Es gibt kaum bis keine gesetzlichen Vorschriften für die Protokollführung in Vereinen. Das macht die Situation aber nicht einfacher, denn kein Protokoll zu führen ist auch keine Lösung. Wer Probleme nach Versammlungen vorbeugen möchte, für den gehen wir auf die korrekte Protokollierung im Verein ein.
Als Verein habt ihr zwar keine gesetzliche Verpflichtung, ein Vereinsprotokoll für eure Mitgliederversammlungen und ähnliches zu führen, aber möchtet ihr zukünftigen Problemen mit anstrengenden Mitgliedern aus dem Weg gehen, dann solltet ihr Protokollen Aufmerksamkeit schenken.
Außerdem ist im BGB §58 Abs. 4 geschrieben, dass die Satzung sehr wohl die Beurkundung von Beschlüssen beinhalten soll. Das könnte man also im Sinne eine Protokollführung zu Ergebnissen aus Versammlungen interpretieren.
Weitere Gründe für eine Protokollierung können sein:
In diesem Kapitel geht es weniger um die Form des Protokolls als um relevante Informationen, die sinnvollerweise Teil des Ganzen sein sollten. Da ein schlechtes Protokoll mindestens genau so anfällig auf Anschuldigungen sein kann, wie gar keins. Außerdem zerstört man mit einer schlecht geführten Mitschrift das Vertrauensverhältnis zwischen Protokollführer (meist der Schriftführer) und Mitgliedern. Folgende Datenbestände solltet ihr daher unbedingt in das Protokoll aufnehmen:
Damit ihr die Versammlungsinhalte auch mittel- und langfristig nachvollziehen könnt, sollten außerdem folgende Informationen enthalten sein:
Unterschieden wird zwischen drei verschiedenen Arten von Protokollen: Ergebnisprotokoll, Verlaufsprotokoll und Wortprotokoll. Welche Arten für die unterschiedlichen Versammlungen Sinn machen, erklären wir hier. Die drei Protokolle werden nach Detaillierungsgrad erläutert.
Wie der Name schon sagt: Beim Ergebnisprotokoll steht das Ergebnis im Mittelpunkt. Einzelne Diskussionsbeiträge werden nicht protokolliert, das Dokument enthält (fast) ausschließlich Beschlüsse und Entscheidungen. Ein einfaches Ergebnisprotokoll könnte so aussehen:
Hier ist es nicht notwendig, ein detailliertes Protokoll über Einzelheiten der Entscheidung zu führen. Bei komplexeren Themen wäre diese Form der Protokollierung zu wenig.
Das Verlaufsprotokoll enthält auch komprimierte Wortbeiträge. Es ist nicht notwendig, dass die Mitglieder genau zitiert werden – ihre Ansichten sollten aus dem Protokoll aber klar hervorgehen. Diese Art der Protokollierung empfehlen wir vor allem für Vorstandssitzungen. Beispiel hierfür könnte sein:
Im Wortprotokoll wird wirklich jedes gesprochene Wort dokumentiert. Das ist nur in Ausnahmefällen empfehlenswert, da hier ein erfahrener und schneller Schriftführer benötigt wird. Zum Glück gibt es in der Vorstandsarbeit nur selten Fälle, wo das Wortprotokoll erforderlich ist – es kann aber sinnvoll sein, einzelne Diskussionsbeiträge wörtlich zu zitieren.
Diese Form des Protokolls kann auch ergänzend als Aufnahme geführt werden. Dies aber bitte vorher mit allen Beteiligten abklären. Grundsätzlich werdet ihr diese Form nicht sehr oft verwenden, weil es im Nachgang auch für alle Beteiligten mühsam ist, aus dem Umfang an Informationen die wichtigsten Inhalte rauszulesen.
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Ein Protokoll erfasst und dokumentiert im Idealfall sämtliche relevanten Ergebnisse von Versammlung, Zusammenkünften, Verhandlungen und vielen weiteren (kritischen) Gesprächen. Darüber hinaus dienen die Infos des Protokolls einer Speicherung und Übermittlung an die Mitglieder und den Vorstand über Zustandekommen von Beschlüssen.
Ein Protokoll ist in der Praxis also nichts anderes als ein Beweismittel im Streitfall und bei etwaigen Anfechtungen von Beschlüssen. Im Idealfall fungiert das Protokoll lediglich als Erinnerung an vergangene Termine und Versammlungen, um schnell wieder an alte Punkte anzuknüpfen und keine Zeit zu verlieren.
Kleiner Tipp: Das Protokoll sollte auf jeden Fall von jemanden geführt werden, der sowohl zuhören als auch dokumentieren gleichzeitig kann und auch nicht voreingenommen von Entscheidungen ist. Die Notizen zu Versammlungen sollten unbedingt noch am gleichen Abend oder am nächsten Tag in der Früh ausformuliert und an die anderen Beteiligten geschickt werden. So wird nichts „Wichtiges“ vergessen oder falsch interpretiert.
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Nicht jedes Vereinsmitglied wird die Inhalte einer Sitzung immer gleich auffassen – oft werden sogar Beschlüsse völlig unterschiedlich wahrgenommen. Ein Mitglied könnte dann versuchen, das Versammlungsprotokoll anzufechten. Deshalb ist es wichtig, in der Satzung festzulegen, wer Einspruch gegen das Protokoll einlegen darf und wie das zu geschehen hat. Gibt es eine solche Regelung nicht, kann jeder Versammlungsteilnehmer komplett formlos seinen Einwand anbringen.
Wichtiges Detail: Wird ein Versammlungsprotokoll bei der darauffolgenden Versammlung angefochten, so muss der jeweilige Versammlungsleiter diesem Einspruch unbedingt nachgehen. Sollte der Einspruch gerechtfertigt sein, so muss das Protokoll geändert werden – und zwar mittels eines Protokolleintrages zur laufenden Versammlung.
Grundsätzlich kann ein Mitglied aber jederzeit Einspruch einlegen, es gibt keine Verfallsfrist oder ähnliches. Wobei ihr die Vereinsmitglieder natürlich dazu anhalten solltet, mögliche Einsprüche innerhalb weniger Tage einzubringen, damit kein großer organisatorischer Mehraufwand folgt.
Das heißt, ganz vereinfacht: Beim jeweiligen Tagesordnungspunkt wird das Protokoll der letzten Versammlung vorgelesen. Eines der Mitglieder erhebt Einspruch gegen einen Punkt des Protokolls. Ist dieser faktisch richtig, so muss das Protokoll abgeändert werden.
Möglich ist ein Einspruch auch, wenn sich ein Mitglied durch das Protokoll angegriffen fühlt. Wenn zum Beispiel eine hitzige Diskussion stattgefunden hat und jemand namentlich erwähnt wurde, mit dem Verweis, dass er sich ausfällig verhalten hat, so kann diese Person den Eintrag anfechten. Sollte es sich hier nicht um sachliche Feststellungen, sondern um Beleidigungen oder subjektives Empfinden handeln, dann muss der Eintrag abgeändert werden.
Nicht überall ist es üblich, dass das gesamte Versammlungsprotokoll der vorangegangenen Versammlung vorgelesen wird. Häufig wird es bei der Einladung zur anstehenden Versammlung mitgeschickt. Jedes in der Satzung festgelegte Mitglied hat dann die Chance, Einspruch zu erheben. Das kann sowohl telefonisch, persönlich, via E-Mail oder auch per Brief oder sogar via Fax erfolgen, wenn die Form nicht in der Satzung festgelegt wird.
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