Kaum ein Verein kommt ohne finanzielle Agenden aus. Es ist absolut wichtig hier klaren Kopf und eine strukturierte Vorgehensweise übers Jahr hinweg zu haben. Denn so fällt auch die Kassenprüfung am Ende einer Finanzperiode dementsprechend einfach und korrekt aus.
Die Kassenprüfung ist ein formaler Akt in einem Verein, der von ein bis zwei unabhängigen Personen (nicht aus dem Vorstand) durchgeführt wird. Diese Prüfung findet idR einmal pro Finanzjahr statt und kann als Empfehlung zur „Entlastung des Vorstandes“ dienen. Dies ist gesetzlich, aber nicht vorgeschrieben oder bindend.
Hintergrund ist, dass durch ein Prüfen der Finanzen eines Vereins und dem Vorlegen dieses Prüfberichts bei der Mitgliederversammlung, auf Empfehlung eine Zustimmung des gesamten Vereins erfolgen kann und somit etwaige Schadensansprüche oder Bereicherungsbehauptungen verfallen.
Dies ist natürlich der Idealfall und es kann durchaus zu Ungereimtheiten bei Prüfungen kommen. Genau aus diesem Grund ist es auch so wichtig, über das gesamte Finanzjahr hinweg ordentlich Buch zu führen, damit die Prüfung tatsächlich nur mehr ein Formalakt ist.
Bitte beachtet: Ungewollte Fehler können auch dem genauesten Schatzmeister passieren und deswegen ist eine jährliche Prüfung zusätzlich eine gute Sache. Das korrekte Prüfen soll also Vertrauen schaffen und die Entscheidung der Mitgliederversammlung zur Entlastung des Vorstandes untermauern.
Kassenbericht vs. Kassenprüfbericht
Der Kassenbericht ist jenes Dokument, das der Schatzmeister/Kassier in einem Verein anfertigt. Sprich eine Auflistung der Einnahmen und Ausgaben, die einzelnen Abrechnungsposten sowie Belege und Rechnungen. Der Kassenbericht dient als Grundlage für den Kassenprüfbericht. Der Kassenprüfbericht hingegen ist die überprüfte und für den Abschluss des Finanzjahres ausgestellte Bestätigung eines Kassenprüfers. In diesem Dokument können auch Ungereimtheiten hervorgehoben werden und es sollten sich Lösungsansätze zur Fehlerbehebung finden.
Wie eingangs erwähnt dürfen keine Personen aus dem Vorstand die Funktion des Kassenprüfers übernehmen. In Frage kommen grundsätzlich alle qualifizierten Vereinsmitglieder, die sich eine solche Kassenprüfung zutrauen und dafür von der breiten Masse des Vereins auch als fähig angesehen werden.
Es kann in der Satzung so verankert sein, dass die Mitgliederversammlung die Kassenprüfer stellt. Dafür muss die Berufung eines Kassenprüfers bei der Mitgliederversammlung als konkret genannter „Gegenstand“ eingeplant werden (vgl. § 32 Absatz 1 Satz 2 BGB). Die Einberufung in das Amt des Kassenprüfers erfolgt dann durch Mehrheitsbeschluss.
Warum keine Vorstandsmitglieder (v.a. nicht der Schatzmeister) Kassenprüfer sein dürfen, hat den Grund des Interessenskonfliktes. Eigene Geldbewegungen neutral zu begutachten ist in der Praxis einfach eine Schwierigkeit – außerdem schafft es Vertrauen im Verein, wenn eine neutrale Person diese Aufgabe übernimmt.
Das BGB gibt keine Vorschriften, die das Amt des Kassenprüfers (auch Rechnungsprüfer genannt) oder eine jährliche Überprüfung des Vereinsvermögens und des Prozesses des Vorstands voraussetzen. Heißt natürlich wiederum nicht, dass man diese dann weglassen soll/kann. Die Gründe dafür haben wir in Punkt 1 bereits erklärt.
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Wie die Kassenprüfung und die Tätigkeiten des Kassenprüfers zu erfolgen haben, kann in der jeweiligen Satzung verankert werden. Auch ob es einen oder zwei Kassenprüfer geben muss, bzw. ob diese bei der Mitgliederversammlung anwesend sein müssen. Achtung: Kassenprüfer sind keine Organe des Vereins. Diese sind Teil der Mitgliederversammlung (vgl. § 32 BGB) oder Vertreterversammlung bei Vereinen mit vielen Mitgliedern und der Vorstand (§ 26 BGB).
Der Kassenprüfer hat die Aufgabe zu kontrollieren, ob mit dem Vereinsvermögen (Eingänge/Ausgänge) innerhalb eines definierten Zeitraums ordnungsgemäß gewaltet wurde. Er überprüft also das Leitungsorgan (Geschäftsführung, Vorstand, Schatzmeister, …) in einem Verein. Seine Prüfung erfolgt in der Praxis meist einmal im Jahr.
