Vereinsplaner in Bildern erklärt

Wir zeigen euch, wie Vereinsplaner im täglichen Vereinsleben unterstützen kann — denn nichts hilft besser um sich ein Bild vom Tool zu machen, als es "live in Action" zu erleben.

1. Mitgliederverwaltung gesamtheitlich gedacht


Mitglieder können entweder mittels eigenem Account mitwirken oder werden vom Vorstand als Stammdatensatz angelegt. Mit Account können Mitglieder aktiv am Vereinsgeschehen (Termine, Umfragen, Chat, ...) teilnehmen. Der Verein hat so dsgvo-konforme und aktuelle Daten.

Mitgliederübersicht eines Musikvereins

Alle Mitglieder in einer übersichtlichen Auflistung beisammen. Mitglieder können einfach in Gruppen verschoben werden.

  • Anlegen, einladen und hochladen von Mitgliedern
  • Berechtigungen/Rechte an Mitglieder vergeben
  • Such-, Filter- und Sortierfunktion
  • Veraltete Stammdaten werden automatisch angezeigt
  • Exportschnittstelle der Stammdaten für Verbandsmeldungen
Mitgliederübersicht samt Berechtigungen der Vereinssoftware Vereinsplaner

Rollen, Rechte und Daten des Mitglieds

Mitglieder können vom Vorstand einfach angelegt werden und sämtliche individuelle Daten abgespeichert werden inkl. Rollen und Kategorien.

  • Stammdaten des Mitglieds erfassen
  • Rolle im Verein und der Gruppe zuordnen
  • Kategorie (Position, Register, Stimme, ...) dem Mitglied zuordnen
  • Verknüpfen zu einem eigenen Mitgliederaccount in der App
  • Dokumente, Verträge, Nachweise zum Mitglied speichern
  • Unlimitiertes Anlegen von Mitgliedsdatensätzen
  • Benachrichtigen und Informieren von Mitgliedern
Informationen und Datenfelder zu einem Mitglied

Einladungen und Anfragen verwalten

Mitglieder haben die Möglichkeit einen eigenen Account in der App zu besitzen. Die Mitglieder kann der Vorstand einfach einladen.

  • Mitgliederliste automatisch hochladen/importieren
  • Mitglieder per E-Mail einladen
  • Mitglieder per Smartphone einladen (SMS, WhatsApp, Messenger, …)
  • Beitrittsanfragen vorab als Vorstand bestätigen
Einladungen neuer Mitglieder einfach annehmen und ablehnen mit Vereinsplaner

2. Mitgliedsbeiträge automatisiert verwalten


Mit dem Vereinsplaner kannst du dauerhaft und automatisch Mitgliedsbeiträge erfassen und zu den Mitgliedern hinzuspeichern, um so offene Beiträge sofort zu erkennen.

Mitgliedschaften, Tarife und flexible Beiträge

Diese Funktionen stehen rund um das Thema der Mitgliedsbeiträge zur Verfügung:

  • Mitgliedschaften anlegen
  • Individuelle Tarife (Intervalle)
  • Flexible Beitragshöhen
  • Zuordnung zu Mitgliedern
  • Summieren von Mitgliedschaften
  • Anzeige über offene Beiträge
Mitgliedschaft inkl. eines Tarifes angelegt

Historische Mitgliedschaften speichern

Dauerhaft und sicher einer Nachweispflicht der Mitgliedsbeiträge nachkommen und Vorschreibungen generieren:

  • Historische Datenspeicherung
  • Beliebig viele Mitgliedschaften pro Mitglied
  • Vorschreibungen automatisch generieren
  • Aussenden der Beitrags-Dokumente per E-Mail
  • Enorme Zeit- und Kostenersparnis

Weitere Infos zum Beitragsmanagement

Mitgliedschaften und Beiträge bei den Mitgliedern zugehörig

3. SEPA-Lastschrift Einzug


Immer mehr Prozesse sollen Vereine in ihrem täglichen Tun das Leben erleichtern. Deswegen versuchen wir mühsame “Arbeiten” zu erkennen und mittels dem Vereinsplaner bestmöglich zu automatisieren.

