Die Sponsorensuche ist ein umfangreiches Thema für jeden Verein. Von der Planung bis hin zum Vertragsabschluss & der gegenseitigen Leistungserfüllung gibt es einiges zu beachten. Gerade in Zeiten von Corona ist es enorm wichtig starke Partner an der Seite zu haben, um gemeinsam durch diese schwierige Zeit zu gehen. Mit diesem Artikel möchten wir euch einen Leitfaden zur Hand geben, der die Sponsorensuche für euren Verein deutlich erleichtert.
Hier weicht die Theorie etwas von der gängigen Praxis ab.
Zuerst zur Praxis: Am Anfang wird sich der Verein bewusst, dass Sponsorengelder für anstehende Events, Renovierungen oder ähnliches benötigt werden. Primär beginnen jene Mitglieder mit höherer Position im Verein damit, ihre Möglichkeiten im Freundes- und Bekanntenkreis “abzugrasen”, dann werden jene Mitglieder hinzugezogen, die beruflich gut vernetzt sind und schließlich werden (fast) alle Mitglieder dazu aufgefordert, eigenständig auf Suche zu gehen.
Das ist sicher ein schönes Vorgehen – schließlich entspricht es voll und ganz dem Gemeinschaftsgedanken eines Vereins, in dem jeder sein Bestes gibt und sich maximal einbringt.
So weit, so gut – für den Vereinsausflug oder einfaches Equipment wird das eingesammelte Geld reichen. Was aber tun, wenn es um höhere Summen geht? Die Antwort vieler Vereine ist ähnlich: Drei Tage Zeltfest mit allem drum herum (Tombola, 5 Bars und freiwilliger Spende/Entritt). Letztendlich ist es das Privatvermögen der Mitglieder und ihrer Bekannten oder Verwandten, das als Hauptteil in die Kasse fließt. Zelfeste sind aufwändig und birgen ein gewisses Risiko – spätestens seit Covid19 wissen wir das alle. Zeltfeste sind auch weiterhin ein Teil des großen Ganzen, aber in diesem Beitrag geht es bekanntlich um Sponsoren für Vereine.
Sieben einfache Tipps, wie ihr eine Sponsorensuche sinnvoll einteilen könnt. Diese Tipps brauchen keine große Vorbereitung, sondern ihr könnt diese sofort umsetzen:
Wie versprochen, findest du hier die Mustervorlage für deine Sponsoring-Anfragen. Wichtig: Ändere sie entsprechend ab, um immer individuell auf jeden Sponsor eingehen zu können.
Sympathie ist wichtig und wird dir sicher im Laufe der Zeit so einige Türen öffnen. Stell dir nun vor du hast die richtigen Kontakte spielen lassen und sitzt im Büro/Café mit deinem absoluten Wunsch-Sponsoren. Was ist der nächste Schritt?
Kaum ein Geschäft der Welt basiert rein auf Sympathie und auch kaum ein Sponsoring kommt ohne Gegenleistung zustande. Sei dir dessen bewusst und schnüre Pakete, mit denen du die Sponsoren im persönlichen Gespräch garantiert überzeugen kannst. Solche Pakete sind von Verein zu Verein individuell und du musst gemeinsam mit deinem Komitee abklären, was ihr anbieten könnt. Häufig verwendete Bausteine solcher Pakete sind folgende:
Vereinsangelegenheiten sind Teamwork – so auch die Sponsorensuche! Um die volle Vereinspower bei der Suche zu entfalten, sollten alle Mitglieder von Anfang an eingebunden werden. Wirklich von Anfang an? Nein natürlich nicht – zuerst tagt das Komitee, das wir bereits vorher angesprochen haben, und legt sowohl die Rahmenbedingungen als auch die Strategien und Leistungen fest. Um eine wirklich strukturierte Sponsorensuche durchzuziehen, ist leider ein gewisser Top-Down-Ansatz notwendig. Alles andere führt schnell ins Chaos.
Nachdem das Komitee Entscheidungen getroffen hat, werden diese allen Mitgliedern kommuniziert. Ganz wichtig dabei: Das Ziel der Suche muss emotional herausgehoben werden, sodass die meisten Mitglieder auch wirklich involviert werden.