Kassenprüfer können sich auch nach jeder Prüfung wechseln, damit man nicht in die Situation gerät, dass ein Rechnungsprüfer durch langjährige Prüfung vom Vorstand ein „Naheverhältnis“ zu diesem aufbaut.
Die genaue Vorgehensweise zu einer Kassenprüfung ist dem Prüfer selbst überlassen bzw. sollte in den Grundzügen in der Vereinssatzung geregelt werden. Den Umfang einer Kassenprüfung beschreiben wir noch weiter unten in diesem Beitrag. Dies kann von einer bloßen Prüfung des Kassenbuchs (Einnahmen-/Ausgabenrechnung) bis hin zu einer Prüfung der doppelten Buchführung gehen. Bei zweiterem wird Einsicht in sämtliche Bücher, Bestände und Abschlüsse genommen und zumeist fachspezifisches Wissen (z.B. eines Steuerberaters) vorausgesetzt.
Folgende Aufgaben hier nochmal im Überblick:
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Wie bereits erwähnt gibt es keine gesetzliche Verpflichtung einen Kassenprüfer im Verein zu stellen. Selbiges gilt für die Durchführung. Jedoch können in der Satzung diese Rahmenbedingungen definiert werden. Es ist also mehr ein „Organ“, um internes Recht und Ordnung walten zu lassen, inklusive des Vertrauensaufbaus gegenüber Mitgliedern natürlich.
Es geht also primär darum, ob der Vorstand/Schatzmeister die Vereinsunterlagen ordnungsgemäß erfasst und verbucht hat. Ebenso im Sinne der Sparsamkeit und im Interesse des Vereins und dessen Zwecks gehandelt hat. Die Finanzen sollten dabei sorgfältig und nachvollziehbar unter Einhaltung der Buchhaltungsvorschriften durchgeführt worden sein. Hier gibt es die beiden Begriffe GoB und GoBD. Zusammengefasst:
Nachdem es keine konkrete gesetzliche Vorgabe gibt, bleibt diese Frage letztendlich dem Verein selbst überlassen, was in der Vereinssatzung festgelegt wird. Es gibt viele Beispiele, wie eine inhaltliche Vorgehensweise aussehen kann. Wir möchten hier ein solches Beispiel geben, um euch dabei zu unterstützen. Desto genauer diese Prüfung einmal im Jahr gemacht wird umso weniger Beanstandungen sind durch die Mitgliederversammlung zu erwarten.
Inhalt dieser Prüfung ist der Jahresabschluss inkl. Vereinsvermögen des Vereins XXXX im Wirtschaftsjahr vom DD.MM.YYYY bis DD.MM.YYYY.
Die Prüfung erfolgte durch folgende Personen: Max Mustermann, geboren am DD.MM.YYYY und Susanne Musterfrau, geboren am DD.MM.YYYY
Die Prüfung fand im Zuge des Jahresabschlusses zwischen DD.MM.YYYY (Datum & Uhrzeit) und DD.MM.YYYY (Datum & Uhrzeit) in den Räumlichkeiten des Vereinsheims statt.
Teilnehmer waren die Schatzmeister Josef Mustermann, geboren am DD.MM.YYYY und Petra Musterfrau, geboren am DD.MM.YYYY, sowie der Obmann Karl Mustermann, geboren am DD.MM.YYYY.
Die Unterlagen wurden sowohl in EDV als auch in Buchform vorgelegt. Das Vereinsinventar-/vermögen wurde mit folgender Software erfasst (Vereinsplaner Inventarverwaltung). Das Kassenbuch wurde mit folgender Software erfasst (Vereinsplaner Kassenbuch).
Kassenbuch XX, Zeitraum DD.MM.YYYY – DD.MM.YYYY Bankkonto Bezeichnung YY Bankkonto Bezeichnung ZZ Mitgliedsbeiträge, Zeitraum DD.MM.YYYY – DD.MM.YYYY Spenden und Sponsorenbeiträge, Zeitraum DD.MM.YYYY – DD.MM.YYYY Inventarverzeichnis Vereinsvermögensliste
Bzgl. der Konto-Ein-/Ausgänge wurden stichprobenartig die zugehörigen Belege kontrolliert. Das Kassenbuch wurde gesamtheitlich mit den zugehörigen Belegen überprüft. Die Inventarliste wurde stichprobenartig kontrolliert. Rechnungen wurden stichprobenartig hinsichtlich des Vereinszweckes und der Sparsamkeit überprüft. Das Verhältnis der Anzahl der Eigenbelege durch den Vorstand wirkt nachvollziehbar. Usw.
Wurden spezielle Bereiche besonders detailliert geprüft? Weshalb wurde diese Bereiche besonders geprüft? Hat es finanzielle Differenzen gegeben? Fehlen Belege? Sind gewisse Käufe nicht nachvollziehbar? Können Effizienz und Sparsamkeit erhöht werden? Hier bitte auch Lösungsvorschläge geben.