Übersicht der SEPA-Datenträger-Generierung

In wenigen Minuten zu eurem Datenträger mit Mitgliedsbeiträgen:

  • Mitgliedsbeiträge individuell erstellen
  • Verwendungszwecke individualisieren
  • Mitglieder gesammelt erfassen
  • Einfach aufgebauter Prozess
  • Hilfestellungen bei Fehlern
  • Durchgängiger Prozessflow
SEPA Datenträger zum Einziehen der Mitgliedsbeiträge

Daten beim Mitglied gespeichert

Detailinformationen zu Bankdaten und dem SEPA-Mandat direkt zum Mitglied speichern:

  • Bankdaten zentral verwalten
  • Mandatsnachweis als Dokument
  • Moderne Oberfläche
  • Schnellzugriff über die Tabelle
  • Anzeige von lückenhaften Daten

Weitere Infos zum Beitragsmanagement

Detailansicht der Bankdaten und des SEPA Mandats eines Mitglieds

4. Vereinsstruktur mittels Gruppen abbilden


Es ist wichtig, dass sich ein Tool auf den Verein abstimmt und nicht umgekehrt. Im Vereinsplaner lässt sich euer Verein inklusive aller Untergruppen darstellen — so wie ihr es braucht.

Vereinshierarchie eines Sportverein

Die Grundvoraussetzung für eine erfolgreiche digitale Vereinsorganisation ist den eigenen Verein strukturell punktgenau anzulegen:

  • Hierarchie von oben herab (Benachrichtigungen)
  • Unbegrenzte Hierarchie-Möglichkeiten abbildbar
  • Verbindung von Gruppen zu anderen Gruppen
  • Mitglieder können mehreren Gruppen angehören
  • Eigene Teamleiter in jeder Gruppe möglich
  • Verwaltung durch Vereinsangestellte möglich
Vereinsstruktur eine Sportvereins mit Vereinsplaner abgebildet

5. Newsletter Tool & E-Mail Versand


Baut euch eure Newsletter & E-Mails zusammen und sendet diese an Verteilerlisten wie Mitglieder, Helfer, Sponsoren, Gönner uvm. Dieses Tool ist genau auf die Anforderungen von Vereinen abgestimmt und hilft euch interne und externe Personen des Vereins zu erreichen.

E-Mails und Aussendungen zusammenbauen

Wir haben den besten Newsletter-Baukausten für Vereine konzeptioniert, mit dem Ziel Infos schnell mit betroffenen Personen zu teilen:

  • E-Mail Baukastensystem
  • Statistiken zum Versand
  • Individuelle Gestaltbarkeit
  • In Vereinen & Gruppen verwendbar
  • Vorschau- und Entwurf Modus
E-Mail Baukastensystem vom Vereinsplaner

Empfänger- und Verteilerlisten aufbauen

Baut euch über Verteilerlisten und einem "Label-System" Empfängergruppen auf, die ihr fortlaufen und flexibel adressieren könnt:

  • Unlimitierte Empfängeranzahl
  • Erstellen von Verteilerlisten
  • Label- und Kategorisierungssystem
  • Einzel- und Massenaussendungen möglich
  • Schnellbearbeitbarkeit der Funktionen

Mehr Infos zum Newsletter Tool

Verteilerlisten und Empfängergruppen im Newsletter System von Vereinsplaner

5. Terminverwaltung für Vereine


Termine wie Proben, Ausflüge, Trainings oder einfache Freizeitaktivitäten in 2 bis 3 Minuten pro Termin planen. Wir zeigen euch, wie das anhand eines Musikvereins aussehen kann — für andere Vereinstypen ist die Übersicht und der Ablauf gleich.

Terminübersicht online behalten

Flexibel für den gesamten Verein oder nur für einzelne Untergruppen Termine zielgerichtet an die richtigen Personen aussenden:

  • Filter- und Suchmöglichkeit
  • Anwesenheitsstatistiken einsehen
  • Termine nachträglich bearbeiten
  • Auch in der mobilen App verfügbar
  • Aktive und abgelaufene Termine einsehen

Weitere Infos zur Terminverwaltung

Terminerstellung einer Musikkapelle mit Vereinsplaner

Termin erstellen und auswerten

Die Erstellung der Termine ist extrem einfach und individuell einsetzbar:

  • Per Push (Smartphone) und E-Mail benachrichtigen
  • Erinnerungen automatisch aussenden
  • Zu- und Absagen automatisch feststellen
  • Serienterminfunktion für wiederkehrende Termine
  • Umfragen in Terminen beifügen
  • Bonustipp: Mittels Kategorien noch bessere Übersicht

Infos zu wiederkehrenden Terminen

Terminerstellung für Musikvereine in der Vereinsplaner App

Verwalte als Vorstand deinen Verein so professionell wie noch nie.

