Die Digitalisierung schreitet voran und macht auch vor dem Vereinswesen nicht halt. Wer mitzieht, für den ergeben sich große Chancen – wichtige Vorgänge im Verein werden einfacher und fehlerfreier.
Ganz einfach gesagt versteht man unter Digitalisierung im Verein, dass Abläufe und organisatorische Themen von einem Tool schneller und besser gelöst werden. Dadurch ergeben sich Vorteile für alle – zum Beispiel können die Mitglieder auf einen gemeinsamen Kalender zugreifen oder wissen genau, ob Ressourcen zu einer bestimmten Zeit verfügbar sind. Auch das Kassenbuch kann vollständig digitalisiert werden, sodass weniger Fehler passieren.
Smartphones finden sich in allen unserer Lebensbereiche. Diese Entwicklung darf man zwar einerseits hinterfragen, man kann sie aber auch für sich nutzen. Denn die Digitalisierung erleichtert und vereinfacht viele Abläufe und vor allem die Kommunikation in größeren Gruppen.
Durch die Digitalisierung in Vereinen ergeben sich zahlreiche Möglichkeiten – zum Beispiel eine intelligente Mitgliederverwaltung. Dazu später mehr.
Das Internet ist ein Ort der Vernetzung, in dem du deinen Verein präsentieren und neue Mitglieder oder sogar Sponsoren finden kannst. Dabei denkst du sicher zuerst an eine eigene Website und Social Media. Und ja, das sind gute Möglichkeiten, um die Vereinsaktivitäten digital abzubilden. Aber auch abseits dessen gibt es wichtige Möglichkeiten, um als Verein gefunden zu werden.
So solltet ihr euch zum Beispiel bei eurer Gemeinde erkundigen, ob und wie ihr auf der Gemeindeseite als Verein gelistet werden könnt. Das ist eine wesentlich attraktivere Möglichkeit als das zentrale Vereinsregister der Republik Österreich, wo 125.000 Vereine gelistet und nur per Name oder ZVR-Zahl gefunden werden könnt.
Mit unserem Vereinsplaner-Tool möchten wir eine weitere Option für zukünftige Mitglieder anbieten, einen passenden Verein zu finden. Bereits mehr als 12.000 Vereine haben sich in unserer Vereinssuche eingetragen und können so von Interessenten mit ihrem Namen und entsprechenden Kontaktdaten gefunden werden.
Bevor wir näher auf die zahlreichen Möglichkeiten der Digitalisierung eingehen, möchten wir euch kurz die Einführung einer zeitgemäßen Vereinssoftware empfehlen.
Sie kann zum Herzstück der Digitalisierung werden und es allen Mitgliedern jeder Altersstufe erleichtern, sich an der Organisation und Kommunikation im Verein zu beteiligen und von den vereinfachten Abläufen zu profitieren.
Eine Software wie der Vereinsplaner ist sowas wie ein digitaler Helfer im Vereinsalltag, der euren Vorstand entlastet und das gesamte Zusammenleben im Verein erleichtert.
Wie schön wäre es, wenn diese Bereiche wie Butter von der Hand gehen?
Setzt ihr noch auf Papier oder Excel-Sheets? Das sorgt für Chaos und bringt euch unglaublich viel Zusatzaufwand. Und wenn ihr denkt, ihr habt alles gut durchgeplant, sind da immer noch diese 5,6 Mitglieder, die schon wieder nicht über den genauen Zeitpunkt des Termins Bescheid wissen. Nervig, oder? Das muss nicht sein – all das erspart ihr euch mit einer entsprechenden Vereinssoftware.
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Du übernimmst mal eben organisatorische Aufgaben im Verein, mit der guten Absicht, deinen Kolleginnen und Kollegen etwas Arbeit abzunehmen – und schon steckst du mittendrin im organisatorischen Sumpf.
Die Wahrheit ist nämlich: Ein Verein erfordert nicht weniger Organisation als ein Unternehmen, nur weil sein Zweck ein anderer ist. Wo viele Mitglieder zusammen ein Team bilden, fallen auch so einige Aufgaben an – und die wollen koordiniert werden.
