Neben der Ehrenamtspauschale ist die Übungsleiterpauschale, auch Übungsleiterfreibetrag genannt, einer der zentralen Freibeträge, die euch als Verein helfen, den aktiven Mitgliedern eine Wertschätzung zu geben.
Gemeinnützige Vereine haben die Möglichkeit, die gezielten ehrenamtlichen Tätigkeiten ihrer Mitglieder mit einer Übungsleiterpauschale in Höhe von 3.000 Euro im Jahr pro Person wertzuschätzen. Dieser Betrag ist steuer- und sozialversicherungsfrei. Gezielt heißt in diesem Fall, dass im Unterschied zur Ehrenamtspauschale nur bestimmte Tätigkeiten zulässig sind. Das sind vor allem Trainer-, Lehr-, Erzieher- und Schulungstätigkeiten, aber auch Tätigkeiten im künstlerischen Bereich oder Betreuungstätigkeiten und Aufgaben in der allgemeinen Bildung und Ausbildung.
Übrigens: Die steuerfreie Übungsleiterpauschale gibt es schon länger. 2021 wurde die Übungsleiterpauschale von 2.400 Euro auf den heutigen Betrag angehoben – seitdem gibt es die Übungsleiterpauschale von 3.000 Euro.
Bitte geht im Verein nicht zu leichtfertig mit der Vergabe von Übungsleiterfreibeträgen um, es muss tatsächlich einen der oben genannten Tätigkeiten betreffen. Genaues zum Gesetz findet ihr im EStG §3 unter Abs. 26.
Die Übungsleiterpauschale kann hervorragend mit anderen Freibeträgen und dem Minijob kombiniert werden. Dadurch könnt ihr als Verein eine Person (bei der die Anwendung aller Pauschalen als Kombination möglich ist), bis zu 11.310 Euro pro Person und Jahr steuerfrei vergüten. Mehr dazu weiter unten im Artikel.
§ 3 Nr. 26 EStG in Kürze
Diese Gesetzespassage behandelt nebenberufliche Tätigkeiten im gemeinnützigen Bereich (z.B. Vereine), die hinsichtlich Steuerbegünstigungen privilegiert sind. Das ist der oben genannte Freibetrag von 3.000 Euro jährlich.
Für den ausgezahlten Betrag fallen weder beim Verein noch beim Mitglied Steuern an. Natürlich hängt dies auch mit der finanziellen Lage des Vereins zusammen, denn ist kein Geld vorhanden, kann auch nichts ausgezahlt werden.
Diese Grenze gilt für alle nebenberuflichen Tätigkeiten in gemeinnützigen, kirchlichen oder mildtätigen Vereinen. Die Tätigkeit selbst muss im ideellen Bereich des Vereins gemacht werden. Welche Voraussetzungen es für eine durch das Finanzamt festgestellte Gemeinnützigkeit gibt, erfährst du in diesem Beitrag: Gemeinnützigkeit in Deutschland
Achtung bei der Kombination mit anderen Pauschalen im Verein: Die Übungsleiterpauschale kann in unterschiedlichsten Konstellationen, je nach Situation des betroffenen Mitglieds, eingesetzt werden. Darauf kommen wir etwas später in diesem Beitrag zurück.
Grundsätzlich allen Personen im Verein, die in einen nach EStG §3 Abs. 26 definierten Tätigkeitsbereich fallen. Ihr müsst für euch jedoch im Verein klar definieren, ob und wie ihr diesen Freibetrag an Mitglieder auszahlt, da ihr als Verein die liquiden Mittel haben müsst. Versprecht also nichts, was ihr nicht halten könnt.
An dieser Stelle möchten wir nochmal erwähnen, wie wichtig die Nebenberuflichkeit in diesem Zusammenhang ist. Das bedeutet, dass nicht mehr als ein Drittel der Zeit im Hauptberuf (bzw. 14 Stunden pro Woche bei hauptberuflicher Vollzeitanstellung) in die Tätigkeit im Verein fließen dürfen. Nachdem es sich um eine Jahrespauschale handelt, können zwischenzeitlich mehr Stunden anfallen, die sich mit weniger Stunden aus anderen Monaten im Jahresdurchschnitt angleichen.
Zu den begünstigten Tätigkeiten zählen unter anderem:
Wenn ihr rechtlich auf Nummer sicher gehen wollt, dann empfehlen wir euch unser Rechtsdokumente mit 5 ausgearbeiteten Rechtsvorlagen zu Vorstandsthemen im Verein.
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Welche Personen von der Übungsleiterpauschale profitieren können, haben wir bereits erläutert, auch dass diese nur nebenberuflich im Verein tätig sein dürfen. Der Verein Selbst muss vom Finanzamt als gemeinnützig eingestuft sein (öffentlich-rechtliche Körperschaften, wie z.B. Universitäten, Schulen, … wären ebenso möglich).
Weiters muss die Tätigkeit der Person, die die Übungsleiterpauschale in Anspruch nimmt, im ideellen Bereich stattfinden, also direkt dem selbstlosen Vereinszweck zuordenbar sein. Was bei den oben aufgezählten Personengruppen überall der Fall ist. Es können nicht für mehrere Tätigkeiten mehrere Übungsleiterfreibeträge ausgezahlt werden, an ein und dieselbe Person.