6. Newsverwaltung für Vereine


Damit alle Mitglieder immer up-to-date sind, könnt ihr die wichtigsten Infos über die Newsfunktion teilen. Das Ganze aber nicht nur intern im eigenen Verein, sondern auch mit allen anderen Vereinen auf Vereinsplaner.

Newsübersicht einer Feuerwehr

Noch nie war es so einfach, über wichtige Ereignisse, Erfolge und Veranstaltungen zu informieren:

  • Filter- und Suchmöglichkeit
  • Übersichtliche Oberfläche
  • Statistik über Interesse eines Beitrags
  • Auch in der mobilen App verfügbar
Die neue Newsübersicht im eigenen Verein inkl. der Rückmeldungen

Newsinfos erstellen und alle erreichen

Bei jedem Newsbeitrag stehen die Infos im Vordergrund. Dabei seht ihr im Newsfeed nur das was für euch wirklich relevant ist:

  • Als interne oder externe News erstellen
  • Über Push und E-Mail benachrichtigen
  • Länge der Sichtbarkeit datieren
  • Lesebestätigungen für News einfordern
  • Umfragen zu News beifügen
  • Dateien, wie Flyer als Zusatzinfos anhängen

Mehr Infos zur Newsverwaltung

Newserstellung für Feuerwehren in der Vereinsplaner App

7. Finanzverwaltung für Vereine


Damit ihr als Verein eure Einnahmen und Ausgaben immer beisammen habt. Excel und händische Kassabücher waren gestern. Eine Unterstützung für jeden Schatzmeister, Kassier oder Vereinsvorstand mit Finanztätigkeiten.

Kassenbuch eines Musikvereins

Ob Kassabuch, Bankkonto oder Kredit-/Sparbereich, die Finanzstruktur eines Vereins kann optimal abgebildet werden:

  • Übersicht über alle Belege
  • Details zu den Belegen
  • Filter- und Suchmöglichkeit
  • Aktuelle Kontostände immer zur Hand
  • Belege in Kategorien zusammenfassen
Verwalten der Finanzen von Vereinen inklusive Kassabuch und Buchhaltung

Rechnung eintragen

Belege und Rechnungen schnell und einfach eintragen und so die Vereinsfinanzen verwalten:

  • Ein- und Ausgangsrechnungen verwalten
  • Transfer-Buchungen zwischen einzelnen Konten
  • Keine offene Rechnungen mehr vergessen
  • Erinnerungen über Zahllast per E-Mail/Push (bald verfügbar)

Mehr Infos zur Finanzverwaltung

Rechnungsverwaltung für Vereine - ablegen von Rechnungen.

8. Statistiken und Auswertungen


Auswertungen von Anwesenheiten und das Anlegen von Excellisten zur Aufzeichnung der Teilnahme an Trainings, Proben oder Events geschieht mit Vereinsplaner vollautomatisch.

Die passende Statistik zu jedem Termin

Erhalte zu allen Terminen, wie Proben, Ausflüge oder Trainings gleich die passende Auswertung dazu:

  • Zu- und Absagen auf einen Blick
  • Öffnungsraten einsehen
  • Lesebestätigung einfordern
  • Im Nachhinein den Status ändern
  • Jede Statistik ist downloadbar
  • Auswertung auch auf der mobilen App ersichtlich
  • Bonustipp: Unentschlossene erneut benachrichtigen
Auswertung von Trainings, Proben und Ausflügen mittels Vereinssoftware

Auswertung über einen Zeitraum

Wem die Onlineübersicht nicht reicht, der kann in einem eigenen Downloadbereich die Anwesenheiten einzelner Personen oder Gruppen als Excel herunterladen:

  • Sortieren nach Kategorien
  • Einzelne Mitglieder auswählbar
  • Zeitraum für Auswertung festlegen
  • Termine aus Übergruppen inkludieren

Mehr Infos zu Anwesenheitsstatistiken

Anwesenheitslisten für Vereine zum Downloaden

9. Cloudspeicher für Vereine


Es ist ein gutes Gefühl zu wissen, wo sich die Dokumente und Dateien betreffend des eigenen Vereins befinden. Mit dem Onlinespeicher können Wissenslücken verhindert werden und Mitglieder bekommen genau auf jene Informationen Zugriff, die sie auch brauchen.

