Das Mitgliederprotokoll – Pflicht, Inhalte & Mustervorlage für Deutschland

Es gibt kaum bis keine gesetzlichen Vorschriften für die Protokollführung in Vereinen. Das macht die Situation aber nicht einfacher, denn kein Protokoll zu führen ist auch keine Lösung. Wer Probleme nach Versammlungen vorbeugen möchte, für den gehen wir auf die korrekte Protokollierung im Verein ein.

Stellenwert des Vereinsprotokolls

Als Verein habt ihr zwar keine gesetzliche Verpflichtung, ein Vereinsprotokoll für eure Mitgliederversammlungen und ähnliches zu führen, aber möchtet ihr zukünftigen Problemen mit anstrengenden Mitgliedern aus dem Weg gehen, dann solltet ihr Protokollen Aufmerksamkeit schenken.

Außerdem ist im BGB §58 Abs. 4 geschrieben, dass die Satzung sehr wohl die Beurkundung von Beschlüssen beinhalten soll. Das könnte man also im Sinne eine Protokollführung zu Ergebnissen aus Versammlungen interpretieren.

Weitere Gründe für eine Protokollierung können sein:

  • Als Vereinsvorstand habt ihr eine gesetzliche geregelte Auskunftspflicht gegenüber euren Mitgliedern – dieser lässt sich mit einem entsprechenden Protokoll einfacher nachkommen
  • In Protokollen werden wichtige Beschlüsse festgehalten – bei Uneinigkeiten können sie zur Klärung unterschiedlichster Sachverhalte eingesetzt werden
  • Beschlüsse und wichtige Details werden oft einfach vergessen, wenn sie nicht schriftlich dokumentiert werden. So hat jedes Mitglied am Ende seine eigene Version im Kopf und erinnert sich vor allem an die Dinge, die ihm oder ihr besonders wichtig waren

Mitgliederversammlungen & Covid19

Protokolle hängen eng mit dem Thema der Mitgliederversammlung zusammen. Daher ist es uns ein Anliegen, kurz auf diese in Zeiten von Corona einzugehen. Da es nach wie vor aus gesundheitlicher und rechtlicher Gegebenheit schwierig ist Mitgliederversammlungen indoor auszuführen, haben wir uns diesbezüglich informiert und euch in einem gesonderten Beitrag alle Informationen zur Mitgliederversammlung während Corona zusammengefasst.

Beitrag Vereine und Corona
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Inhaltliche Mindestanforderungen

In diesem Kapitel geht es weniger um die Form des Protokolls als um relevante Informationen, die sinnvollerweise Teil des Ganzen sein sollten. Da ein schlechtes Protokoll mindestens genau so anfällig auf Anschuldigungen sein kann, wie gar keins. Außerdem zerstört man mit einer schlecht geführten Mitschrift das Vertrauensverhältnis zwischen Protokollführer (meist der Schriftführer) und Mitgliedern. Folgende Datenbestände solltet ihr daher unbedingt in das Protokoll aufnehmen:

  • Genaue Beschreibung der Beschlüsse, die getroffen wurden
  • Abstimmungsergebnisse im Detail
  • Hinweis, wenn sich eines der Vereinsmitglieder bei Abstimmungen in eigener Sache seiner Stimme enthaltet

Damit ihr die Versammlungsinhalte auch mittel- und langfristig nachvollziehen könnt, sollten außerdem folgende Informationen enthalten sein:

  • Wo hat die Sitzung stattgefunden?
  • Wann hat sie stattgefunden (Datum & Uhrzeit)?
  • Dauer der Versammlung?
  • Wer war anwesend?
  • Was stand auf der Tagesordnung bzw. was wurde besprochen?
  • Name des Versammlungsleiters & des Protokollführers
  • Unterschriften jener Mitglieder, die das Protokoll laut Vereinssatzung absegnen müssen
Gruppe stimmt bei der Mitgliederversammlung ab
Abstimmungs- und Umfrageergebnisse gehören in jedes Protokoll

Protokollarten zur richtigen Dokumentierung

Unterschieden wird zwischen drei verschiedenen Arten von Protokollen: Ergebnisprotokoll, Verlaufsprotokoll und Wortprotokoll. Welche Arten für die unterschiedlichen Versammlungen Sinn machen, erklären wir hier. Die drei Protokolle werden nach Detaillierungsgrad erläutert.