Traurig, aber wahr – der Vorteil einer Mitgliederverwaltung wird den meisten Vereinen erst klar, wenn Probleme aufgetaucht sind. Kurz gesagt geht es hier darum, zu überlegen, welche Daten ihr von euren Mitgliedern unbedingt sammeln wollt und wie ihr diese speichert.
Denn wie jedes Unternehmen habt auch ihr strenge Regeln hinsichtlich Datenschutz zu befolgen. So ist es nicht nur wichtig, welche Daten ihr wie speichert, sondern auch, wer auf diese zugreifen darf. Manche Daten benötigt zum Beispiel nur der Vorstand oder ein bestimmter Trainer.
Mit diesem Absatz möchten wir euch die Wichtigkeit der Mitgliederverwaltung aufzeigen – viele weitere Details und auch eine optimale Lösung für euren Verein findet ihr in unserem weiterführenden Artikel zum Thema. Wenn ihr euch mit dem Thema noch nicht ausreichend auseinandergesetzt habt, solltet ihr das unbedingt nachholen.
Treffpunkt 9 Uhr – und die halbe Mannschaft ist noch nicht da? Egal, wie unmissverständlich man als Verantwortlicher im Verein einen Termin weitergibt – es gibt immer 2,3 Mitglieder, die darauf vergessen oder aus anderen Gründen zu spät kommen. Die Ausreden sind fast immer die gleichen. Mit einer Vereinssoftware sehen eure Mitglieder alle wichtigen Termine direkt am Handy – da fällt es gleich nicht mehr so leicht, mal “die falsche Zeit gehört” zu haben.
Kennt ihr das? Ihr wollt im Fußballverein trainieren, im Musikverein proben oder steht kurz vor einem wichtigen Auftritt? Alles ist durchgeplant, alle Mitglieder sind bereit – und plötzlich findet ihr die Bälle, die Hütchen oder wichtige Kleidungsteile nicht. Jetzt geht’s los mit dem Herumtelefonieren und wenn ihr Pech habt, werdet ihr das vermisste Inventar nicht mehr rechtzeitig auftreiben.
Das sorgt für Frust und unnötigen Stress – und im schlimmsten Fall hat es sogar Auswirkungen auf eure Leistung beim anstehenden Spiel. Mit einer ordentlichen Inventarverwaltung passiert das nicht mehr so leicht. Ihr überlasst damit nichts mehr dem Zufall und wisst immer, wo bestimmte Gegenstände gelagert werden und wer sie zuletzt verwendet hat. So gehört verlorenes, nicht mehr zurückgegebenes oder kaputtes Inventar der Vergangenheit an.
Wie kommuniziert man richtig im Verein? Wenn du die letzten Absätze aufmerksam durchgelesen hast, dann hast du spätestens hier sicher gemerkt: Das einfache, altmodische “Herumtelefonieren” und mündliche Absprachen sind die Ursache vieler Fehler.
Wichtige Kommunikation im Verein sollte deshalb großteils digital ablaufen – über Tools für die Verwaltung ebenso wie einen Chat. Was also tun? Einfach eine WhatsApp-Gruppe eröffnen, alle wichtigen Mitglieder hineingeben und fertig?
Ganz so einfach ist es leider nicht. WhatsApp hat zwar einige Vorteile – so hat und versteht die App mittlerweile jeder, der ein Smartphone besitzt und sie ist kostenlos, die Verwendung ist aber besonders bei offiziellen Ankündigungen nicht unproblematisch.
WhatsApp speichert eure Daten außerhalb der EU und ist damit nicht DSGVO-konform. Das ist einer der großen Nachteile, die wir euch in diesem Artikel zum Thema WhatsApp ausführlich aufgelistet haben.
Ein zweites Thema ist definitiv die organisierte Planung über WhatsApp, die spätestens nach dem zweiten dazwischen geposteten Meme/Katzenfoto zunichte gemacht wird. Daher ist es wichtig die einzelnen Prozesse, wie Terminplanungen in dafür gemachten Funktionen durchzuführen und das am besten über ein Tool.
