Der Schatzmeister und seine Aufgaben

Ohne dieses Organ geht im Verein nichts. Der Schatzmeister, auch Kassier oder Kassenwart genannt stellt eine Ranghohe und verantwortungsvolle Rolle. Was das bzgl. seiner Aufgaben bedeutet und welche Haftung dieser in Deutschland hat, erfährst du in diesem Beitrag.

1. Was ist der Schatzmeister und was ist seine Rolle im Verein?

Der Schatzmeister (und sein Stellvertreter) ist der zentral Verantwortliche für die Vereinsfinanzen während eines Rechnungsjahres. Er übernimmt sozusagen die Verwaltung der finanziellen Ein- & Ausgänge und sorgt auch dafür, dass diese in einer geordneten Form ihren Eintrag in den Büchern des Vereins finden.

Der Kassenwart/Kassier, wie er auch umgangssprachlich genannt wird, muss dabei kein ausgebildeter Steuerberater oder „Finanzchef“ sein, sollte aber unbedingt einen kompetenten Zugang zum genauen Arbeiten und zu Zahlen haben. Aufgrund seiner öffentlichen Position im Verein sollte er obendrein soziale Fähigkeiten und ein lösungsorientiertes Arbeiten mitbringen.

Wenn wir hier im Beitrag die männliche Form wählen, hat das nichts mit der Position selbst zu tun, sondern dient der einfacheren Lesbarkeit – Frauen bringen in der Praxis sogar öfters die erforderlichen Fähigkeiten und Genauigkeit mit, die ein Kassenwart benötigt.

Die Wahl des Kassiers bzw. Schatzmeisters erfolgt über die Mitgliederversammlung und dieser kann ein Organ des Vorstands sein, was auch bedeutet, dass es unter Umständen zu einer Haftung kommen kann – dazu aber später im Beitrag mehr. Unabhängig der Vereinsgröße und des Vereinstyps sind folgende Tätigkeiten Teil seiner Aufgaben:

  • Festlegen und bestimmen des Budgets
  • Kostenposten und Ausgaben-Planung
  • Führen der Vereinskasse und der Vereinskonten
  • Monatliche Zwischenabrechnungen durchführen
  • Absprachen mit dem Vorstand und den Mitgliedern
  • Kontrolle und Aufsicht hinsichtlich Vereinszweck und Sparsamkeit
  • Verwendung von geeigneter Software
  • Einnahmen-Planung und Rücklagen-Management
  • Erstellung des Kassenberichts und Finanzabschlusses
  • Steuerliche Themen und Steuererklärung durchführen
  • Jahresabschluss mit dem Kassenprüfer durchführen
Übersicht der Vereinsbuchhaltung mit Vereinsplaner
Sinnvolle Software im Verein einzusetzen gehört ebenfalls zu den Aufgaben des Schatzmeisters

2. Was sind seine Verantwortungsgebiete und Verpflichtungen?

Das Amt des Schatzmeisters ist vor allem hinsichtlich des Vertrauens ein extrem wichtiges. Denn es gibt den Mitgliedern die Sicherheit, dass mit ihrem gezahlten Mitgliedsbeitrag verantwortungsbewusst umgegangen wird.

Einmal im Jahr wird den Mitgliedern dies auch gezeigt und diese können auf den Kassenbericht Einblick nehmen. Das bedeutet bei der Mitgliederversammlung hat jedes aktive Mitglied das Recht durch den Vorstand zu erfahren, wofür die Finanzen verwendet werden.

Hier ist es ganz wichtig, dass die Mitglieder sehen, dass der Kassier genau und mit äußerster Behutsamkeit übers Jahr hinweg gearbeitet hat. Gewollte oder ungewollte Fehler sollten hier auf keinem Fall mehr aufkommen. Es hat sich ein Vier-Augen-Prinzip bewährt, bevor man die Zahlen öffentlich zeigt. Das trifft vor allem bei der sinnvoll eingesetzten Kassenprüfung in Zusammenarbeit mit dem Kassenprüfer zu.