Das Ergebnisprotokoll

Wie der Name schon sagt: Beim Ergebnisprotokoll steht das Ergebnis im Mittelpunkt. Einzelne Diskussionsbeiträge werden nicht protokolliert, das Dokument enthält (fast) ausschließlich Beschlüsse und Entscheidungen. Ein einfaches Ergebnisprotokoll könnte so aussehen:

  • Darüber wurde abgestimmt: Vorschlag des Vorstandes, ehe. Präsidenten (Name und Geburtsdatum) zum Ehrenpräsidenten zu ernennen
  • Beschluss: Einstimmig angenommen

Hier ist es nicht notwendig, ein detailliertes Protokoll über Einzelheiten der Entscheidung zu führen. Bei komplexeren Themen wäre diese Form der Protokollierung zu wenig.

Das Verlaufsprotokoll

Das Verlaufsprotokoll enthält auch komprimierte Wortbeiträge. Es ist nicht notwendig, dass die Mitglieder genau zitiert werden – ihre Ansichten sollten aus dem Protokoll aber klar hervorgehen. Diese Art der Protokollierung empfehlen wir vor allem für Vorstandssitzungen. Beispiel hierfür könnte sein:

  • Folgender Punkt stand zur Diskussion: Bauliche Erweiterung des Vereinsheim inkl. Aufgabenverteilung.
  • Beschluss: 79:22 für die Umsetzung der Maßnahmen. Aus der Satzung ergibt sich eine Gültigkeit der Abstimmung.
  • Die begründeten Argumente der Gegenstimmen waren: …
  • Daher wurde vereinbart, dass ein neuerlicher Versammlungstermin mit Lösungsvorschlägen ausgemacht wird, um eine Lösung zu finden, die alle zufrieden stellt.

Das Wortprotokoll

Im Wortprotokoll wird wirklich jedes gesprochene Wort dokumentiert. Das ist nur in Ausnahmefällen empfehlenswert, da hier ein erfahrener und schneller Schriftführer benötigt wird. Zum Glück gibt es in der Vorstandsarbeit nur selten Fälle, wo das Wortprotokoll erforderlich ist – es kann aber sinnvoll sein, einzelne Diskussionsbeiträge wörtlich zu zitieren.

Diese Form des Protokolls kann auch ergänzend als Aufnahme geführt werden. Dies aber bitte vorher mit allen Beteiligten abklären. Grundsätzlich werdet ihr diese Form nicht sehr oft verwenden, weil es im Nachgang auch für alle Beteiligten mühsam ist, aus dem Umfang an Informationen die wichtigsten Inhalte rauszulesen.

Führe eine saubere Dokumentenverwaltung mit Zugriffsberechtigungen.

Verwendung eines Protokolls in der Praxis

Ein Protokoll erfasst und dokumentiert im Idealfall sämtliche relevanten Ergebnisse von Versammlung, Zusammenkünften, Verhandlungen und vielen weiteren (kritischen) Gesprächen. Darüber hinaus dienen die Infos des Protokolls einer Speicherung und Übermittlung an die Mitglieder und den Vorstand über Zustandekommen von Beschlüssen.

Ein Protokoll ist in der Praxis also nichts anderes als ein Beweismittel im Streitfall und bei etwaigen Anfechtungen von Beschlüssen. Im Idealfall fungiert das Protokoll lediglich als Erinnerung an vergangene Termine und Versammlungen, um schnell wieder an alte Punkte anzuknüpfen und keine Zeit zu verlieren.

Kleiner Tipp: Das Protokoll sollte auf jeden Fall von jemanden geführt werden, der sowohl zuhören als auch dokumentieren gleichzeitig kann und auch nicht voreingenommen von Entscheidungen ist. Die Notizen zu Versammlungen sollten unbedingt noch am gleichen Abend oder am nächsten Tag in der Früh ausformuliert und an die anderen Beteiligten geschickt werden. So wird nichts „Wichtiges“ vergessen oder falsch interpretiert.

