Übersicht aller Anleitungen zu den Mitgliedsbeiträgen

Mitgliedschaften, Mitgliedsbeiträge und Tarife

Was sind Mitgliedschaften, Tarife und Mitgliedsbeiträge?
Wie lege ich Mitgliedschaften an?
Wie lege ich einen Mitgliedsbeitrags-Tarif an?
Wie kann ich Mitgliedschaften einem Mitglied zuweisen?
Wie stelle ich Mitgliedsbeiträge auf "bezahlt"?
Wie kann man Vorschreibungen für Mitgliedsbeiträge generieren?
Wie lösche ich eine Mitgliedschaft?
Wie kann ich alle offenen Mitgliedschaften auf einem Blick sehen?
Wie lösche ich beim Mitglied eine zugewiesene Mitgliedschaft?
Wie werden Mitgliedsbeiträge von Kindern gehandhabt?

SEPA-Lastschrift Mandate

Wie können wir die Mitgliedsbeiträge über eine SEPA-Lastschrift einziehen?
Wie hinterlege ich für unseren Verein unsere Bankdaten?
Wie hinterlege ich die Bankdaten eines Mitglieds (zum Einzug der Mitgliedsbeiträge)?
Ich habe Probleme bei der Erstellung des SEPA-Datenträgers. Was kann ich tun?
Wie könnt ihr den SEPA-Datenträger bei der eigenen Bank einspielen?
Welche Funktionen hinsichtlich Mitgliedsbeiträge kommen als nächstes?
Wie komme ich zu unserer Vereins-Creditor-ID?
Was ist die Mandatsreferenz und das Datum zum Mandat?

Was sind Mitgliedschaften, Tarife und Mitgliedsbeiträge?

Um in deinem Verein Überblick über Mitgliedschaften (und offene Beitragszahlungen) zu haben, gibt es die Möglichkeit Mitgliedschaften zentral zu erstellen und diese den Mitgliedern zuzuweisen. Diese Mitgliedschaften sind die Basis für die Mitgliedsbeitragsabrechnung.

So ist es möglich diesen Mitgliedschaften auch noch Tarife, also fixe Mitgliedsbeiträge für unterschiedliche Abrechnungsintervalle (monatlich, quartalsweise, halbjährlich & jährlich) zuzuweisen. Ein Tarif (solange er vom Datum her offen) ist, verlängert sich nach Ablauf des Intervalls automatisch.

In anderen Worten: Ein jährlicher Tarif verlängert sich jährlich automatisch und zeigt so, die neuen offenen Mitgliedsbeiträge bei den Mitglieder an. Sollte sich in der Höhe des Beitrags von einem auf das andere Jahr etwas ändern, dann legt ihr einfach einen neuen Tarif mit neuer Beitragshöhe und gleichem Intervall in der gleichen Mitgliedschaft an. Dieser neue Tarif sollte mit seinem Startdatum an das Enddatum des vorherigen Tarifs anschließen. 

So wird diese Änderung automatisch bei allen Mitgliedern, die diese Mitgliedschaft zugewiesen haben angepasst. Alles zentral ohne direkte Änderung beim einzelnen Mitglied. 

Sind die Mitgliedschaften samt Beiträgen korrekt zugewiesen kann man immer sofort auf einen Blick erkennen, welche Mitglieder ihre Beiträge bereits bezahlt haben oder welche noch ausständig sind.

Auf Basis der zugewiesenen Mitgliedsbeiträge können kann auch Vorschreibungsdokumente generiert werden. Das manuelle Erstellen von Vorschreibungen gehört somit der Vergangenheit an.

Mehr zum Anlegen von Mitgliedschaften erfährst du in dieser Anleitung.

Wie lege ich Mitgliedschaften an?

Webanwendung

Gehe dazu auf “Vereine verwalten” und dann auf “Mitglieder verwalten”. Jetzt kannst du links den Verein wechseln, um so im gewünschten Verein eine Mitgliedschaft anzulegen.