Was passiert mit den Überschüssen? Werden diese rückbezahlt an die Mitglieder oder als Rücklage aufgebaut? Fallen zukünftig besonders hohe Ausgaben an, die berücksichtigt werden müssen, oder wo Förderungen beantragt werden müssen? Z.B. Sanierung der Sportstätten.
Resümee wie die durchgeführte Kassenprüfung war. Waren die Dokumente sauber verwaltet? Musste aufgrund von nicht nachvollziehbaren Lücken besonders intensiv geprüft werden? Sind dem Vorstand/Schatzmeister besonders grobe Fehler passiert? War der Vorstand kooperativ bzw. konnten allfällige Fragen geklärt werden?
Option 1: Die Kassenprüfer empfehlen die gesamte Entlastung des Vorstandes für den Zeitraum von DD.MM.YYYY – DD.MM.YYYY. Option 2: Die Kassenprüfer empfehlen eine teilweise Entlastung des Vorstandes. Folgende Punkte müssen nachgebessert werden und werden bei einer zukünftigen Mitgliederversammlung zur Entlastung getragen. Option 3: Eine Entlastung des Vorstandes kann zu den geprüften Unterlagen nicht empfohlen werden.
Kassenprüfer selbst sind ein „Kontrollorgan“ und haben daher mit den zuvorgegangenen Prozessen des Leitungsorgans keine direkte Verbindung. In diesem Fall kann auch keine Haftung auf die Kassenprüfer übertragen werden. Ein Kassenprüfer kann bei umfangreichen Prozessen keine 100%ige Garantie auf die Richtigkeit aller Prozesse und Vorgänge, sowie Ergebnisse geben.
Dies zählt natürlich nicht, wenn ein Rechnungsprüfer fahrlässig oder bewusst unter falschem Vorsatz handelt. Das kann auch der Fall sein, wenn der Kassenprüfer bewusst falsch getätigte Buchungen des Vorstandes verschwinden lässt bzw. ignoriert. Sprich wenn der Kassenprüfer und der Vorstand zusammenarbeiten. Hier könnte eine Haftung nach § 826 BGB (sittenwidrige vorsätzliche Schädigung) bestehen.
Es gilt, dass ein freiwillig einberufener Kassenprüfer nach bestem Wissen und Gewissen zu handeln hat und durch seine Durchführung der Prüfung systematisch Fehler und Missstände aufdecken kann. Was aber eben nicht heißt, dass alle Fehler auffallen.
Abschließend kann gesagt werden, dass die Rolle des Kassenprüfers und der Prüfungsprozess selbst eine für einen intakten Verein extrem wichtige Handlung ist. Es baut nicht nur Vertrauen zwischen Vorstand und den Mitgliedern auf, sondern lässt frühzeitig Fehler erkennen und diesen entgegenwirken.
Natürlich macht eine Kassenprüfung tatsächlich erst ab einer gewissen Vereinsgröße bzw. gewissen Vereinsstrukturen Sinn. Wann der richtige Zeitpunkt ist kann schwer gesagt werden, doch kann gesagt werden, dass der Aufwand nach mehr klingt als er dann tatsächlich ist.
Desto genauer das Team rund um den Vorstand und des Schatzmeisters ist, umso einfacher und korrekter wird auch die Rechnungsprüfung sein. Solltest Du diese Funktion übernehmen, versuche sachlich zu handeln und mit kühlem Kopf einen Fokus auf das Wesentliche Im Verein zu legen.
Ob eine Kassenprüfung im Verein stattfindet ist nicht gesetzlich definiert und der Verein kann in seiner Satzung selbst darüber entscheiden. Für das Vertrauen im eigenen Verein ist sie jedoch ein wichtiges „Kontrollorgan“.
Der Kassenbericht ist Grundvoraussetzung für die Kassenprüfung. Liegt dieser nicht vor kann auch keine Prüfung erfolgen und im weiteren Sinne kann auch keine Entlastung des Vorstandes auf Basis nicht vorhandener Dokumente durchgeführt werden.
Kassenprüfer kann jedes ordentliche Vereinsmitglied ohne Funktion im Leitungsorgan werden. Sprich ausgeschlossen sind der Vorstand, wie Obmann, Schatzmeister oder Schriftführer. Sofern in der Satzung definiert muss ein Kassenprüfer durch die Mitgliederversammlung, durch Mehrheitsbeschluss gewählt werden.
Der Kassenprüfer gibt mit seiner Prüfung eine Empfehlung zur oder gegen die Entlastung des Vorstandes. Dabei kann darauf eingegangen werden, wie die Prüfung stattgefunden hat und weshalb man auf diese Entscheidung gekommen ist.
Es empfiehlt sich den Vorgang der Kassenprüfung in der Vereinssatzung festzulegen. Dabei sollte zumindest eine Person aus dem Vorstand bzgl. Fragen anwesend sein. Im Idealfall der Schatzmeister selbst und der Obmann/Obfrau.