Als Funktionier eines Vereins habt ihr unabhängig zu den erhaltenen Vergütungen die Möglichkeit, tatsächlich angefallene Kosten, die direkt mit der Ausübung des Ehrenamts in Zusammenhang stehen, geltend zu machen. Das beinhaltet z.B. Reisekosten, wenn ihr als Trainer mit dem Nachwuchs zu einem Turnier/Wettbewerb fährt.
Ein anderes Beispiel wäre die Vergütung von Trainingsequipment oder Weiterbildungsmaterialien. Bitte besprecht eure "Investitionen/Kosten" aber zuvor mit dem Verein, damit es im Nachgang nicht zu Diskussionen kommt. Solltet ihr Anschaffungen machen, dann macht diese mit einem kaufmännischen Gedanken (Kosten/Nutzen) – also vergleicht Preise. Einigt euch ebenfalls bei Reisekosten auf einen Pauschalbetrag – das gesetzliche Kilometergeld (von 0,35 Euro/Kilometer) kann bei vielen Vereinen als Grundlage zu hohge Kosten verursachen.
Aufbewahrungstipp
Bewahrt auch unbedingt die Belege der verarsachten Kosten auf und übergebt diese dem Verein. Das schafft nciht nur vertrauen sondern bildet die Grundlage zu einer korrekten Abrechnung. Als Verein legt diese Belege (z.B. im Vereinsplaner Onlinespeicher) digital ab, damit ihr immer einen Nachweis habt.
In der Praxis ist es durchaus üblich, dass sich das ehrenamtliche Engagement einzelner Personen auf unterschiedliche Bereiche bezieht. Dafür gibt es meist einfache Lösungen, die man jedoch zuvor formal wissen muss, um am Ende des Jahres nicht aus den steuerbefreiten Grenzen zu fallen. Nachfolgende gängigen drei Szenarien möchten wir euch daher näher erläutern:
Von einem Minijob spricht man in Deutschland, wenn man geringfügig mit maximal 520 Euro (seit 1.Oktober 2022) angestellt ist und einen maximalen Arbeitseinsatz pro Jahr von 70 Tagen aufweist. Jetzt kommt die entscheidende Antwort. Eine Person kann sowohl im Verein also auch in einem separaten Minijob angestellt sein und ist trotzdem berechtigt die Übungsleiterpauschale bis zur Höhe von 3.000 Euro zu erhalten. Da es sich bei dieser um einen Freibetrag und kein Gehalt handelt. Somit steht dieser Kombination nichts im Wege. Zusammengefasst würde das bedeuten, dass die Person 520 Euro Minijob-Gehalt und 250 Euro Übungsleiterpauschale im Monat erhalten kann. Was zusammen 770 Euro ausmacht. Bitte beachtet jedoch, dass ein Minijob eine Dienstanstellung ist.
Neben der Übungsleiterpauschale ist die Ehrenamtspauschale sicher eine der gängigsten Freibeträge im deutschen Ehrenamt. Diese wird, wie der Name schon sagt pauschal für ehrenamtliche Tätigkeiten in Vereinen bereitgestellt. Dabei sind jährlich pro Person bis zu 840 Euro steuerfrei als Freibetrag möglich. Mehr zur Ehrenamtspauschale in diesem Beitrag. Sollte ein und dieselbe Person beide Pauschalen in Anspruch nehmen, so kann dies entweder im gleichen Verein oder in unterschiedlichen Vereinen der Fall sein. Jedoch können die Pauschalen nicht für die gleiche Tätigkeit erhalten werden. Als kleines Beispiel: Eine Person die sich als Trainer und Schatzmeister im Sportverein engagiert kann die 3.000 Euro und die 840 Euro erhalten, da die beiden Tätigkeiten unterschiedlich sind.
Sollte eine Person keine berufliche Fixanstellung haben, so kann diese die Tätigkeit im Verein auch als ArbeitnehmerIn ausüben. Dazu muss zwischen dem gemeinnützigen Verein und der Person ein Arbeitsvertrag aufgesetzt werden. In diesem Fall stehen der Person dann nicht nur die 3.000 Euro, sondern zusätzlich seit 2023 1.230 Euro steuerfrei zur Verfügung.
Zusammengezählt bedeutet das, dass die Übungsleiterpauschale (3.000 Euro), die Ehrenamtspauschale (840 Euro), der Arbeitnehmerpauschalvertrag (1.230 Euro) und der Minijob (6.240 Euro) in Summe 11.310 Euro betragen. Bitte kontaktiert aber in jedem Fall einen Steuerberater des Vertrauens, damit alles seinen geregelten Lauf hat.
Bitte beachtet, dass dieser Beitrag als Erstinformation zum genannten Thema zu sehen ist. Er erhebt weder Anspruch auf Vollständigkeit, noch übernimmt er eine Haftung für Richtigkeit der Informationen. Dieser Beitrag kann in keinster Weise eine professionelle Rechtsberatung ersetzen und jede Person, die sich ernsthaft mit dem Thema der Übungsleiterpauschale in einem Verein auseinandersetzt, sollte zu gegebener Zeit einen Rechtsexperten konsolidieren.