  1. Klicke anschließend rechts oben auf den blauen Button "AKTIONEN"
  2. Danach kannst du mittels "Mitgliedschaften verwalten" deine gesamten Mitgliedschaften anzeigen lassen
  3. Über "Erstellen" kannst du nun neue Mitgliedschaften erstellen
  4. Die Mitgliedschaft selbst kannst du bei einem Mitglied folgendermaßen hinzufügen – siehe Anleitung Mitgliedschaften zuweisen

Wähle nun eine Bezeichnung für die neue Mitgliedschaft und weiße eine Kategorie zu. Im Anschluss öffnet sich ein neues Feld um alle relevanten Informationen zu dieser Mitgliedschaft einzustellen.

Mobile App

  1. Tippe unten im Menüpunkt auf “Verwalten”
  2. Tippe nun auf den Verein, wo du eine Mitgliedschaft anlegen möchtest
  3. Gehe nun auf “Mitglieder verwalten”
  4. Jetzt kannst du rechts oben unter “Aktionen” auf “Mitgliedschaften verwalten” eine Mitgliedschaft hinzufügen
  5. Klicke auf “Erstellen” und wähle eine aussagekräftige Bezeichnung aus
  6. Bei “Kategorie” wähle jenes aus, das am besten zu deiner gewünschten Mitgliedschaft passt
  7. Die Mitgliedschaft selbst kannst du bei einem Mitglied folgendermaßen hinzufügen – siehe Anleitung Mitgliedschaften zuweisen

Wie lege ich einen Beitrags-Tarif an?

Webanwendung

Um einen Mitgliedsbeitrags-Tarif hinterlegen zu können musst du im ersten Schritt eine Mitgliedschaft anlegen. Im Anschluss kannst du dann für deine Mitgliedschaften eigenen Tarife vergeben:

  1. Dazu gehe oben auf "Vereine verwalten"
  2. Danach wähle "Mitglieder verwalten" aus
  3. Wähle danach den Verein aus, wo der Tarif ergänzt werden soll
  4. Klicke anschließend rechts oben auf den blauen Button "AKTIONEN"
  5. Danach kannst du mittels "Mitgliedschaften verwalten" deine gesamten Mitgliedschaften anzeigen lassen
  6. Wähle nun die Mitgliedschaft aus, welche du anpassen willst.
  7. Über den Button "Neuen Tarif anlegen" kannst du hier nun einen Tarif erstellen.
  8. Hier kannst du noch Währung, Rechnungsintervall sowie den Zeitraum in dem dieser gültig sein soll einstellen

Hast du einen Tarif erstellt, so kannst du diesen bei einem Mitglied in den Einstellungen ergänzen. Klicke dazu in der Übersichtstabelle der Mitgliederverwaltung auf das Iconbei dem gewünschten Mitglied. Hier die genaue Anleitung – Mitgliedschaften/Tarife zuweisen

Mobile App

  1. Tippe unten im Menüpunkt auf “Verwalten”
  2. Tippe nun auf den Verein, wo du eine Tarif anlegen möchtest
  3. Gehe nun auf “Mitglieder verwalten”
  4. Jetzt kannst du rechts oben unter “Aktionen” auf “Mitgliedschaften verwalten” alle Mitgliedschaften anzeigen
  5. Wähle die richtige Mitgliedschaft aus oder lege eine neue Mitgliedschaft an
  6. Mit "Neuen Tarif anlegen" kannst du nun einen passenden Tarif im richtigen Abrechnungsintervall (monatlich, quartalsweise, jährlich) anlegen

Wie kann ich Mitgliedschaften einem Mitglied zuweisen?

Webanwendung

  1. Dazu gehe oben auf "Vereine verwalten"
  2. Danach wähle "Mitglieder verwalten" aus
  3. Klicke auf das Iconbei dem gewünschten Mitglied
  4. Mit dem "+" bei Mitgliedschaften kannst du nun deine bereits im Vorhinein angelegten Mitgliedschaften zuweisen
  5. Wähle nun aus den zuvor angelegten "Tarifen" der Mitgliedschaften aus

Wenn du Mitgliedschaften gerne gleichzeitig mehreren Mitgliedern zuweisen möchtest kannst du dies auch mit Hilfe der Massenbearbeitung durchführen - Anleitung

Falls du noch keine Mitgliedschaft erstellt hast findest du die Anleitung hier - Mitgliedschaften erstellen.

