Pauschale Aufwandsentschädigungen ermöglichen es Vereinen, ehrenamtliche Helfer für ihre Tätigkeit zu entlohnen. Was das konkret für Vereine bedeutet erklären wir in diesem Blogbeitrag.
Vereinsarbeit ist ehrenamtliche Arbeit. Das heißt, dass sie im Normalfall freiwillig und ohne finanzieller Entlohnung erfolgt. Vereinsmitglieder verfolgen ihr Amt, weil sie aus eigener Überzeugung an der Erfüllung des Vereinszweckes arbeiten wollen. Deshalb entsteht auch bei den meisten Mitgliedern kein Arbeitsverhältnis.
Dennoch hat der Verein die Möglichkeit, ehrenamtliches Engagement mit einer Aufwandsentschädigung zu honorieren. Bekannt sind hier vor allem die Ehrenamts- und die Übungsleiterpauschale. Es gibt aber auch noch weitere Varianten – zum Beispiel die steuerfreie Erstattung von Aufwänden. Mehr zur Aufwandsentschädigung in deutschen Vereinen erfahrt ihr hier.
Bitte beachte, dass dieser Beitrag nicht als (Steuer-)Rechtsberatung zu sehen ist, sondern als erste Informationsquelle dienen soll. Wir empfehlen jedem Verein sich ausgiebig mit der Thematik zu beschäftigen und gegebenenfalls einen Rechtsexperten zu kontaktieren.
Die pauschale Aufwandsentschädigung ermöglicht es gemeinnützigen Vereinen, ehrenamtliche Helferinnen und Helfer für ihren Aufwand steuerfrei zu entschädigen.
Unter den Begriff der pauschalen Aufwandsentschädigung fallen sowohl die Ehrenamtspauschale als auch der Übungsleiterfreibetrag.
Die maximale Höhe der Ehrenamtspauschale beträgt 840 € pro Person pro Jahr, mit dem Übungsleiterfreibetrag können bis zu 3.000 pro Jahr an einen Helfer ausbezahlt werden.
Die Ehrenamtspauschale darf für sämtliche ehrenamtliche Tätigkeiten ausbezahlt werden. Bei der Übungsleiterpauschale gibt es strengere Vorgaben – sie dient vor allem für die Entlohnung von Trainern, Erziehern, Künstlern und Betreuern in gemeinnützigen, mildtätigen oder kirchlichen Vereinen. Mehr dazu findest du in diesem Beitrag – mehr über die Übungsleiterpauschale.
Beide Pauschalen dürfen nicht für dieselbe Tätigkeit kombiniert werden. Dennoch darf der Verein dem Mitglied beide Entschädigungen für unterschiedliche Tätigkeiten auszahlen.
Grundsätzlich sind eigentlich auch Aufwandsentschädigungen steuerpflichtig. Allerdings gibt es Freibeträge bei ehrenamtlichen Tätigkeiten. Erst wenn diese überschritten werden, fallen für den Mehrbetrag Steuern an.
Die pauschale Aufwandsentschädigung kann an jede Person ausbezahlt werden, die ehrenamtlich im Verein mithilft – außer an den Vorstand. Das bedeutet: Ein Helfer muss kein Vereinsmitglied sein, damit ihr ihn entschädigen könnt. Eines gilt es allerdings zu beachten, wenn jemand in mehreren Vereinen mithilft: Für den Höchstbetrag der jeweiligen Aufwandsentschädigung werden alle Beträge zusammengerechnet, die jemand innerhalb eines Kalenderjahres für ehrenamtliche Tätigkeiten erhält.
Wenn es auch den Vorständen möglich sein soll, dass sie eine Aufwandsentschädigung bekommen, müsst ihr das in der Vereinssatzung festlegen.
Grundsätzlich darf ein Verein für jede ehrenamtliche Tätigkeit eine Aufwandsentschädigung zahlen – auch an Personen, die keine Mitgliedschaft abgeschlossen haben. Welche Art der Tätigkeit jemand ausführt, entscheidet darüber, ob er die Ehrenamtspauschale oder die größere Übungsleiterpauschale steuerfrei erhalten darf.