Onlinespeicher am Beispiel Fußballverein

Die Dokumente aller eigenen Vereine und Gruppen in einem Onlinespeicher verwalten:

  • Schnellansicht online möglich
  • Downloadfunktion der Dokumente
  • Ordner zu den einzelnen Gruppen erstellen
  • Berechtigung über Zugriff individuell vergeben
  • Ordnerstruktur aufbauen (in Umsetzung)

Mehr Infos zum Cloudspeicher

Onlinespeicher für Fußballvereine auf Vereinsplaner

Starte mit deinem Verein und Vereinsplaner voll durch.

10. Mitgliederapp für Vereine


Die Verwaltung des Vereins über die Webapp ist zwar einfach und übersichtlich, Mitglieder können damit aber nur wenig anfangen. Damit die mobile App nicht nur passiv für die Mitglieder anwendbar ist, sondern Vorstände diese auch aktiv nutzen können, sind beinahe alle Funktionen aus der Webapp auch mobil verfügbar.

Die mobile App als gemeinschaftliches Tool

Warum wir von Anfang an auch auf eine mobile App gesetzt haben? Weil es die einzige Möglichkeit ist, alle im Verein aktiv einzubinden und zu motivieren:

  • Benachrichtigungen erhalten
  • Termine zu- und absagen
  • An Umfragen teilnehmen
  • Die Verwaltung auch mobil durchführen
  • Und vieles Weiteres in Umsetzung

Weitere Infos zur Mitgliederapp

Funktionen der mobilen Vereinsplaner App

11. Inventarverwaltung im Verein


Gegenstände wie Sportausrüstung, Musikequipment oder Veranstaltungsmobiliar machen große Reisen innerhalb eines Vereins. Damit ihr zu jederzeit wisst, wer, was ausgeliehen hat oder in welchem Zustand sich das Inventar befindet könnt ihr dies in eurem Vereinsplaner managen.

Inventar eines Sportvereins

Sportausrüstungen und Sportgeräte sauber dokumentiert — inklusive des Zustands und Status über den Verleih:

  • Gegenstände einfach anlegen und Raum zuordnen
  • Gegenstände an Mitglieder verleihen
  • Details zu Zustand und Status jederzeit einsehbar
  • Verantwortliche für Gegenstände festlegen
  • Auto. Benachrichtigungen über Maßnahmen (wie Reperatur) geben lassen
  • Dokumentierter Verlauf (Verleihhistorie) eines Gegenstandes
Inventarverwaltung für Sportvereine

Inventare inkl. Gegenstände anlegen

Beim Anlegen können eine Vielzahl an Informationen zu einem Gegenstand gespeichert werden:

  • Mengen frei einstellbar
  • Reservierungen, Verleih und Rückgabe einfach abbildbar
  • Mitglieder beim Verleih hinterlegen
  • Benachrichtigungen über Rückgabe einstellen
  • Kategorisieren der Gegenstände
Inventare und Gegenstände anlegen

Verleihsystem eines Gegenstands

Der Verleih eines Gegenstandes kann ganz einfach mit wenigen Klicks durchgeführt werden und wird automatisch dokumentiert:

  • Gegenstand einem Mitglied zuordnen
  • Dokumentation über alle Verleihe zum Gegenstand gespeichert
  • Stückzahl eines Gegenstands flexibel wählbar
  • Benachrichtigung per Mail und Push über Rückgabe

Mehr Infos zur Inventarverwaltung

Inventarverwaltung mit Verleihsystem

12. Geburtstags- & Jubiläumskalender


Mit unserem neuen Jubiläumskalender könnt ihr im Verein oder Gruppen gewisse Anlässe anzeigen lassen. Das beinhaltet Geburtstage und Jubiläen auf Basis euer Vergabe (also wann ihr im Verein ein Jubiläum habt).