Mobile App

  1. Tippe unten im Menüpunkt auf “Verwalten”
  2. Tippe nun auf den Verein, wo du eine Mitgliedschaft anlegen möchtest
  3. Gehe nun auf “Mitglieder verwalten”
  4. Tippe auf das richtige Mitglied
  5. Gehe nach unten bis zum Reiter "Mitgliedschaften"
  6. Mit dem "+" kannst du nun deine Mitgliedschaft inkl. dem passenden Tarif zuordnen 

Wie stelle ich Mitgliedsbeiträge auf "bezahlt"?

Webanwendung

Um die Mitgliedsbeiträge auf bezahlt setzen zu können gibt es folgende Möglichkeiten:

  1. Dazu gehe oben auf "Vereine verwalten"
  2. Danach wähle "Mitglieder verwalten" aus
  3. Bei Mitgliedern mit "offenen Beträgen" findet man rechts daneben dieses Icon
  4. Durch einen Klick auf das Sparschwein öffnet sich ein Fenster in dem man anschließend die Beiträge individuell auf "bezahlt" setzten kann

Ebenfalls kannst du die Beträge bei einem Mitglied in den Einstellungen auf "bezahlt" setzten. Klicke dazu auf die "Person"bei dem gewünschten Mitglied. Im Anschluss öffnen sich alle Einstellungen zum Mitglied und du kannst somit auch die Mitgliedschaften anpassen.

Wenn du deine gesamten Mitgliedschaften filtern und gesammelt anzeigen möchtest findest du die Anleitung hier - Anleitung

Mobile App

  1. Tippe unten im Menüpunkt auf “Verwalten”
  2. Tippe nun auf den Verein, wo du eine Mitgliedschaft anlegen möchtest
  3. Gehe nun auf “Mitglieder verwalten”
  4. Wähle das Mitglied aus bei dem du den Mitgliedsbeitrag begleichen möchtest
  5. Scrolle nach unten bis zum Reiter "Mitgliedschaften"
  6. Tippe auf das "Sparschwein-Icon"
  7. Mit dem Button "Bezahlen" kannst du nun individuell bestimmen welche Beiträge bereits eingezahlt wurden

Wenn du deine gesamten Mitgliedschaften filtern und gesammelt anzeigen möchtest findest du die Anleitung hier - Anleitung

Wie kann ich alle offenen Mitgliedschaften auf einem Blick sehen?

Webanwendung

Gehe dazu auf “Vereine verwalten” und dann auf “Mitglieder verwalten”. Jetzt kannst du links den Verein wechseln, um so im gewünschten Verein eine Mitgliedschaft anzulegen.

  1. Klicke anschließend rechts oben auf den blauen Button "AKTIONEN"
  2. Danach kannst du mittels "Mitgliedschaften verwalten" deine gesamten Mitgliedschaften anzeigen lassen
  3. Über "Alle Vorschreibungen anzeigen lassen" kannst du nun alle Mitgliedschaften filtern
  4. Wähle die Mitgliedschaft über die Filterung aus, welche du gerne gesammelt sehen möchtest
  5. Mit der Option "Bezahlt Status" kannst du nun auswählen welche Mitgliedschaften angezeigt werden sollen

Mobile App

  1. Tippe unten im Menüpunkt auf “Verwalten”
  2. Tippe nun auf den Verein, wo du deine Mitgliedschaften filtern möchtest
  3. Gehe nun auf “Mitglieder verwalten”
  4. Danach kannst du mittels "Mitgliedschaften verwalten" deine gesamten Mitgliedschaften anzeigen lassen
  5. Über "Alle Vorschreibungen anzeigen lassen" kannst du nun alle Mitgliedschaften filtern
  6. Wähle die Mitgliedschaft über die Filterung aus, welche du gerne gesammelt sehen möchtest
  7. Mit der Option "Bezahlt Status" kannst du nun auswählen welche Mitgliedschaften angezeigt werden sollen

Wie lösche ich eine Mitgliedschaft?

