Vereine und die Spendenbescheinigung

Das Thema rund um Spendeneinnahmen ist in vielen Vereinen essentiell, um den Vereinszweck ordnungsgemäß ausüben zu können. Was sind die Möglichkeiten, Voraussetzungen und vor allem eure Pflichten, die ihr als Verein habt?

Allgemeines zum Thema Spenden

Was sind Spenden im Verein?

Bevor wir auf die Spendenarten und Voraussetzungen zu sprechen kommen, möchten wir einen kurzen Einblick geben, wie der Begriff der „Spende“ definiert wird. Es handelt sich dabei um eine freiwillige Zuwendung des Spendengebers gegenüber dem Spendenempfängers in den Bereichen der Religion, Wissenschaft, Kultur, Gemeinnützigkeit oder Mildtätigkeit.

Empfänger können unter anderem Vereine, Hilfsorganisationen, Stiftungen oder Religionsgemeinschaften sein. Freiwillig bedeutet, dass vom Empfänger keine Gegenleistung erbracht wird. Grundsätzlich wird in mehrere Arten unterschieden – die beiden gängigsten sind Sach- oder Geldspenden.

Steuerliche Auswirkung von Spenden

Spenden sind im Falle von gemeinnützigen Organisationen steuerfrei. Die Gemeinnützigkeit wird dabei vom Finanzamt bestimmt/freigegeben. Informationen dazu findet ihr in folgendem Beitrag – Voraussetzung gemeinnütziger Verein. Seid ihr als solcher Verein bewilligt, könnt ihr eine Spendenbescheinigung ausstellen. Dazu gibt es offizielle Vorlagen des Bundesfinanzministeriums – dazu aber später mehr.

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Relevante Spendenarten für Vereine

Was ihr bei einer Spende beachten müsst, hängt konkret mit der Art der Spende zusammen. Grob gesagt gibt es zwei Arten: Sach- und Geldspenden, jedoch kann man zweitere wiederum in Aufwandsspende und Vergütungsspende unterteilen. Nachfolgend gehen wir auf die in Summe vier Spendenarten ein.

Sachspende an den Verein

Wie der Name bereits sagt, handelt sich bei einer Sachspende, um Zuwendung eines Gegenstandes zur Überlassung an den Verein. Das kann Sportequipment sein, aber auch ein PKW bis hin zu Ausrüstung fürs Vereinsheim. Wichtig bei Sachspenden ist es den tatsächlichen Wert zu bestimmen, damit festgestellt werden kann, wie hoch die Spende ist.

Bei neuen Waren ist dies weniger das Problem, da die tatsächliche Rechnung des Gegenstandes vorliegt. Bei Gebrauchtwaren hingegen muss eine valide Wertschätzung stattfinden. Dies könnt ihr auf Basis von Abschreibungstabellen durchführen – Link zur Afa Tabelle des Bundesfinanzministeriums in Deutschland. Wichtig ist es hier realitätsgetreu zu schätzen, da eine falsche Angabe zu einer Haftung und Verlust der Gemeinnützigkeit führen kann.

Geldspende an den Verein

Geldzuwendungen sind relativ einfach erklärt. Auf Basis einer Freiwilligkeit und ohne Gegenleistung wechselt ein Geldbetrag vom Spendengeber zum Spendenempfänger. Von einer echten Geldzuwendung spricht man in diesem Fall, wenn tatsächlich das Geld zum Verein fließt (Bar oder Überweisung) und nicht wie bei Aufwands- oder Vergütungsspenden in anderen Formen vergütet wird.

Aufwandsspende im Verein

Ausgangslage dieser Spendenart ist, dass in einem Verein zu unterschiedlichen Aufwendungen in einem Vertrag oder der Satzung die Höhe der Vergütung dieser definiert ist. Beispiele für Aufwendungen können die private Fahrt mit dem PKW sein, selbstbezahlte Verpflegung oder eigens verwendete Büromittel sein.

