Ab 2025 sind E-Rechnungen für wirtschaftliche Vereine verpflichtend. Hier erfährst du, was das neue Gesetz für deinen Vereinsalltag bedeutet und wie du die Umstellung optimal angehst.
Zu Beginn müssen wir speziell bei Vereinen in zwei Bereiche unterschieden:
a. Gemeinnützige Vereine, welche weder umsatzsteuerpflichtig sind noch einen wirtschaftlichen Geschäftsbetrieb haben. Hier sind die Verarbeitung und der Empfang von E-Rechnungen ab 01. Januar 2025 verpflichtend.
b. Vereine und Unternehmen im Sinne des Umsatzsteuergesetzes müssen ab dem 1. Januar 2025 eine elektronische Rechnungserstellung (E-Rechnung) haben. Zusätzlich zum Empfang und der Verarbeitung.
Doch warum kommt diese Umstellung? Welche Fristen gelten, und wie können sich Unternehmen frühzeitig vorbereiten? Wir geben eine Übersicht und zeigen, was das für Vereine bedeutet, wie es in anderen Ländern aussieht und wie wir euch bei der Umsetzung unterstützen können. Weiter unten erfährst du mehr zu unserer neuen Funktion.
E-Rechnungen sollen den Rechnungsprozess effizienter und transparenter machen. Sie sparen nicht nur Papier und Postgebühren, sondern reduzieren auch manuelle Fehler und Bearbeitungszeit. Digitale Rechnungen sind maschinenlesbar, wodurch sich die Verarbeitung und Archivierung automatisieren lassen. Das Ziel der Umstellung ist also eine moderne, umweltfreundliche und sicherere Verwaltung, die langfristig Zeit und Kosten spart.
Außerdem bietet die Umstellung Vorteile bei der Finanzverwaltung: Durch digitale Rechnungen wird die Kontrolle und Nachverfolgung für Finanzämter erleichtert, was wiederum Steuerbetrug und Fehler reduzieren soll. Die Einführung von E-Rechnungen in der EU und speziell in Deutschland ist daher auch ein Schritt zur Vereinheitlichung und Verbesserung der wirtschaftlichen Transparenz.
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E-Rechnungen müssen ab 2025 in einem maschinenlesbaren Format, wie dem Standard XRechnung, erstellt und übermittelt werden. Diese Struktur sorgt dafür, dass Rechnungen direkt in die Buchhaltungsprogramme eingelesen und verarbeitet werden können.
Eine maschinenlesbare E-Rechnung enthält strukturierte Daten, die es ermöglichen, dass Software die Inhalte (wie Rechnungsbetrag, Steuern, Rechnungssteller etc.) automatisch auslesen und verarbeiten kann. Der Standard XRechnung ist in Deutschland der Vorreiter in diesem Bereich, da er die Anforderungen an die Lesbarkeit und Prüfbarkeit erfüllt. „Lesbarkeit“ bedeutet in diesem Zusammenhang, dass der strukturierte Datensatz – z. B. die XML-Datei bei einer Rechnung, die der Normenreihe EN 16931 entspricht – maschinell auswertbar sein muss.
Es gibt klare Fristen, die Vereine beachten sollten:
Alle wirtschaftlich tätigen Vereine müssen ihre Rechnungen an andere Unternehmen, Organisationen oder Geschäftspartner als E-Rechnung im vorgeschriebenen Format (z. B. XRechnung) erstellen und übermitteln. Dies gilt für alle elektronisch oder via Post übermittelten Rechnungen im geschäftlichen Bereich, sprich im wirtschaftlichen Betrieb.
Gemeinnützige Vereine als Rechnungsersteller: Wenn der Verein im jeweiligen Vorjahr weniger als 800.000 Euro Umsatz erzielt hat, dürfen bis Ende 2027 weiterhin Papier- oder mit Zustimmung des Leistungsempfängers einfache digitale Rechnungen ausgestellt werden. Für Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro und Fahrausweise gelten diese Vorschriften nicht.
Gemeinnützige Vereine als Rechnungsempfänger: Vereine sollten sich jedoch darauf vorbereiten, ab dem 1.1.2025 E-Rechnungen empfangen zu können (ggf. als Anhang einer E-Mail), die den Sphären Zweckbetrieb, Vermögensverwaltung und steuerpflichtiger wirtschaftlicher Geschäftsbetrieb zugeordnet werden können. Für den Empfang von E-Rechnungen ist keine Übergangsfrist vorgesehen.
Die Regelungen könnten weiter differenziert werden, insbesondere für rein ehrenamtlich geführte Vereine. Doch um flexibel auf gesetzliche Änderungen reagieren zu können, empfiehlt sich eine rechtzeitige Vorbereitung.
Da die Umstellung einheitlich für alle wirtschaftlich tätigen Organisationen in Deutschland gelten wird, ist es sinnvoll, dass sich Vereine schon frühzeitig mit den neuen Anforderungen vertraut machen. So kann die Umstellung reibungslos und ohne größere Unterbrechungen in den Arbeitsabläufen erfolgen.
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Die E-Rechnungspflicht existiert bereits für Rechnungen an öffentliche Stellen. B2B-Rechnungen werden ebenfalls zunehmend digitalisiert, jedoch ohne eine strikte Vorgabe wie in Deutschland ab 2025. Unternehmen werden allerdings ermutigt, sich auf eine digitalisierte Rechnungserstellung vorzubereiten, um der EU-weiten Entwicklung zu folgen.
Die Schweiz setzt ebenfalls zunehmend auf digitale Rechnungsformate, hat jedoch bisher keine verbindliche E-Rechnungspflicht für B2B eingeführt. Es wird jedoch erwartet, dass Unternehmen in den nächsten Jahren verstärkt auf digitale Rechnungen umsteigen, um den internationalen Standards und Partnern gerecht zu werden.
Hier sind einige Vor- und Nachteile der E-Rechnung speziell für Vereine:
Vereinsplaner wird pünktlich zur Einführung der E-Rechnungspflicht, die Funktion, E-Rechnungen auslesen zu können anbieten. Im Nachzug wird es dann auch möglich sein, E-Rechnungen zu erstellen und versenden zu können.
So helfen wir dabei, den Umstieg auf die neuen Anforderungen unkompliziert und effizient zu gestalten – ohne dass Vereine Sorge haben müssen, Fristen oder wichtige Details zu verpassen!
Die Einführung der E-Rechnung ab 2025 in Deutschland bringt viele Vorteile, aber auch neue Anforderungen mit sich. Wer sich rechtzeitig informiert und die Umstellung plant, kann von der Effizienz und Sicherheit digitaler Rechnungen profitieren. Die neue Funktion von Vereinsplaner macht es dabei noch einfacher, den Wechsel zur E-Rechnung stressfrei zu gestalten.
Bitte beachtet, dass dieser Beitrag als Erstinformation zum genannten Thema zu sehen ist. Er erhebt weder Anspruch auf Vollständigkeit, noch übernimmt er eine Haftung für Richtigkeit der Informationen. Dieser Beitrag kann in keinster Weise eine professionelle Rechtsberatung ersetzen und jede Person, die sich ernsthaft mit dem Thema E-Rechnungen in einem Verein auseinandersetzt, sollte zu gegebener Zeit einen Rechtsexperten konsolidieren.
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