Webanwendung

  1. Gehe oben auf "Vereine verwalten"
  2. Danach wähle "Mitglieder verwalten" aus
  3. Wähle danach den Verein aus, wo der Tarif ergänzt werden soll
  4. Klicke anschließend rechts oben auf den blauen Button "AKTIONEN"
  5. Danach kannst du mittels "Mitgliedschaften verwalten" deine gesamten Mitgliedschaften anzeigen lasse
  6. Wähle nun die Mitgliedschaft aus, welche du löschen willst.
  7. Klicke nun auf Löschen im linken unteren Eck des neuen Fensters.
  8. Bestätige dass du diese Mitgliedschaft löschen willst

Mobile App

  1. Tippe unten im Menüpunkt auf “Verwalten”
  2. Tippe nun auf den Verein, wo du eine Mitgliedschaft anlegen möchtest
  3. Gehe nun auf “Mitglieder verwalten”
  4. Jetzt kannst du rechts oben unter “Aktionen” auf “Mitgliedschaften verwalten” alle Mitgliedschaften anzeigen lassen
  5. Tippe nun auf die Mitgliedschaft, die du löschen willst
  6. Tippe links unten auf "löschen"

Wie lösche ich beim Mitglied eine zugewiesene Mitgliedschaft?

Webanwendung

Um beim Mitglied bereits zugewiesene offene Mitgliedsbeiträge (Mitgliedschaften) zu löschen gehe wiefolgt vor:

  1. Dazu gehe oben auf "Vereine verwalten"
  2. Danach wähle "Mitglieder verwalten" aus
  3. Klicke auf das Iconbeim Mitglied, wo du zugewiesene Mitgliedschaften löschen möchtest
  4. Klicke jetzt unter "Mitgliedschaften" weiter unten auf die zu löschende Mitgliedschaft inkl. Mitgliedsbeitrag
  5. Es öffnet sich nun ein Fenster in dem du links unten auf "Löschen" klicken kannst
  6. Bestätige durch einen erneuten Klick auf "Löschen"

Mobile App

  1. Tippe unten im Menüpunkt auf “Verwalten”
  2. Tippe nun auf den Verein, wo du beim betroffenen Mitglied eine zugewiesene Mitgliedschaft/Mitgliedsbeitrag löschen möchtest
  3. Gehe nun auf “Mitglieder verwalten”
  4. Wähle das Mitglied aus bei dem du den Mitgliedsbeitrag löschen möchtest
  5. Scrolle nach unten bis zum Reiter "Mitgliedschaften"
  6. Tippe nun auf die zu löschende Mitgliedschaft
  7. Links unten hast du nun die Möglichkeit die Mitgliedschaft beim Mitglied zu löschen
  8. Bestätige durch ein erneutes tippen auf "löschen"

Wie werden Mitgliedsbeiträge von Kindern gehandhabt?

Die Mitgliedschaften laufen direkt auf das Kind, auch wenn dieses die Mitgliedschaft nicht unbedingt zahlen wird. Aber trotzdem ist diese Info essentiell bei der Person anzulegen und nicht beim Elternteil selbst. Gleiches gilt auch bei Partnern, wo eventuell nur einer (für beide zahlt, aber es ist trotzdem korrekt, dass die Mitgliedschaft selbst bei beiden Personen hinterlegt sind.  

Wie kann man Vorschreibungen für Mitgliedsbeiträge generieren?

Mit dem Vereinsplaner kannst du automatisch auf Basis von angelegten und zugeordneten Mitgliedschaften, die Mitgliedsbeiträge als Vorschreibung generieren und direkt aussenden. So sehen die generierten Vorschreibungen aus:

Um eine Beitragsvorschreibung zu generieren gehe wiefolgt vor:

Webanwendung

  1. Lege eine Mitgliedschaft inkl. Tarif an – Anleitung
  2. Überprüfe, ob du die Bank- und Standortdaten des Vereins hinterlegt hast – Anleitung
  3. Weise diese Mitgliedschaft einem Mitglied zu – Anleitung
  4. Klicke nun in der Mitgliedschaft auf die "drei Punkte"
  5. Jetzt kannst du wählen, wie du die Vorschreibung aussenden möchtest

Mobile App

  1. Lege eine Mitgliedschaft inkl. Tarif an – Anleitung
  2. Überprüfe, ob du die Bank- und Standortdaten des Vereins hinterlegt hast – Anleitung
  3. Weise diese Mitgliedschaft einem Mitglied zu – Anleitung
  4. Klicke nun in der Mitgliedschaft auf die "drei Punkte"
  5. Jetzt kannst du wählen, wie du die Vorschreibung aussenden möchtest

Wie können wir die Mitgliedsbeiträge über eine SEPA-Lastschrift einziehen?

