Was ist beim Thema Datenschutz im eigenen Verein in Deutschland zu beachten? Welche Fehler sollten vermieden werden und welche Haftung habe ich als Vereinsvorstand bei Missachtung des Datenschutzes? Dieser Beitrag klärt auf.
Die Datenschutz Grundverordnung (kurz: DSGVO) ist ein im Mai 2018 in Kraft getretenes EU-weites Gesetz mit dem Ziel personenbezogene Daten hinsichtlich der Weiterverarbeitung zu schützen. Es handelt sich dabei nicht um ein Verbot der Verwendung von Personendaten, sondern um eine Vereinheitlichung auf europäischer Ebene wie mit Daten, die einer Person zugeordnet sind, umgegangen wird.
Dieser Schritt der EU wurde begründet durch die Vielzahl der Daten, die von Personen sowohl online als auch offline gesammelt wurden. Personenbezogene Daten sind in vielen Bereichen des Lebens absolut essenziell, um ein reibungsloses Miteinander zu ermöglichen – so eben auch in Vereinen.
Das Thema des Datenschutzes ist zwar ein EU-weites, jedoch haben wir diesen Beitrag so ausgelegt, dass er vor allem für Vereine aus Deutschland ausgelegt ist. Für den Beitrag für Vereine aus Österreich und der Schweiz, wechselt bitte zum Beitrag – Datenschutz in Österreich und der Schweiz.
Wenn ihr rechtlich auf Nummer sicher gehen wollt, dann empfehlen wir euch unser Rechtsdokumente mit 5 ausgearbeiteten Rechtsvorlagen zu Vorstandsthemen im Verein.
Ihr bekommt damit folgende wertvolle Vorlagen und Checklisten:
Es gibt zwei gute Gründe, warum ihr als Verein das Thema des Datenschutzes ernst nehmen solltet. Zum einen habt ihr als Verein gegenüber euren Mitgliedern eine „ethische“ Verpflichtung ihre Daten vertraulich und sinngemäß zu walten – es ist also eine Vertrauensfrage. Zweitens kommt ihr um den Datenschutz nicht herum, da es kaum möglich ist einen Verein zu führen, ohne nicht einen bestimmten Anteil personenbezogener Daten zu haben. Das Beginnt bei Spenden und Mitgliedsbeiträgen, geht über sportliche Leistungen bis hin zu Terminteilnahmen.
Nachfolgende Auflistung soll euch einen kurzen Überblick geben, um welche Daten es sich handeln kann:
Geldstrafen für eine nicht ordnungsgemäße Verwendung heikler Daten können bis zu 20 Millionen Euro erreichen bzw. 4% des gesamten weltweiten Jahresumsatzes. Diese Obergrenzen werden zwar bei Vereinen und kleinen Organisationen nicht zum Einsatz kommen, es zeigt jedoch, dass hier durchaus große Organstrafen auf einen zukommen kann.
Die viel größere Motivation für euch intern sollte es sein, dass ihr im Vorstand als Vorbilder voran geht und gerade bei Kinder- und Jugenddaten hier keine Einsparungen macht. Das betrifft durchaus auch schon die Verwendung von WhatsApp, die ihre Daten mit Facebook abgleichen und ihre Server in den USA sitzen haben.
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Die Verwendung von Softwaren in Vereinen gehört mittlerweile zur Grundausrüstung im Verein. Das betrifft jedoch nicht nur professionelle Softwaren, sondern beinhaltet ebenso WhatsApp, Excel oder sonstige Softwaren, die in einer Cloud gespeichert werden.
Wir als Team hinter Vereinsplaner kommen selbst aus dem Vereinswesen und haben dabei von Anfang an daran gedacht auch das Thema des Datenschutzes im Tool so umzusetzen, dass ihr als Verein möglichst wenig Probleme und Fehler machen könnt. Ein Beispiel dafür ist das Berechtigungssystem, damit ihr jenen Personen Berechtigungen auf Daten geben könnt, die auch wirklich Zugriff darauf haben sollen. Ein weiterer Vorteil ist, dass unsere Server in der EU, genauer gesagt in Deutschland sitzen.
Solltet ihr als Verein also auf der Suche nach einer geeigneten Software sein, die WhatsApp, Dropbox, Google Drive und Excel ersetzen kann und obendrein deutschsprachigen Support und eine Entwicklung abgestimmt auf das Vereinswesen anbietet, so seid ihr bei uns richtig.
Wir möchten noch einmal erwähnen, dass diese Informationen als Orientierung dienen und eine gründliche Eigenrecherche oder gar eine Rechtsberatung niemals ersetzen werden. Daher empfehlen wir jedem Vereinsvorstand sich gründlich mit der DSGVO auseinander zu setzen und bei Unklarheiten eine Rechtsberatung zu kontaktieren.
Eine Datenschutzbestimmung muss in jedem Fall an eure Bedürfnisse und Vorgaben im Verein angepasst werden. So wie Statuten in jedem Verein unterschiedlich sind, so sind auch Datenschutzbestimmungen individuell an den Verein abzustimmen. Wir haben euch daher bewusst die Möglichkeit gegeben unser Muster nach eurem Ermessen zu ändern, um sie zielgerichtet auf euren Verein abzustimmen.
Dieser Beitrag dient als einfache Informationsquelle und Vereinsplaner übernimmt keinerlei Haftung für die Vollständigkeit und Richtigkeit dieser Informationen. Vereinsplaner und die Firma dahinter bietet keine Rechtsberatung und Sachverhalte, die in diesem Blogbeitrag bereitgestellt werden, ersetzen keine fachliche Auskunft bei einem Rechtsexperten aus diesem Bereich.
Personen, die sich mit dem Thema des Datenschutzes befassen, sollten sich vorab detailliert selbst informieren. Bei Fragen zum Vereinswesen oder zu der dazugehörigen Verwaltung stehen wir gerne zur Verfügung.
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