SMS oder anderen Messanger-Diensten schicken.
  7. Die Nachricht kann von dir beliebig angepasst werden.

Mitglieder verschieben

Mitglieder werden nicht zwischen Gruppen verschoben, sondern zu Gruppen hinzugefügt oder daraus entfernt. Gehe dazu in der Webanwendung in der Navigationsleise oben auf “Vereine verwalten” und dann auf “Mitglieder verwalten”. Jetzt kannst du links den Verein/Gruppe wechseln, um so dem gewünschten Verein oder Gruppe ein Mitglied hinzuzufügen.

Klicke nun rechts oben auf “AKTIONEN und wähle “Mitglied hinzufügen”. Du kannst nun ganz einfach ein Mitglied dieser Gruppe oder dem Verein hinzufügen.

In der mobilen App kannst du Mitglieder folgendermaßen verschieben:

  1. Gehe auf den Menüpunkt "Verwalten"
  2. Wähle dann die Gruppe aus in die du die Mitglieder hinzufügen möchtest
  3. Tippe nun auf "Mitglieder verwalten"
  4. Tippe nun oben rechts auf "Aktionen" und wähle "Mitglied hinzufügen"
  5. Entfernen kannst du ein Mitglied folgendermaßen – Mitglied entfernen 
Beachte bitte, dass das Mitglied bereits im Verein angelegt sein muss, damit du es auch in einer Gruppe hinzufügen kannst. Handelt es sich um ein noch nicht eingetragenes Mitglied, so musst du es unter “Mitglied anlegen” anlegen.

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Schritt 5: Mitglieder bearbeiten (Daten & Rechte)

Mitgliederdaten anpassen

Gehe dazu in der Webanwendung auf “Vereine verwalten” und dann auf “Mitglieder verwalten”. Jetzt kannst du links den Verein wechseln, um so im gewünschten Verein ein Mitglied zu bearbeiten.

Klicke auf das Mitglied, wo du die Daten anpassen möchtest. Dazu klicke in der Tabelle in der Zeile der Person auf den "Stift"(Stammdaten bearbeiten).

Berechtigungen, Rollen, Positionen & Status anpassen

Gehe dazu in der Webanwendung auf “Vereine verwalten” und dann auf “Mitglieder verwalten”. Jetzt kannst du links den Verein wechseln, um so im gewünschten Verein oder Gruppe ein Mitglied zu bearbeiten.

Klicke auf das Mitglied, wo du die Rollen, Positionen und Berechtigungen anpassen möchtest. Dazu klicke in der Tabelle in der Zeile der Person auf die "Person"  (Mitgliedsprofil, Status, Berechtigungen & Rollen).

Nun befindest du dich in der Übersicht des Mitglieds und kannst die Rollen, Positionen und Berechtigungen im unteren Bereich des Profils anpassen.

Mobile App

  1. Tippe unten im Menüpunkt auf “Verwalten
  2. Tippe auf den Verein oder die Gruppe, wo du die Rollen, Positionen und Berechtigungen anpassen möchtest
  3. Tippe nun auf “Mitglieder verwalten
  4. Nun tippe auf das Mitglied, wo du die Rollen, Positionen und Berechtigungen anpassen möchtest
  5. Du befindest dich nun im Mitgliedsprofil und kannst im unteren Bereich die Rollen, Positionen und Berechtigungen anpassen

Weiter zu Schritt 6 – Verwaltungsbereich nutzen 


Schritt 6: Verwaltungsbereich nutzen

In diesem abschließenden Schritt 6 bekommst du einen schnellen Überblick über den Aufbau des Verwaltungsbereiches bei Vereinsplaner. Dabei kann die Verwaltung sowohl in der Webanwendung als auch in der mobilen App durchgeführt werden. Diese Anleitung beschränkt sich auf erste Schritte und hinsichtlich Detailinformationen, verweisen wir in diesem Hilfecenter gerne auf die einzelnen Kapitel – Übersicht aller Inhalte.

Aufbau des Verwaltungsbereiches (Webanwendung)

Der Aufbau in der Verwaltung in unserer Software ist in den einzelnen Funktionen immer gleich. Das heißt, auf der linken Seite befinden sich die Vereine und Gruppen, wo man selbst Berechtigungen hat und im mittleren Bereich befindet sich die jeweilige Hauptfunktion.

Beachte, dass nicht alle Funktionen im Verein oder in einer Gruppe verfügbar sind. Die Finanz- und Inventarverwaltung gibt es z.B. nur im Verein.

Am Beispiel der Terminverwaltung zeigen wir, wie der Aufbau in der Webanwendung aussieht. Rechts oben hat jede Funktion einen blauen "AKTIONEN"  Button. Dort sind je nach Funktion bzw. ob man sich im Verein oder einer Gruppe befindet unterschiedliche Aktionen.

Dort Manche Funktionen haben dann auch noch zusätzlich Aktionen , wo detailliert in die einzelne Funktionalität gegangen werden kann.

Aufbau des Verwaltungsbereiches (mobile App)

Der "Verwalten"-Bereich in der mobilen App ist immer gleich aufgebaut. Zuerst hast du die Übersicht der Vereine und Gruppen, wo du Berechtigungen hast (siehe Bild). Wähle den gewünschten Verein/Gruppe aus. (Oben rechts auf Aktionen legst du einen neuen Verein bzw. Gruppe an)

Tippst du einen an, dann kommst du zur Funktionsübersicht, dort kannst du dann die Funktion auswählen, die du aufgrund deiner Berechtigungen durchführen darfst. Hast du eine Funktion ausgewählt, dann kommst du als nächstes in die jeweilige Funktion (siehe Bild). Oben Rechts findest du immer den "Aktionen"-Button, wo du in der jeweiligen Funktion eine Aktion (z.B. Termin anlegen) durchführen kannst. 

Du kannst auch ganz einfach über die Schnellauswahl die Vereine/Gruppen bzw. Funktionen wechseln. Das geht ganz einfach durch drauf tippen und auswählen. Siehe Bild, was wir damit meinen.