Dabei muss der Spendengeber nach Vollstreckung der Aufwendung auf die Vergütung durch den Verein verzichten. Es ist nicht zulässig im Vorhinein schon zu sagen, dass man keine Erstattung dafür möchte. Warum es sich um eine Form der Geldspende handelt, hat den Grund, dass der Prozess so gesehen wird, als wenn der Verein die Aufwendung erstattet und das Geld gleich wieder zurück an den Verein gespendet wird.

Wo in der Realität also kein tatsächlicher Zahlungsverkehr stattfindet, muss der Verein in den Büchern sehr wohl einen Zahlungsausgang eintragen und den Spendeneingang ebenso.

Vergütungsspende im Verein

Last but not least, die Vergütungsspende. Dabei handelt es sich ähnlich der Aufwandsspende, um eine Form der Geldspende. Zum Unterschied wird hier nicht auf eine materielle Aufwendung verzichtet, sondern auf die Vergütung einer geleisteten Arbeitszeit. Auch auf diese Vergütung darf nicht im Vorhinein verzichtet werden und die Entschädigungen müssen vorab in der Satzung oder einem Vertrag definiert sein.

Bei Aufwands- und Vergütungsspenden wird das offizielle Formular für Geldzuwendungen/Mitgliedsbeitrag verwendet, jedoch mit dem Unterschied, dass unter „Es handelt sich um den Verzicht auf Erstattung von Aufwendungen“ JA angekreuzt wird.

Voraussetzungen für die Spendenbescheinigung

Die amtlich nachgewiesene Gemeinnützigkeit des Empfängers ist erforderlich, um eine Spendenbescheinigung ausstellen zu können. Das jeweilige Finanzamt bestätigt dies mit einem sogenannten Freistellungsbescheid.

Handelt es sich bei euch um einen neu gegründeten Verein ohne Steuererklärungen, dann stellt das Finanzamt einen vorläufigen Freistellungsbescheid auf 18 Monate aus. Mit dem ersten Steuerbescheid und einer positiven Entscheidung kann das Finanzamt einen vollständigen Freistellungsbescheid auf die Dauer von 5 Jahren bewilligen.

Auf was es für die Bewilligung der Gemeinnützigkeit im Detail ankommt, findet ihr in unserem Beitrag.

Ausstellung einer Spende in der Praxis

Nehmen wir an es findet ein Finanzfluss eines Spendengebers in Höhe von 500 Euro an den Verein statt. Dann gehört die offizielle Vorlage des Finanzamts hinsichtlich Geldspenden verwendet. Ihr sollt/müsst euch als Verein an die Formulierung Befüllungs-Vorlagen halten. Logo des Vereins darf eingefügt werden.

Danach füllt ihr die Spendenbescheinigung vollständig aus, wählt bei „Es handelt sich um den Verzicht auf Erstattung von Aufwendungen“ NEIN aus und unterfertigt das Dokument. Den Geldbetrag bitte nicht nur in Zahlen, sondern auch in Wörtern schreiben. Außerdem bei Geldspenden eine Kopie des Bankeingangs mit ablegen. Bitte sämtliche Spendenbescheinigungen 10 Jahre sauber dokumentiert aufheben. Am besten zusätzlich in digitaler Form in einem Cloudspeicher.

Bei Sachspenden bitte auch eine Kopie der Kaufrechnung und die Afa-Tabelle zur Schätzung des tatsächlichen Gegenwertes ablegen. Die Unterschrift der Spendenbescheinigung darf nicht von irgendjemanden im Verein ausgestellt werden, sondern von einem in der Satzung festgelegten Funktionär/Vertreter.

Abschließender Hinweis

Bitte beachtet, dass es sich bei diesem Beitrag um eine reine Informationsquelle handelt. Der Beitrag übernimmt weder Haftung für Vollständigkeit noch für die Richtigkeit und Aktualität der Informationen. Er soll vielmehr als erster Überblick dienen und aufzeigen, wie wichtig dies Thematik ist und dass hier empfohlen wird einen Rechtsexperten zu konsolidieren.

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