Zeitliche Auflistung von Geburtstagen und Jubiläen der Vereinsmitglieder

Vergesst keine Geburtstage und Jubiläen mehr im Verein. Unser Kalender erinnert euch auf Basis eurer Vorgaben (Logik):

  • Keine Geburtstage verpassen
  • Jubiläen selbst definieren (Jubiläumsjahre)
  • Übersichtliche Listenansicht
  • Verfügbar für Vereine, Gruppen & Sektionen
  • Laufende Weiterentwicklung

Mehr Infos zum Kalender

Übersicht einer Geburtstags- und Jubiläumsliste

13. Vereinschat zur Kommunikation


Mit unserem Vereinschat haben wir eine weitere wichtige Funktion für Vereine in unsere Webanwendung und mobile App gebracht. Diese Funktion befindet sich zwar noch in der Beta (was bedeutet, dass wir den Chat mit euren Wünschen weiterentwickeln), nichtsdestotrotz ist der Chat für euren Gebrauch bereits einsatzbereit.

Beidseitige Kommunikation mit dem Chat

Bis dato war bei Vereinsplaner nur eine einseitige Kommunikation vom Vorstand an die Mitglieder Zur Infoübermittlung möglich. Mit dem Chat funktioniert dies nun in beide Richtungen:

  • Gruppenbereiche werden automatisch erstellt
  • Push-Benachrichtigungen über neue Nachrichten
  • Automatische Zuordnung der Mitglieder in Gruppen
  • Keine Einschränkung/Limitierung bei Nachrichten
  • Laufende Weiterentwicklung auf Basis der Vereine

Mehr Infos zum Chat

Übersicht aller Channel des eigenen Vereinsplaner Chats in der mobilen App inkl. Nachrichtenvorschau

14. Umfragen und Kategorien im Verein


Durch die Umfragenfunktion können wichtige Entscheidungen schnell und einfach mit dem gesamten Verein getroffen werden. Das bringt Vertrauen und Transparenz in den Vorstand. Kategorien unterstützen bei der Einteilung von Terminen und News, um auch bei großen Datenmengen die Übersicht zu behalten.

Mittels Umfragen Mitglieder befragen

Eure Mitglieder werden es euch danken hautnah ins Vereinsgeschehen eingebunden zu sein. Und das alles ohne großen Aufwand für den Vorstand:

  • Bis zu 10 Fragen pro Umfrage
  • Einfach-, Mehrfach-, und Textantworten möglich
  • Pflicht- und optionale Fragen stellen
  • Bonustipp: Anonyme Umfragen als Stimmungsbarometer nutzen

Mehr Infos zu den Umfragen

Umfragen erstellen in Vereinen zur besseren Kommunikation

Kategorien zum Strukturieren des Vereins

Bei einer Vielzahl an Terminen, Umfragen und News in vielen unterschiedlichen Gruppen, kann man sich mit der Kategoriefunktion Übersicht verschaffen:

  • Kategorie in wenigen Sekunden anlegen
  • Verwendbar für Termine, News und Umfragen
  • Keine Limitierung an Kategorien
  • Jederzeit anpassbar
Verein in Kategorien unterteilen am Beispiel Musikverein

15. Funktionen in der Umsetzung


In den nächsten 6 bis 9 Monate werden viele weitere Funktionen auf der Plattform verfügbar sein, die nicht nur den Vorstand unterstützen, sondern auch den Mitglieder viel Spaß bereiten.

Ständige Weiterentwicklung

Wir haben uns gedacht, wir lassen euch in Zukunft an der Weiterentwicklung teilnehmen — daher wird es in Kürze eine Updateseite zu folgenden Modulen geben:

  • Mitgliedsbeitragserfassung und -management (umgesetzt)
  • Newsletter/E-Mail Tool inkl. Verteilerlisten (umgesetzt)
  • Neumitgliederformular
Ausblick auf die Weiterentwicklung von Vereinsplaner

Mobile App und Webanwendung

Mit der kostenlosen Mitgliederapp immer und überall up-to-date sein und zusätzlich als Vorstand von der Webanwendung profitieren. Uns ist es wichtig, die Kommunikation und Organisation auf allen Ebenen bequemer und effizienter zu gestalten.

Fragen?