Wo wir mit Vereinsplaner automatisiert unterstützen und Protokolle ergänzen können sind Auswertungen zu Versammlungen (Zu- und Absagen und (anonyme) Umfragen) sowie einer zentralen Datenspeicherung der Protokolle und Dokumente im Onlinespeicher. Schaut euch gerne den Funktionsumfang an und profitiert von einer idealen Vereinsverwaltung.

Besprechung in einer kleiner Gruppe im Verein
Auch interne Besprechungen sollten über ein Protokoll aufgezeichnet werden

Mustervorlage für euer Vereinsprotokoll

Zusätzlich zu diesem Beitrag haben wir ein Musterprotokoll als Word erstellt, das ihr downloaden und gerne verwenden könnt. Das Dokument selbst ist kostenlos und kann von euch nach belieben und eigenen Präferenzen angepasst werden. Die Vorlage ist bereits bei über 100 Vereinen im Einsatz.

Vereinsprotokoll kostenlos downloaden
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Anfechtung durch ein Mitglied

Nicht jedes Vereinsmitglied wird die Inhalte einer Sitzung immer gleich auffassen – oft werden sogar Beschlüsse völlig unterschiedlich wahrgenommen. Ein Mitglied könnte dann versuchen, das Versammlungsprotokoll anzufechten. Deshalb ist es wichtig, in der Satzung festzulegen, wer Einspruch gegen das Protokoll einlegen darf und wie das zu geschehen hat. Gibt es eine solche Regelung nicht, kann jeder Versammlungsteilnehmer komplett formlos seinen Einwand anbringen.

Wichtiges Detail: Wird ein Versammlungsprotokoll bei der darauffolgenden Versammlung angefochten, so muss der jeweilige Versammlungsleiter diesem Einspruch unbedingt nachgehen. Sollte der Einspruch gerechtfertigt sein, so muss das Protokoll geändert werden – und zwar mittels eines Protokolleintrages zur laufenden Versammlung.

Grundsätzlich kann ein Mitglied aber jederzeit Einspruch einlegen, es gibt keine Verfallsfrist oder ähnliches. Wobei ihr die Vereinsmitglieder natürlich dazu anhalten solltet, mögliche Einsprüche innerhalb weniger Tage einzubringen, damit kein großer organisatorischer Mehraufwand folgt.

Das heißt, ganz vereinfacht: Beim jeweiligen Tagesordnungspunkt wird das Protokoll der letzten Versammlung vorgelesen. Eines der Mitglieder erhebt Einspruch gegen einen Punkt des Protokolls. Ist dieser faktisch richtig, so muss das Protokoll abgeändert werden.

Möglich ist ein Einspruch auch, wenn sich ein Mitglied durch das Protokoll angegriffen fühlt. Wenn zum Beispiel eine hitzige Diskussion stattgefunden hat und jemand namentlich erwähnt wurde, mit dem Verweis, dass er sich ausfällig verhalten hat, so kann diese Person den Eintrag anfechten. Sollte es sich hier nicht um sachliche Feststellungen, sondern um Beleidigungen oder subjektives Empfinden handeln, dann muss der Eintrag abgeändert werden.

Nicht überall ist es üblich, dass das gesamte Versammlungsprotokoll der vorangegangenen Versammlung vorgelesen wird. Häufig wird es bei der Einladung zur anstehenden Versammlung mitgeschickt. Jedes in der Satzung festgelegte Mitglied hat dann die Chance, Einspruch zu erheben. Das kann sowohl telefonisch, persönlich, via E-Mail oder auch per Brief oder sogar via Fax erfolgen, wenn die Form nicht in der Satzung festgelegt wird.

Mobile App und Webanwendung

Mit der kostenlosen Mitgliederapp immer und überall up-to-date sein und zusätzlich als Vorstand von der Webanwendung profitieren. Uns ist es wichtig, die Kommunikation und Organisation auf allen Ebenen bequemer und effizienter zu gestalten.