Kassa- bzw. Rechnungsprüfungen haben nicht nur den Zweck der Transparenz, sondern sollen frühzeitig dem Verein seine finanzielle Lage aufzeigen. Eine koordinierte Rechnungsprüfung ist das Um und Auf in einem intakten Verein.
Die Rechnungsprüfung ist ein offizieller Akt im Verein, der von zwei unabhängigen Vereinsmitgliedern (nicht aus dem Vorstand) durchgeführt wird. Diese Prüfung findet einmal pro Finanzjahr statt. In Österreich muss jeder Verein gemäß § 5 Abs 5 VereinsG 2002 mindestens zwei RechnungsprüferInnen haben. Die Bestellung der Rechnungsprüfer erfolgt durch die Mitgliederversammlung.
Wie eingangs erwähnt dürfen keine Personen aus dem Vorstand die Funktion des Rechnungsprüfers übernehmen (Infos zu den Vereinsorganen in Österreich). In Frage kommen grundsätzlich alle qualifizierten Vereinsmitglieder, die sich eine solche Rechnungsprüfung zutrauen und dafür in der Mitgliederversammlung des Vereins auch als fähig angesehen und gewählt werden.
Warum keine Vorstandsmitglieder (v.a. nicht der Schatzmeister) Rechnungsprüfer sein dürfen, hat den Grund des Interessenskonfliktes. Eigene Geldbewegungen neutral zu begutachten ist in der Praxis einfach eine Schwierigkeit – außerdem schafft es Vertrauen im Verein, wenn eine neutrale Person diese Aufgabe übernimmt.
Das Vereinsrecht gibt keine Vorschriften, die das Amt des Rechnungsprüfers (auch Kassaprüfer genannt) oder zum Ablauf der Überprüfung des Vereinsvermögens und der Einnahmen und Ausgaben. Wie die Rechnungsprüfung und die Tätigkeiten des Rechnungsprüfers zu erfolgen haben, kann in den jeweiligen Statuten verankert werden.
Zwei Rechnungsprüfer werden von der Mitgliederversammlung auf eine bestimmte Dauer (Legislaturperiode) Jahren gewählt. Wiederwahl ist möglich. Die Rechnungsprüfer dürfen keinem Organ, mit Ausnahme der Generalversammlung angehören.
Den Rechnungsprüfern obliegen die laufende Geschäftskontrolle sowie die Prüfung der Finanzgebarung des Vereins im Hinblick auf die Ordnungsmäßigkeit der Rechnungslegung und die statutengemäße Verwendung der Mittel. Der Vorstand hat den Rechnungsprüfern die erforderlichen Unterlagen vorzulegen und die erforderlichen Auskünfte zu erteilen. Die Rechnungsprüfer haben dem Vorstand über das Ergebnis der Prüfung zu berichten.
Rechtsgeschäfte zwischen Rechnungsprüfern und Verein bedürfen der Genehmigung durch die Generalversammlung. Im Übrigen gelten für die Rechnungsprüfer die Bestimmungen des § 11 Abs. 8 bis 10 sinngemäß.
Die genaue Vorgehensweise zu einer Rechnungsprüfung ist dem Prüfer selbst überlassen bzw. sollte in den Grundzügen in den Vereinsstatuten geregelt werden. Den Umfang einer Rechnungsprüfung beschreiben wir noch weiter unten in diesem Beitrag. Dies kann von einer bloßen Prüfung des Kassenbuchs (Ein-/Ausgabenrechnung) bis hin zu einer Prüfung der doppelten Buchführung gehen. Bei zweiterem wird Einsicht in sämtliche Bücher, Bestände und Abschlüsse genommen und zumeist fachspezifisches Wissen (z.B. eines Steuerberaters) vorausgesetzt.
Folgende Aufgaben hier nochmal im Überblick:
Ein Abschlussprüfer ist beim Verein zusätzlich zu den beiden Rechnungsprüfern einzuberufen, wenn ein erweiterter Jahresabschluss vorgeschrieben ist. Ein Verein muss diesen an Stelle der Einnahmen-/Ausgabenrechnung als Gewinn- und Verlustrechnung erstellen, wenn in zwei aufeinander folgenden Rechnungsjahren die gewöhnlichen Einnahmen oder gewöhnlichen Ausgaben jeweils höher als drei Millionen Euro waren oder das jährliche Aufkommen an im Publikum gesammelten Spenden jeweils höher als eine Million Euro war.
Wir haben gemeinsam mit einem Rechtsexperten (Anwalt) einen Downloadbereich mit 35 Dokumenten als Word-Muster erstellt. Unter anderem auch Dokumente rund um den Jahresbericht des Kassiers und für eine geordnete Arbeit des Rechnungsprüfers.