Um über die Vereinsplaner SEPA-Datenträger-Generierung ein XML Dokument zu erhalten, das bei der Hausbank eures Vereins über Online-Banking importiert werden kann, müsst ihr in der Webanwendung folgendermaßen vorgehen (bitte sieh dir initial das Video an):


  1. Wir empfehlen, dass ihr, bevor ihr den Prozess der Datenträger-Generierung startet, bereits die Standort- und Bankdaten des Vereins eingetragen habt. Dadurch erspart ihr euch später das erneute Eintragen (dies ist aber kein Muss). Wie ihr das machen könnt, findet ihr hier – Bankdaten und Standort des Vereins hinterlegen (/bankdaten-des-vereins-hinterlegen)
  2. Außerdem würden wir auch empfehlen, dass ihr vorab alle Bankdaten der Mitglieder über die Mitgliederverwaltung einträgt. Auch das macht es für euch einfacher, wenn bereits alle Daten hinterlegt sind. Wie ihr das machen könnt, findet ihr hier – Bankdaten eines Mitglieds eintragen (/bankdaten-des-mitglieds-hinterlegen)
  3. Sind die ersten Punkte geschafft, könnt ihr mit dem eigentlichen Prozess losstarten. Die SEPA-Datenträger-Generierung funktioniert nur über die Weboberfläche und größere Bildschirme
  4. Klicke oben auf “Vereine verwalten” und danach auf “Mitglieder verwalten”
  5. Klicke jetzt auf “AKTIONEN” und danach auf “Beitragseinzug”
  6. Jetzt befindest du dich in der Übersicht, wo angelegte Datenträger gespeichert werden. Klicke jetzt auf “Neuer Datenträger”
  7. Es öffnet sich der Datenträger-Generierungsprozess
  8. Im linken und mittleren Bereich siehst du die Mitgliederliste und die Bearbeitungsmöglichkeiten pro Mitglied
  9. Im rechten Bereich siehst du die drei Unterbereiche “TRANSAKTION”, “MITGLIEDER” und “VEREIN”
  10. Beginne damit, dass du unter “TRANSAKTION” den “Betrag”, der bei den Mitgliedern abgebucht werden soll. Das gleiche machst du mit dem “Verwendungszweck”. Beides wird jetzt in der Mitgliederliste für alle Mitglieder gleichermaßen eingetragen
  11. Du kannst jetzt direkt bei den Mitgliedern sowohl den Betrag als auch den Verwendungszweck individuell anpassen/ergänzen
  12. Wähle nun als nächsten Schritt jene Mitglieder aus, die im Datenträger enthalten sein sollen. Das machst du über die Checkboxen ganz links in der Tabelle.
  13. Es wird dir rechts auch angezeigt, wie viele Mitglieder ausgewählt sind und ob bei einem ausgewählten Mitglied noch die SEPA Daten fehlen. Diese kannst du dann direkt im Prozess nachtragen (ohne den Prozess zu verlassen). Klicke dazu auf die Fehlermeldung
  14. Sind alle Mitgliederdaten vollständig, können wir zum nächsten Schritt gehen. Kontrolle der zuvor angelegten Bankdaten des Vereins und dem Standort des Vereins
  15. Ist alles wie gewünscht, so kann der Datenträger generiert werden. Klicke dazu auf “Datenträger erzeugen”
  16. Der Datenträger wird sofort heruntergeladen und kann aber auch später noch in der Datenträger Übersicht (siehe Punkt 6) eingesehen werden bzw. erneut heruntergeladen werden

Wie hinterlege ich für unseren Verein unsere Bankdaten?

Die Bankdaten und der Standort des Vereins werden für die Generierung des SEPA-Datenträgers benötigt. Um beides bequem einzutragen gehe bitte folgendermaßen vor:

Webanwendung

  1. Klicke auf “Vereine verwalten” und dann auf “Vereine & Gruppen verwalten”
  2. Wähle danach den Verein aus, für den du die Daten eintragen möchtest
  3. Klicke nun unter “Vereinseinstellungen” auf den Verein
  4. Nun befindest du dich in folgender Übersicht
  5. Klicke nun auf “Standort” und trage euren Vereinsstandort ein
  6. Bestätige mit “Speichern”
  7. Gehe zurück und klicke nun auf “SEPA Einstellungen”
  8. Trage die Bankdaten eures Vereins ein und bestätige mit “Speichern”
  9. Du hast nun alle Daten auf Vereinsseite erfolgreich eingetragen