Kontrollgebiete im Überblick

Wie eingangs bereits erwähnt kontrolliert und überprüft der Kassier sämtliche Eingänge (Einnahmen, Spenden, Mitgliedsbeiträge, …) und Ausgaben (Jugendförderung, Equipment, Fixkosten, …). Somit wird „dummen und/oder fahrlässigen“ Fehler vorgebeugt.

Reklamationen, Rückerstattungen von Mitgliedsbeiträgen und Sachspenden sind mit besonderer Sorgfalt zu behandeln, denn hier wird Fehlern oft nicht verziehen, was negativ auf das Image des gesamten Vereins zurückfallen kann.

3. Was sind die Aufgaben des Schatzmeisters/Kassenwarts im Detail?

In den zuvor eingegangenen beiden Punkten haben wir sehr allgemein über die Verantwortungsgebiete und Rollen des Kassenwarts im Verein gesprochen. In diesem Punkt möchten wir etwas detaillierter auf die einzelnen Tätigkeiten selbst eingehen. Diese können sein:

  • Grundstruktur des Vereins aus Finanzsicht abbilden
  • Organigramm über die Zusammenarbeit der einzelnen Beteiligten aufstellen
  • Sämtliche Einnahmen und Ausgaben darstellen und abspeichern
  • Einsatz von Software definieren und Zugänge verwalten
  • Budgetplanung und Kostenplanung erstellen
  • Mitgliedsbeiträge und den Prozess dazu koordinieren
  • Steuerliche Themen laufend berücksichtigen
  • Kontakte zu Banken, Sponsoren und Spendern pflegen
  • Haushaltsplan und Fixkosten darstellen
  • Kassenbuch und (Bank-)Konten führen
  • Dokumentation über die Prozesse führen (Anleitungen verfassen)
  • Vereinsvermögen und Rücklagen sorgfältig verwalten
  • Rechtliche Rahmenbedingungen einhalten
  • Prinzip der Sorgfalt und Sparsamkeit anwenden
  • Aufbewahrungspflicht der Rechnungen und Belege beachten
  • Rechnungslegung und Rückerstattungen durchführen
  • Mahnwesen definieren und vollstrecken
  • Kassenbericht am Ende des Finanzjahres erstellen
  • Einnahmenüberschussrechnung erstellen
  • Kooperative Zusammenarbeit mit dem Kassenprüfer gewähren
  • Zusammenarbeit mit dem Finanzamt und Steuerberater

Die eben aufgezählte Liste erhebt keinen Anspruch auf Vollständigkeit, zeigt aber doch sehr gut und detailliert, was einem bei der Tätigkeit des Schatzmeisters erwartet. Sollte dir ein wichtiger praxisbezogener Punkt fehlen, kannst du dich gerne jederzeit bei uns unter [email protected] melden und wir ergänzen diesen.

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4. Was muss ein guter Kassenwart/Schatzmeister mitbringen?

Diese Frage geht tatsächlich schon sehr tief in ein „Mitarbeiter-Anforderungsprofil“ hinein. In der Praxis befindet man sich aber trotzdem in einem Verein und hier ist sicher das wichtigste: Gibt es eine Person im Verein, die sowohl freiwillig dieser Tätigkeit nachgehen will als auch dies bereits im „Brotjob“ tut. Soll heißen, ein ausgebildeter Steuerberater wäre ein idealer Kandidat für die Rolle des Schatzmeisters im Verein.

Das hat den Grund, dass dieser alleine aufgrund des Interesses schon sehr viele der vorausgesetzten Fähigkeiten mitbringt. Sollte das bei euch nicht der Fall sein, dass ihr einen Steuerberater als Mitglied im Verein habt, auch kein Problem. Gerade bei kleinen, weniger komplexen Vereinen reicht es aus, wenn die Person ein gutes Zahlenverständnis hat und gut mit Geld umgehen kann. Um etwas konkreter zu werden sind folgende Fähigkeiten von Vorteil:

  • Vertrauenswürdigkeit als Person
  • Gewissenhaft und mit Bedacht arbeitend
  • Analytische Denkweise
  • Planerische Fähigkeiten
  • Kaufmännische Fähigkeiten
  • Erfahrung/Interesse am Steuerwesen

5. Wie funktioniert der Jahresabschluss und Kassenbericht im Verein?

Wie der Name schon sagt, schließt der Jahresabschluss ein Finanzjahr ab (dieses muss nicht unbedingt mit dem Kalenderjahr übereinstimmen). Es geht bei dem Kassenbericht primär darum, das gesamte „Geschäftsjahr“ im Verein mit sämtlichen Einnahmen und Ausgaben abzuschließen und einen Jahresbericht zu bringen.

