Die wichtigsten Tipps zur ordnungsgemäßen Aufbewahrung von Dokumenten in deutschen Vereinen

In deutschen Vereinen gibt es strenge Aufbewahrungspflichten für eine Vielzahl von Dokumenten. Erfahre, welche Unterlagen Vereine aufbewahren müssen, um gesetzlichen Anforderungen nachzukommen.

Welche Dokumente muss ein Verein aufbewahren?

Die Aufbewahrungspflicht von Dokumenten ist für Vereine in Deutschland von großer Bedeutung, da sie nicht nur für die interne Organisation des Vereins wichtig ist, sondern auch für die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften hinsichtlich der Gemeinnützigkeit und der steuerlichen Grundlage für das Finanzamt. Doch welche Dokumente und vor allem wie lange muss ein Verein in Deutschland aufbewahren?

Desto vollständiger aufbewahrt wird, umso besser ist es für euch im Falle einer (Finanz-)Prüfung oder bei rechtlichen Fragen der eigenen Mitglieder (z.B. bei Beschlüssen und Wahlen). Deswegen empfehlen wir folgende Daten und Dokumente im Falle einer Prüfung leicht zugänglich zu haben:

  • Satzung und Änderungen der Satzung
  • Protokolle der Mitgliederversammlungen
  • Protokolle der Vorstandssitzungen
  • Beschlüsse der Mitgliederversammlungen
  • Liste der Mitglieder mit Anschriften
  • Buchungsbelege und -unterlagen
  • Belege für Spenden und Zuwendungen
  • Unterlagen zu Auflösung und Auflösungsbeschlüsse

Neben den oben genannten Unterlagen gibt es auch noch weitere Dokumente, die von Vereinen aufbewahrt werden müssen, um gesetzlichen Anforderungen nachzukommen. Dazu gehören beispielsweise:

  • Unterlagen zur Steuererklärung
  • Unterlagen zu Sozialversicherungen
  • Unterlagen zu Arbeitsverträgen und -bedingungen
  • Unterlagen zu den besonderen Förderungen des Vereins
  • Unterlagen zu den Finanzen des Vereins

Es ist in jedem Fall wichtig, dass diese Unterlagen sorgfältig aufbewahrt werden, um im Falle einer Prüfung durch das Finanzamt oder einer anderen Behörde die Gemeinnützigkeit des Vereins nachweisen zu können.

Mann verzweifelt wegen schlechtem Dokumentenmanagement im Verein
Bei einem schlechten Wissenmanagements wird die Steuerprüfung zum bösen Erwachen.

Wie lange ist die Aufbewahrungspflicht in Deutschland?

In Deutschland gibt es unterschiedliche Fristen für die Aufbewahrungspflicht von Dokumenten, abhängig von der Art des Dokuments und dem Zweck der Aufbewahrung. Im Allgemeinen gelten jedoch beispielhaft folgende Fristen:

  • Unterlagen zu Arbeitsverträgen und -bedingungen: 4 Jahre
  • Buchungsbelege und -unterlagen: 6 Jahre
  • Unterlagen zu Steuern: 10 Jahre
  • Bilanzen und Jahresabschlüsse: 10 Jahre
  • Belege für Spenden und Zuwendungen: 10 Jahre
Dokumente in einem Ordner werden von zwei Personen besprochen
Legt Daten sauber ab und teilt die Information mit mindestens einer zweiten Person im Verein

Wie funktioniert Datenmanagement und die Aufbewahrung im Verein im Jahr 2023?

In diesem Zusammenhang, bietet die Digitalisierung von Dokumenten viele Vorteile, darunter die Einsparung von Platz, die Verbesserung der Zugänglichkeit und die Möglichkeit, Dokumente schnell und einfach zu teilen. Allerdings gibt es auch einige Dinge, die beachtet werden müssen, um sicherzustellen, dass digitale Dokumente richtig aufbewahrt werden. Folgende 5 Themen solltest du in diesem Zusammenhang Beachtung schenken:

1. Verwende eine geeignete Speichermethode
Es gibt verschiedene Möglichkeiten, digitale Dokumente zu speichern, darunter externe Festplatten, Cloud-Speicherdienste und Netzwerklaufwerke. Wähle die für deine Bedürfnisse am besten geeignete Speichermethode aus.
2. Sichere deine Dokumente
Stelle sicher, dass du regelmäßig Backups von deinen digitalen Dokumenten erstellst, um sie im Falle von Datenverlust oder -beschädigung wiederherstellen zu können.
3. Verwende passwortgeschützte Verzeichnisse oder Dokumente:
Stelle sicher, dass du deine digitalen Dokumente in passwortgeschützten Verzeichnissen oder Dokumenten speicherst, um den Zugriff darauf zu beschränken.
4. Verwende geeignete Software
In manchen Vereinen gibt es möglicherweise Beschränkungen bei der Stimmrechtübertragung, zum Beispiel kann es vorgesehen sein, dass das Stimmrecht nur an bestimmte Personen übertragen werden darf. Es ist wichtig, dass du die Satzung des Vereins und die geltenden Gesetze überprüfst, um sicherzustellen, dass du dein Stimmrecht an eine zulässige Person überträgst.
5. Verwende sinnvolle Verzeichnisse und Dateinamen
Stelle sicher, dass du deine digitalen Dokumente in beschriftbaren Verzeichnissen und mit beschreibenden Dateinamen speicherst, um sie leicht wiederzufinden.