Wer kommt zum nächsten Training bzw. zur Probe und wie viele Leute werden da sein? Und wer war bei den letzten Terminen da? Ein Registrierungsnachweis für bestimmte Termine kann das Vereinsleben auf zwei Arten und Weisen verbessern:
Die Buchhaltung im Verein ist fast so komplex wie in einem kleinen Unternehmen. Das größte Problem dabei: Nicht in jedem Verein gibt es jemanden, der sich auch wirklich damit auskennt. Ihr müsst dabei strukturiert vorgehen und ein gewisses Know-how mitbringen, um die bedeutendsten Fehlerquellen zu vermeiden.
Unabhängig davon, ob ihr ein eingetragener Verein seid oder nicht, oder ob ihr gemeinnützig seid, müsst ihr bei der Mitgliederversammlung Informationen zu euren Einnahmen und Ausgaben der letzten Finanzperiode vorlegen.
Zu folgenden Informationen habt ihr eine Nachweispflicht gegenüber den Mitgliedern:
Wie aber managt man das, besonders dann, wenn man nicht über jahrelange Erfahrung in der Buchhaltung verfügt? Eine Lösung dafür ist das im Vereinsplaner integrierte Kassenbuch. Dieses ist dafür gedacht, eure Buchhaltung deutlich zu erleichtern, sodass ihr eurer Nachweispflicht sowohl gegenüber den Mitgliedern als auch dem Finanzamt problemlos nachkommen könnt.
Fehler sind nicht schlimm – wenn man daraus lernt und sie nicht ständig wiederholt. Dafür ist es notwendig, vorhandenes Wissen zu dokumentieren und für alle zugänglich aufzubewahren. Das ist natürlich über ein digitales Tool am leichtesten umsetzbar.
Bei altmodischen Vereinen liegt oft das gesamte Wissen über einen oder sogar mehrere Bereiche bei nur einer Person. Nehmen wir an, der angesprochene Bereich ist das Sponsoring. Diese Person kennt die Namen und Kontaktdaten von allen wichtigen Kontaktpersonen bei den Sponsoren. Scheidet diese Person unfreiwillig oder sogar im Streit aus dem Verein aus, ist damit auch das gesamte Wissen verloren.
Das bringt Nachteile mit sich, die ihr als Verein nur schwer tragen könnt. Deshalb empfehlen wir euch, ein ordentliches Wissensmanagement aufzubauen – also wichtiges Wissen, Prozesse und Daten sorgfältig zu dokumentieren und DSGVO-gerecht digital zu speichern.
Mit dem Vereinsplaner könnt ihr innerhalb weniger Klicks den ausgedienten Funktionären die Berechtigung entziehen und diesen den neuen geben. Denn die Daten liegen immer beim Verein und nicht bei einem einzelnen Mitglied. Das ist der große Vorteil alles zentral zu haben.
Wenn ihr beim Lesen der letzten Absätze immer wieder an den Papierstapel auf eurem Schreibtisch oder das Excel-/WhatsApp-Chaos gedacht habt, dann empfehlen wir, dass ihr euch mit dem Vereinsplaner auseinandersetzt. Der Vereinsplaner ist eine der leistungsstärksten Softwaren für das Vereinswesen.
Er bildet den Verein genau so ab, wie er tatsächlich ist – aktiv und gemeinschaftlich. So entsteht zum einen viel Verwaltungsspielraum für Vorstände und zum anderen eine Einbindung aktiver Mitglieder ins Vereinsgeschehen. Und auch eure Mitglieds- und Kontaktdaten können ihr entsprechend bestehender Datenschutzrichtlinien verwalten. Mitgliederverwaltung, Inventarverwaltung, Terminplanung, Buchhaltung, Wissensmanagement und Kommunikation – all das bringt der Vereinsplaner aufs Handy eurer Mitglieder.