Mobile App

  1. Tippe unten im Menüpunkt auf “Verwalten”
  2. Tippe auf den Verein, bei dem du die Daten anlegen möchtest
  3. Tippe nun auf “Vereinseinstellungen”
  4. Nun befindest du dich in der Übersicht. Tippe hier auf “Standort”
  5. Trage euren Vereinsstandort ein, bestätige mit “Speichern” und gehe einen Schritt zurück
  6. Tippe nun auf “SEPA Einstellungen” und trage die Bankdaten eures Vereins ein
  7. Bestätige wieder mit “Speichern”
  8. Du hast nun alle Daten auf Vereinsseite erfolgreich eingetragen

Wie hinterlege ich die Bankdaten eines Mitglieds (zum Einzug der Mitgliedsbeiträge)?

Webanwendung

  1. Klicke oben auf “Vereine verwalten” und dann auf “Mitglieder verwalten”
  2. Wähle nun den Verein aus, in welchem du für die Mitglieder Bankdaten hinterlegen möchtest 
  3. Nun sollte dir in der Mitgliedertabelle eine Spalte angezeigt werden, die “Bankdaten” heißt
  4. Dort kannst du nun direkt die Bankdaten sowie das SEPA-Mandat hinterlegen. Folgende Oberfläche öffnet sich:
  5. Klicke danach auf “Speichern” und gehe weiter zum nächsten Mitglied

Mobile App

  1. Tippe unten im Menüpunkt auf “Verwalten”
  2. Tippe auf den Verein, wo du die Bankdaten des Mitglieds anpassen möchtest
  3. Tippe nun auf “Mitglieder verwalten”
  4. Nun tippe auf das Mitglied, wo du die Bankdaten anpassen möchtest
  5. Du befindest dich nun im Mitgliedsprofil und kannst im oberen Bereich unter “Bankdaten” durch “Daten hinzufügen” die Daten eingeben
  6. Bestätige durch “Speichern” und wechsle danach zum nächsten Mitglied

Ich habe Probleme bei der Erstellung des SEPA-Datenträgers. Was kann ich tun?

Solltest du Hilfe bei der Erstellung eines SEPA Datenträgers auf Vereinsplaner brauchen, so sieh dir bitte dieses ausführliche Anleitungsvideo an:

Solltest du trotzdem dem genauen Befolgen der Schritte einen Fehler erhalten oder später beim Einspielen in euer Banksystem ein Fehler angezeigt werden, so trete bitte mit uns unter [email protected] in Verbindung. Sende uns bitte auch die Fehlernachricht per Screenshot (ohne dabei Kontoinformationen vom Verein oder den Mitgliedern mit zu senden). 

Wichtig ist auch, dass ihr niemals eine SEPA-Lastschrift durchführt, wo zuvor noch Fehler angezeigt werden. Denn im schlimmsten Fall werden falsche Abbuchungen durchgeführt und es entstehen Mehrkosten für den Verein oder seine Mitglieder.

Wie könnt ihr den SEPA-Datenträger bei der eigenen Bank einspielen?

Diese Frage ist leider nicht pauschal zu beantworten, weil hier jedes Bankensystem (Raiffeisen, Sparkasse, Volksbank, …)  anders aufgebaut ist. Fakt ist aber, dass wir unseren XML-Datenträger (XML ist das Dateiformat) auf Basis des europäischen Bankenstandards (EURO-Raum) generieren. Das bedeutet, dass dieses einheitliche Format von jeder (EURO-)Bank verwertet werden kann.

Was dabei auch zu beachten ist, dass ihr als Verein eine eigene Creditor ID haben müsst, weil das eine der Vorgaben seitens der Bank ist, um SEPA-Lastschriften auszuführen.

Solltet ihr in eurem Verein noch nie eine Lastschrift eingezogen haben, so empfehlen wir, dass ihr initial mit eurem Bankberater Kontakt aufnehmt, um diese Möglichkeit zu besprechen.