Die Rechnungsprüfer müssen muss jeder Verein zwei Rechnungsprüfer bestellen – haben die Finanzgebarung des Vereins im Hinblick auf die Ordnungsmäßigkeit der Rechnungslegung und die statutengemäße Verwendung der Mittel innerhalb von vier Monaten ab Vorliegen der Einnahmen-/Ausgabenrechnung zu prüfen. Darüber müssen sie dem Vorstand des Vereins berichten. Da ein Rechnungsprüfer mit seinem Amt eine gewisse Verantwortung und Haftung übernimmt, sollte er über die notwendigen Kenntnisse verfügen, um seinen gesetzlichen und statutarischen Verpflichtungen nachkommen zu können.
Es geht also primär darum, ob der Vorstand/Schatzmeister die Vereinsfinanzen ordnungsgemäß erfasst und verbucht hat. Ebenso im Sinne der Sparsamkeit und im Interesse des Vereins und dessen Zwecks gehandelt hat. Die Finanzen sollten dabei sorgfältig und nachvollziehbar unter Einhaltung der Buchungsvorschriften durchgeführt worden sein. Zusammengefasst:
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Wie bereits erwähnt, die Rechnungsprüfer müssen die Rechtsmäßigkeit der Rechnungslegung und die statutengemäße Verwendung der internen Vereinsmittel innerhalb von vier Monaten ab Erstellung der Einnahmen- und Ausgabenrechnung prüfen. Danach haben die Rechnungsprüfer das Ergebnis dem Leitungsorgan (Vorstand) und einem eventuell bestehenden Aufsichtsorgan (Abschlussprüfer) zu berichten.
Das Leitungsorgan wiederum hat danach die Vereinsmitglieder über die geprüfte Einnahmen-/Ausgabenrechnung zu informieren. Die Einnahmen-/Ausgabenrechnung samt Vermögensübersicht wird zum Ende des Rechnungsjahrs vom Vorstand innerhalb von fünf Monaten erstellt.
Zum Ablauf selbst gibt es keine konkrete gesetzliche Vorgabe. Es bleibt dem Verein letztendlich selbst überlassen, was in den Vereinsstatuten festgelegt wird. Es gibt viele Beispiele, wie eine inhaltliche Vorgehensweise aussehen kann. Wir möchten hier ein solches Beispiel geben, um euch dabei zu unterstützen. Desto genauer diese Prüfung einmal im Jahr gemacht wird umso weniger Beanstandungen sind durch die Mitgliederversammlung zu erwarten.
Rechnungsprüfer selbst sind ein „Kontrollorgan“ und haben daher mit den zuvorgegangenen Prozessen des Leitungsorgans keine direkte Verbindung. In diesem Fall kann auch keine Haftung auf die Rechnungsprüfer übertragen werden. Ein Rechnungsprüfer kann bei umfangreichen Prozessen keine 100%ige Garantie auf die Richtigkeit aller Prozesse und Vorgänge, sowie Ergebnisse geben.
Dies zählt natürlich nicht, wenn ein Rechnungsprüfer fahrlässig oder bewusst unter falschem Vorsatz handelt. Das kann auch der Fall sein, wenn der Rechnungsprüfer bewusst falsch getätigte Buchungen des Vorstandes verschwinden lässt bzw. ignoriert. Sprich wenn der Rechnungsprüfer und der Vorstand zusammenarbeiten. Hier könnte eine Haftung nach § 826 BGB (sittenwidrige vorsätzliche Schädigung) bestehen.
Es gilt, dass ein freiwillig einberufener Kassenprüfer nach bestem Wissen und Gewissen zu handeln hat und durch seine Durchführung der Prüfung systematisch Fehler und Missstände aufdecken kann. Was aber eben nicht heißt, dass alle Fehler auffallen.
Abschließend kann gesagt werden, dass die Rolle des Rechnungsprüfers und der Prüfungsprozess selbst eine für einen intakten Verein extrem wichtige Handlung ist. Es baut nicht nur Vertrauen zwischen Vorstand und den Mitgliedern auf, sondern lässt frühzeitig Fehler erkennen und diesen entgegenwirken.
Desto genauer das Team rund um den Vorstand und des Schatzmeisters ist, umso einfacher und korrekter wird auch die Rechnungsprüfung sein. Solltest Du diese Funktion übernehmen, versuche sachlich zu handeln und mit kühlem Kopf einen Fokus auf das Wesentliche Im Verein zu legen.
Bitte beachtet, dass dieser Beitrag als Erstinformation zum genannten Thema zu sehen ist. Er erhebt weder Anspruch auf Vollständigkeit, noch übernimmt er eine Haftung für Richtigkeit der Informationen. Dieser Beitrag kann in keinster Weise eine professionelle Rechtsberatung ersetzen und jede Person, die sich ernsthaft mit dem Thema der Übungsleiterpauschale in einem Verein auseinandersetzt, sollte zu gegebener Zeit einen Rechtsexperten konsolidieren.
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