Mit der Digitalisierung im Verein gehen natürlich nicht nur Vorteile einher – auch diverse Herausforderungen. So wird es mit größeren Datenmengen – und die fallen in Vereinen schnell einmal an – schwieriger, sich an die Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) zu halten und alle Richtlinien korrekt umzusetzen.
Die DSGVO vereinheitlicht die Art und Weise, wie Unternehmen und auch Vereine mit personenbezogenen Daten umgehen müssen. Sie gibt zum Beispiel vor, wie und wo diese gespeichert und wofür sie verwendet werden dürfen.
Während die meisten Unternehmen schon sehr viel Aufwand in die Umsetzung der Richtlinien stecken, wird ihre Wichtigkeit in Vereinen häufig noch unterschätzt.
Als Verein sammelt ihr viele persönliche Daten und habt zum einen die Verpflichtung, diese zu schützen und korrekt zu verwalten, zum anderen ist die Sicherheit eurer Mitglieder auch in eurem Interesse. Sollten Verstöße gegen die DSGVO in eurem Verein festgestellt werden, müsst ihr mit heftigen Konsequenzen leben. Achtet deshalb unbedingt auf eine korrekte Einhaltung. Aber wie geht das?
Als Verein kann das Thema Datenschutz schon sehr fordernd sein. Wenn ihr auf Nummer Sicher gehen wollt, dann raten wir euch zu unserer DSGVO-Checkliste. Diese haben wir gemeinsam mit einem Anwalt erstellt und bieten sie euch kostengünstig in unserem Rechtsbereich für Vereine zum Download an – im Paket mit weiteren wichtigen Dokumenten, die euch dabei helfen, euren Verein rechtssicher zu führen.
Für die Digitalisierung im Verein reicht es natürlich nicht, wenn ihr ausschließlich interne Prozesse digitalisiert. In einer Welt, die immer mehr am Laptop und Smartphone stattfindet, ist es für euch auch wichtig, euren Verein entsprechen online nach außen zu repräsentieren.
Eine tolle Möglichkeit dafür bietet neben einer eigenen Website zum Beispiel auch Google My Business. Dabei handelt es sich um ein kostenloses, nutzerfreundliches Tool für euren Verein, mit dem ihr eure Sichtbarkeit auf Google und Google Maps deutlich verbessern könnt. Die Einrichtung und die Verwaltung dauert nur wenige Minuten. Ist alles erst einmal aufgesetzt, könnt ihr zum Beispiel Updates zum Verein geben oder die Leute zu Events einladen.
Auch die klassische Pressearbeit kann mittlerweile online abgewickelt werden. Mit einem fertig ausgearbeiteten Pressetext könnt ihr mit wenigen Klicks ganz einfach Journalisten erreichen, die euren Verein in unterschiedlichen Medien platzieren.
Darüber hinaus solltet ihr euch Gedanken über einen ordentlichen Social-Media-Auftritt machen. Wir empfehlen euch, genau dort zu sein, wo eure Fans/Mitglieder sind.
Facebook, Instagram oder TikTok – sprecht mit euren Mitgliedern und findet heraus, welche Plattformen sie gerade besonders häufig nutzen. Bestimmt für eure Inhalte am besten ein zuständiges Mitglied, das eng mit dem Pressewart zusammenarbeitet und sich darum kümmert, dass bei diversen Veranstaltungen oder auch Trainings-Bilder und Updates zum Verein entstehen.
Die Digitalisierung in Vereinen schreitet voran und erfordert laufend neues Wissen – gleichzeitig gibt es aber auch im herkömmlichen, nicht digital stattfindenden Vereinsalltag Know-how, das ihr unbedingt aufbauen solltet.
Deshalb haben wir zusammen mit neun Experten unser Vereinshandbuch 2024 entwickelt – ein 98-seitiges E-Book zu den wichtigsten Themen rund um das Vereinswesen. In diesem kostenlosen E-Book haben wir in 5 Kapiteln 15 Themengebiete rund um die Organisation, Mitglieder, Förderungen, Sponsoren, Steuern uvm. in Vereinen zusammengefasst.
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