Solltet ihr bereits eine Creditor ID und auch schon Erfahrung mit dem Einziehen von Lastschriften haben, dann könnt ihr den im Vereinsplaner generierten XML-Datenträger in eurem Banksystem einspielen (importieren). Anschließend überprüft, je nach Möglichkeiten im jeweiligen Banksystem, ob alle Transaktionen der Mitglieder ihre Richtigkeit haben. Diesen Schritt empfehlen wir ohnehin, um Fehler vorzubeugen. Denn ist der SEPA-Datenträger erstmal erfolgreich bei der Bank eingereicht, nimmt die Abbuchung ihren Lauf der Dinge.

Das Ausführungsdatum ist mit 5 Tagen nach Erzeugung des Datenträgers gesetzt. So lange dauert es mindestens, bis die Lastschrift durchgeführt wird – dies kann auch nicht geändert werden.

Wir haben hier für einige gängige Banksysteme eine Info verlinkt, wo euch der Prozess seitens der Bank kurz erklärt wird. Da können wir euch leider auch im Support nicht weiterhelfen, da dies Thema der jeweiligen Bank ist. Sollte sich hier etwas geändert haben, so findet ihr mit Sicherheit auf Google in der Suche unter “Name des Banksystems + SEPA XML Import + Handbuch” die korrekte Anleitung.

Raiffeisen ELBA Business Österreich

Anleitung Raiffeisen Infinity Österreich

Sparkasse Österreich


Welche Funktionen hinsichtlich Mitgliedsbeiträge kommen als nächstes?

Die nächsten Funktionen, um das Thema der Mitgliedsbeiträge im Verein noch besser zu erfassen, ist eine Anzeige, welche Mitglieder den Beitrag bereits bezahlt haben und wo noch offene Beiträge vorhanden sind. Dies soll in der Mitgliederverwaltung angezeigt werden.

Außerdem wird es zukünftig möglich sein, über eine Mitgliedschaft die Mitgliedsbeiträge zu definieren und dann wird automatisch auf Basis der Mitgliedschaften eines Mitglieds der Betrag errechnet. Dieser wird dann pro Mitglied hinterlegt und kann für die SEPA-Datenträger-Generierung herangezogen werden.

Weitere Funktionen, die sich in Kombination mit der Finanzverwaltung ergeben, wären eine Rechnungsgenerierung und ein Mahnwesen. Dies wird aber erst im nächsten Ausbauschritt stattfinden.

Wie komme ich zu unserer Vereins-Creditor-ID?

Die Creditor-ID ist ein 18-stelliger alphanumerischer Schlüssel und identifiziert den Einreicher von SEPA-Lastschriften. Diese wird über das Kreditinstitut (Hausbank des Vereins) des Creditors beantragt und wird in Österreich zentral von der OeNB (Österreichische Nationalbank) vergeben. Genaue Infos dazu findest du hier – Creditor-ID Infos bei der OeNB.

In Deutschland kann diese bei der "Deutschen Bundesbank" elektronisch beantragt werden. Genaue Infos dazu findest du hier – Creditor-ID Antrag bei der Deutschen Bundesbank.

In der Schweiz kann die Creditor-ID so wie in Österreich bei der Hausbank des Vereins beantragt werden.

Um als Verein die Vereinsplaner SEPA-Datenträger Funktion zum Einziehen der Mitgliedsbeiträge nutzen zu können, musst du für deinen Verein die Creditor-ID bei deiner Vereinsbank besorgen. Das hängt leider nicht an uns als Software-Anbieter und die Creditor-ID ist für die SEPA-Lastschrift-Mandat verpflichtend.

Was ist die Mandatsreferenz und das Datum zum Mandat?

Ein SEPA-Mandat ist eine schriftliche Erlaubnis vom Mitglied, dass der Verein via Lastschrift Geld einziehen darf. Eine Mandatsreferenz ist eine eindeutige Identifikation für diese Erlaubnis. Diese Erlaubnis ist vom Zahlungsempfänger (Verein) im SEPA-Mandat inklusive des Datums (wann das Mandat erteilt wurde) und auch einem Dokument (wo schriftlich festgehalten wird, dass das Mandat erteilt wurde) zu speichern.

Das könnt ihr im Vereinsplaner bequem im Bankdaten-Bereich beim jeweiligen Mitglied dazu speichern. Mehr Informationen findest du hier – Bankdaten des Mitglieds hinterlegen.

Folgendermaßen sieht ein vom Vereinsplaner-System generierte Mandatsreferenz aus: VP-CDF440F979EDA9A51E4D92U7B64C4861