Chancen und Herausforderungen
Verwaltung der Struktur
Zusätzlich zur Verwaltung der Mitglieder, Mannschaftskameraden und sonstiger Beteiligten
können sämtliche Strukturen mithilfe von Software übersichtlich und für alle Personen jederzeit
zugänglich aufgesetzt werden. Spätestens, wenn es in einem Verein mehrere Sportsektionen gibt, sollte
die Verwaltung zentral und strukturiert gestaltet sein. Mitgliederanfragen können ebenfalls
automatisiert und somit zeitschonend für die Leiter der Sektionen gestaltet werden.
Gemeinsame Kommunikation
Die zentrale Kommunikation über ein internes Tool (wie Chat und Terminverwaltung) kann enorm viel
Arbeit in der Organisation abnehmen, wenn es richtig eingesetzt wird. Daten sind immer und überall
verfügbar, gehen nur schwer verloren, können schnell gesucht und mit beliebig vielen Nutzern geteilt
werden.
Gemeinsames Arbeiten an Dokumenten ist ein weiter wichtiger Punkt, der viele Probleme frühzeitig
vermeiden lässt. Was in vielen Firmen ohnehin gang und gäbe ist, sollte auch in der Verwaltung eures
Vereins keinen Halt machen. Differenzierung in Berechtigungen in einem System gehören ebenso dazu,
denn nicht alle Personen und Beteiligten dürfen auf alle Daten Zugriff haben.
Achtung bei personenbezogenen Daten: Hier gilt es in der Praxis die Einhaltung der DSGVO
zu beachten.
Verwaltung einzelner Bereiche
Über das hinaus können einzelne Bereiche des Vereins mit sinnvollen Funktionen wie einer
Inventarverwaltung, einem Onlinespeicher oder einer internen Umfragefunktion in der Verwaltung
unterstützt werden. Eine Schnittstelle zum Verband selbst kann ebenso möglich sein, wie eine
getrennte und unabhängige Digitalisierungsstrategie.
Eine Software muss sich an die gegebenen Strukturen anpassen und diese vereinfachen und unterstützen
und nicht umgekehrt. Betrachtet man seinen Verein neutral von außen, dann wird man feststellen, wie
viele einzelne kleine Prozesse mithilfe von Software oder technischer Hardware optimiert werden können.
Vollumfängliche Verwaltung der Mitgliedsbeiträge und mehr
Lege jetzt individuelle Mitgliedschaften an, erfasse zugehörige Mitgliedsbeiträge und ordne
diese den Mitgliedern zu. Daraus könnt ihr dann Vorschreibungen generieren und direkt an die
betroffenen Mitglieder aussenden. Spart euch so viel Zeit und Geld. Mehr Infos zur
Mitgliedbeitragsverwaltung.
Kosten und Aufwand
Es kann schwer pauschal festgelegt werden welche Kosten und Aufwendungen auf einen Verein bzw. die
einzelnen Sektionen, Gruppen und Mannschaften zukommen. Das hängt stark von den einzelnen Anforderungen
ab. Für die einen ist es mit einer einfachen Verwaltungssoftware getan, andere benötigen wiederum
spezifische Schnittstellen zum Verband und manche wollen obendrein eine Buchung- und/oder
Zahlungsmethoden und einen Onlineauftritt inkludiert haben.
Werden die Zeitersparnisse der eigenen Zeit, die für einzelne Prozesse eingespart werden, eingerechnet
dann scheint ein Tool im Vergleich zu den Aufwendungen kaum mehr teuer. Initialkosten sollten
aber dennoch mit eingerechnet werden und ein Budget dafür festgelegt werden.
Individuallösung über einen Bekannten oder ein Vereinsmitglied kostengünstig entwickeln zu lassen,
kann mittelfriste eine große Enttäuschung werden. Es ist nicht selten der Fall, dass sich Lebenssituationen
von programmierenden Personen ändern und dadurch die Softwareentwicklung im Verein stillsteht. Was bleibt
sind veraltete Systeme, die auf neuen Geräten nicht mehr genutzt werden können. Überlegt euch also bitte
gut, wenn ihr euch für eine eigene Entwicklung entscheidet. Auch Server, Hosting und Lizenzen können mehrere
Hundert Euro an Kosten pro Jahr für den Verein verursachen. Das wäre wirklich nicht zielführend.
Diversität im Betrieb und der Mannschaft
Die unterschiedlichen Zugänge zwischen Personen in einem Verein zum Thema Digitalisierung können
eine wahrliche Herausforderung sein. Ältere Personen müssen abgeholt werden, hier geht es nicht nur
um die Verwaltung der Mannschaft/Gruppe selbst, sondern auch in Betrachtung auf die Schnittstelle zum
Verband/Verein können große Unterschiede im Zugang der einzelnen Personen vorhanden sein.
Zusammenfassung
Jeder Verein und dessen Anwender/Mitglieder muss selbst entscheiden, wie eine Digitalisierung
Schritt für Schritt in die Wege geleitet werden kann. Oft ist es sinnvoll, mit kleinen Prozessen zu
beginnen und sich dann gesamtheitlich heranzuarbeiten.
Das Verwalten der Gruppen, Mannschaften und Sektionen in Vereinen wird nicht nur schneller
und die Kommunikation besser, sondern vor allem Tools, die den Mannschaftsleitern, Vorständen und
Verwaltern viele Stunden pro Woche sparen können, sind bereits heute Realität. Dokumente, Termine
und News können mit wenigen Klicks mit und zwischen mehreren Personen erstellt/verteilt werden.
Zentral verwaltet – ohne Wissensverlust, zwischen Sektionen und dem Verein. So herrscht zu jeder Zeit
vollste Übersicht.