Einen Tipp, den wir dir diesbzgl. Noch am Rande mitgeben möchten. Schaue gerne bei unserem Onlinespeicher für Vereine vorbei. Dieser bietet dir sämtliche Vorteile für eine sauberes dsgvo-konformes Datenmanagement inkl. Zugriffsberechtigung.

Führe eine moderne Dokumentenverwaltung mit Zugriffsberechtigungen.

Was passiert bei einem Vorstandswechsel hinsichtlich der Aufbewahrungsfrist und der Übergabe?

Zunächst ist es wichtig zu beachten, dass die Aufbewahrungsfristen für die Dokumente des Vereins weiterhin gelten, auch wenn es einen Vorstandswechsel gibt. Dies bedeutet, dass alle Dokumente, die aufbewahrt werden müssen, weiterhin aufbewahrt werden müssen, bis die Aufbewahrungsfrist abgelaufen ist.

Bei einem Vorstandswechsel ist es wichtig, dass der ausscheidende Vorstand dem neuen Vorstand alle wichtigen Dokumente des Vereins übergibt, darunter Satzung, Protokolle (Beitrag samt Vorlage), Mitgliederlisten, Buchungsbelege und Unterlagen zu Steuern, Sozialversicherungen, Arbeitsverträgen und Versicherungen. Es empfiehlt sich, eine Liste der wichtigen Dokumente zu erstellen und zu überprüfen, um sicherzustellen, dass alle erforderlichen Dokumente übergeben werden.

Denn kommt man im Nachhinein drauf, dass der ausgeschiedene Vorstand seine Pflichten hinsichtlich der Aufbewahrung von wichtigen Dokumenten verletzt hat, dann kann dieser auch nachträglich noch zur Rechenschaft gezogen werden. Dies ist aber meist mit einem enormen Aufwand verbunden und daher sollte dies bestmöglich vermieden werden.

Wir haben euch einen Beitrag zum Vorstandswechsel vorbereitet, der auf den Prozess des Wechsels noch einmal genauer eingeht. Beachtet ihr die Informationen zum Wissensmanagement und die Anleitung zum Vorstandswechsel, werdet ihr kaum Probleme in Bezug auf Datenverlust haben.

Was passiert wenn man versehentlich Dokumente gelöscht hat?

Wenn man versehentlich Dokumente gelöscht hat, können je nach Art der Dokumente und den Umständen, unter denen sie gelöscht wurden, unterschiedliche rechtliche Folgen entstehen.

In manchen Fällen könnten die gelöschten Dokumente ersetzt oder neu erstellt werden, ohne dass rechtliche Konsequenzen entstehen. In anderen Fällen könnten die gelöschten Dokumente jedoch wichtig für geschäftliche oder rechtliche Verpflichtungen sein und deren Fehlen könnte negative Auswirkungen haben.

Wenn die gelöschten Dokumente für geschäftliche oder rechtliche Verpflichtungen wichtig sind und ihr Fehlen zu Schäden führt, könnten rechtliche Schritte gegen die Person oder den Verein eingeleitet werden, die für das Löschen verantwortlich sind. Dies könnte im "Worst Case" zu finanziellen Strafen oder Schadenersatzansprüchen führen.

Es ist daher wichtig, dass man vorsichtig damit umgeht, wichtige Dokumente zu löschen und dass man regelmäßig Backups von wichtigen Dokumenten erstellt, um im Falle von Datenverlust oder -beschädigung eine Kopie zur Verfügung zu haben. Auf diese Weise können negative rechtliche Folgen vermieden werden.

Checkliste und Tools aus der Praxis

Wir möchten euch abschließend eine Checkliste und sinnvolle Tools aus der Praxis vorstellen zum Thema Wissensmanagement ganz allgemein mitgeben. Die Checkliste ist ein einfaches Worddokument, das ihr nach Belieben erweitern könnt und welches euch hilft Infos zu einzelnen Prozessen korrekt fürs Wissensmanagement zu dokumentieren.

Unterstützung beim richtigen Aufbau des Wissensbereich
Checkliste herunterladen

Ein Tool, welches wir genau aufgrund von Wissensverluste in den eigenen Vereinen ins Leben gerufen wurde, ist unser Vereinsplaner. Wir standen damals ebenfalls vor der Situation, dass vor Veranstaltungen, Vorstandswechseln oder Ausflügen immer wieder dieselben Informationen der Vorjahre gefehlt haben. Das hat angefangen bei Preisvergleichen der Busunternehmen und ging bis hin zu Geldern, die wir von Sponsoren erhalten haben – wir haben jedes Jahr wieder bei „Null“ angefangen. Das hat uns nicht nur extra Verwaltungsaufwand, sondern am Ende des Tages auch viel Geld gekostet.

Wir haben den Vereinsplaner über die letzten Jahre sukzessive erweitert, um Wissen und Prozesse sauber über ein Tool automatisiert abzuwickeln und zu speichern. Dies beginnt bei der Mitgliederverwaltung, geht über einen Onlinespeicher bis hin zu einer Finanz- und Inventarverwaltung. Die einzelnen Bereiche können natürlich individuell mit Berechtigungen an einzelne Personen freigeschalten werden.

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Wir haben gemeinsam mit neun Experten aus der Praxis ein 98-seitiges ePaper zu aktuellen Themen rund um das Vereinswesen verfasst. Das ePaper beinhaltet 5 Kapitel und 15 Themengebiete zu wichtigen Bereichen rund um die Organisation, Mitglieder, Förderungen, Sponsoren, Steuern uvm. Also genau das richtige nach eurer erfolgreichen Gründung. Du kannst das Handbuch als kostenlosen Download auf der Vereinshandbuch Webseite herunterladen.

Mobile App und Webanwendung

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