Ausgeschlossen von beiden Entschädigungen ist der Vorstand bzw. die allgemeinen Vorstandspflichten. Es sei denn, folgender Absatz wird in den Vereinsstatuten festgeschrieben:
„Der Vorstand/Die Mitgliederversammlung kann bei Bedarf und unter Berücksichtigung der Haushaltslage beschließen, dass Vereins- und Organämter entgeltlich auf der Grundlage eines Dienstvertrages oder gegen Zahlung einer pauschalierten Aufwandsentschädigung ausgeübt werden.“
Wird eine Aufwandsentschädigung unrechtmäßig steuerfrei ausbezahlt, so kann das für den Verein den Verlust der Gemeinnützigkeit bedeuten. Außerdem haften der Verein und der Vorstand für Fehler in diesem Bereich. Beim Vorstand kann sogar das Privatvermögen für die Haftung herangezogen werden.
Dem Vorstand ist es nicht gestattet, Entschädigungen für die Arbeitszeit im Verein zu erhalten – finanzielle Aufwände dürfen ihm aber sehr wohl erstattet werden. Das bedeutet, dass Hotelrechnungen oder Benzinkosten für die Teilnahme an einem Verbandstreffen erstattungsfähig sind, dadurch verloren gegangene Verdienstmöglichkeiten im Unternehmen des Vorstandes jedoch nicht – es sei denn, hierfür wird eine extra Klausel in der Vereinssatzung eingefügt.
Folgende Voraussetzungen müssen erfüllt sein, damit ein Vorstand Aufwände erstattet bekommen kann:
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Ja, in Deutschland werden Aufwandsentschädigungen zu den Einkünften gezählt – damit sind sie auch steuerpflichtig. Jedoch wurden mit der Ehrenamtspauschale und der Übungsleiterpauschale Freibeträge festgelegt. Überschreiten Aufwandsentschädigungen diese Freibeträge nicht, so bleiben die Entschädigungen sowohl steuer- als auch sozialversicherungsfrei.
Wichtig: Zur Berechnung werden alle Aufwandsentschädigungen herangezogen, die eine Person innerhalb eines Kalenderjahres aus unterschiedlichen Quellen bezieht. Einkünfte, welche die jeweiligen Freibeträge überschreiten, müssen vom Empfänger versteuert werden. Und auch der Verein ist verpflichtet, in diesem Fall Lohnsteuer und Sozialversicherungsbeiträge abzugeben.
Ausgenommen davon sind Sachkosten, für die der Betroffene eine Quittung vorweisen kann – diese bleiben steuerfrei. Verdient er allerdings für seine ehrenamtliche Tätigkeit mehr, als er dafür aufwendet, wird von einer Absicht zur Einkünfteerzielung ausgegangen.
Obwohl für ehrenamtliche Tätigkeiten im Rahmen der Ehrenamtspauschale bzw. der Übungsleiterpauschale keine Lohnsteuer und Sozialversicherungsbeiträge anfallen, ist die Umsatzsteuer grundsätzlich verpflichtend. Es gibt allerdings Ausnahmen, wenn:
Jeder ehrenamtliche Helfer hat die Möglichkeit, eine Aufwandsentschädigung abzulehnen und darauf zu verzichten. Passiert das, gilt dieser Verzicht als Aufwandsspende an den Verein. Der Verein muss deshalb eine Spendenbescheinigung an den Helfer ausstellen – eine finanzielle Transaktion ist aber nicht erforderlich.
Der Verein muss dennoch über genügend Geldmittel verfügen, damit er die (nicht durchgeführte) Entschädigung zahlen hätte können. Ist das nicht der Fall, könnte der Vorwurf fehlender Ernsthaftigkeit im Raum stehen – der Verzicht auf Entschädigung wird dann vom Finanzamt nicht als Spende anerkannt. Grund dafür ist, dass die Leistung ja bereits erbracht wurde, bevor das Mitglied offiziell auf seine Entschädigung verzichten kann.
Im Rahmen der Buchhaltung solltet ihr deshalb unbedingt nachweisen können, dass ihr zuvor zugesagte Aufwandsentschädigungen auch wirklich bezahlen könntet. Weitere Infos zum Thema Spenden findet ihr in diesem Beitrag.