Das Komitee sollte sich dazu verpflichten, den Mitgliedern Vorlagen an die Hand zu geben – für Social Media Postings, Telefonanrufe, Face-to-Face-Gespräche und schriftliche Anfragen (wobei diese nur im Ausnahmefall durch das „einfache” Mitglied rausgehen).
Zudem wird den Mitgliedern eine vorab ausgearbeitete Sponsorenliste vorgelegt, an deren Erweiterung sich jeder beteiligen darf. Der Hauptzweck ist aber ein anderer – nämlich der, dass die Mitglieder sich eintragen, um Verantwortung für die Gewinnung bestimmter Sponsoren zu übernehmen. So könnt ihr vorhandene Kontakte voll ausnutzen.
Last but not least: Das Komitee muss die Mitglieder motivieren und auch immer wieder den aktuellen Stand bei diversen Sponsoren abfragen. Wer davon ausgeht, dass die Sponsorensuche durch die Mitglieder – trotz perfekter Unterlagen – zum Selbstläufer wird, liegt oft falsch. Dennoch lässt sich die Motivation durch perfekte Aufbereitung deutlich erhöhen.
Besonders größere Sponsoren haben gerne ein Wörtchen im Verein mitzureden, wenn sie höhere Summen in die Vereinskasse fließen lassen. Als Komitee ist es eure Aufgabe, hier einen guten Mittelweg zu finden – denn zu viel Einfluss durch einen Sponsor kann zur Frustration bei vielen Mitgliedern führen. Ein guter Tipp: Achtet immer auf die Einhaltung der Statuten und versucht, sowohl den Interessen der Sponsoren als auch jenen eurer Mitglieder genügend Raum zu geben.
Und ganz wichtig ist natürlich, dass ihr als Verein euch mit eurem Hauptsponsor nicht nur wirtschaftlich einig seid, sondern auch auf persönlicher Ebene viele gemeinsame Interessen teilt. Das werdet ihr dann auch bei der erfolgreichen Zusammenarbeit merken, wenn an einem Strang gezogen wird und dieselben Ziele forciert werden.
In der regionalen Wirtschaft läuft, wie auch im Vereinsleben, vieles über Gespräche. Ein zufriedener Sponsor wird sein Engagement gerne weitertragen und so vielleicht dafür sorgen, dass ihr quasi automatisch noch weitere Sponsoren dazu bekommt. Ein unzufriedener Sponsor kann dagegen einiges an Schaden ausrichten – denn niemand zahlt gerne einen “freiwilligen” Betrag und fühlt sich danach nicht genügend wertgeschätzt.
Besonders bei den ersten Sponsoren solltet ihr mit eurem Gegenangebot nicht zu hart verhandeln – lieber auch mal etwas mehr an Gegenleistungen bieten, wenn das gewünscht wird. Nachdem der Sponsor zugesagt hat, sollten seine Bedürfnisse gestillt werden – den ersten zu finden ist immer das Schwierigste.
Euer Ziel sollte es auf keinen Fall sein, jedes Jahr wieder bei null zu beginnen, sondern langjährige Partnerschaften mit den regionalen Firmen aufzubauen. Wir wünschen euch auf jeden Fall viel Erfolg bei der Sponsorensuche und möge euch die Unterstützung von Firmen dabei helfen euren Vereinszweck optimal auszuleben.
Wir haben gemeinsam mit neun Experten aus der Praxis ein 85-seitiges ePaper zu aktuellen Themen rund um das Vereinswesen verfasst. Das ePaper beinhaltet 5 Kapitel und 15 Themengebiete zu wichtigen Bereichen rund um die Organisation, Mitglieder, Förderungen, Sponsoren, Steuern uvm. Du kannst das Handbuch als kostenlosen Download auf der Vereinshandbuch Webseite herunterladen.
Abschließend finden sich hier die wichtigsten Fragen, die sich im Zusammenhang mit Vereinssponsoring ergeben. Fehlen dir Informationen oder hast du einen Verbesserungsvorschlag? Schreibe uns eine Nachricht an [email protected]. Andernfalls wünschen wir viel Erfolg beim Finden eines Sponsors.
2021 bringt viel Neues beim Vereinsplaner. Wir suchen aktiv nach Menschen, die mit uns ihre Leidenschaft zum Vereinswesen und Software teilen, um auch weiterhin Vereine ein kleines Stück digitaler, moderner und effizienter zu gestalten.