Daher ist es wichtig am Anfang des Jahres eine Planung durchzuführen, um zu sehen, wie weit man von dieser Planung abweicht. Der Prozess selbst ist so gut wie in keinem Verein einheitlich, es hilft aber, wenn ihr euch folgende Fragen stellt:

  • Wo sind große Ausgaben entstanden und wie haben sich sämtliche Einnahmen verhalten?
  • Stimmen die Abschlusszahlen zusammen, sprich wirken diese valide?
  • Wurden sämtliche Kassen und Konten berücksichtigt und nichts vergessen?
  • Hat eine ordnungsgemäße Buchführung stattgefunden (nach GoB bzw. GoBD)?
  • Fand eine korrekte Einteilung der Bereiche in Zweckbetrieb und wirtschaftlichen Hilfsbetrieb statt?
  • Wurden alle gesetzlichen Vorschriften eingehalten?
  • Ist die Inventurliste korrekt durchgeführt worden?
  • Sind alle Rechnungsbelege und Nachweise zu Finanzflüssen vorhanden?
  • Wurden plausible Rücklagen gebildet?
  • Wurde nach dem Prinzip der Sparsamkeit und hinsichtlich der Vereinssatzung gearbeitet?
  • Wurden Investitionen korrekt durchgeführt und abgegrenzt?
  • Hat eine finale Absprache mit einem Steuerrechtsexperten stattgefunden?

6. Haftung, Entlastung und Meldepflicht dieses Amtes

Rein rechtlich gesehen ist ein Schatzmeister in einem Verein in Deutschland kein verpflichtendes Organ. Was natürlich nicht heißt, dass man tatsächlich keinen berufen sollte. Keine Person in dieser Position zu haben kann oft dazu führen, dass sich niemand verantwortlich fühlt und das wäre der „Worst Case“.

Haftung und Entlastung des Kassenwarts

Der Kassenprüfer legt am Ende des Finanzjahres einen Kassenbericht vor. Dieser selbst führt noch nicht zur Entlastung. Die Entlastung selbst kann nur durch die Mitgliederversammlung bestimmt werden. Davor wird aber der Kassenbericht meist durch einen Rechnungsprüfer noch geprüft. Wie dieser Vorgang durchgeführt wird findet ihr in folgendem Beitrag.

Grundsätzlich gilt, wenn der Kassenwart nach bestem Wissen und Gewissen gehandelt hat und keine groben Fehler passiert sind, sprich keine Fahrlässigkeit oder vorsätzlicher Betrug vorgeherrscht hat, wird der Kassenwart entlastet. Sollten falsche oder unvollständige Unterlagen vorgelegt worden sein, dann ist natürlich auch noch eine Haftung nach Freispruch durch die Mitgliederversammlung möglich.

Selbige Haftung gilt bei Unstimmigkeiten oder dem vorsätzlichem „Falschhandeln“ bzw. bei einer bewussten Manipulation, weil z.B. ein Naheverhältnis mit dem Vorstand besteht. Auch hat der gewählte Schatzmeister seiner Pflicht nachzugehen und kann nicht einfach behaupten, dass alles in Ordnung sei.

Fehler können immer passieren und sind menschlich. Durch ein koordiniertes Vorgehen des Schatzmeisters und regelmäßiger Selbstkontrolle sollten diese aber auffallen, bevor sie zu einem größeren Übel führen. In diesem Fall haftet der Kassenwart also auch nicht.

Prozess mit dem Finanzamt

Bei Fehlern, die durch das Verwalten der Finanzen durch den Schatzmeister aufgetreten sind, kann das Finanzamt diesen zur Rechenschaft ziehen. Dies ist in § 666 BGB, § 27 Absatz 3 BGB geregelt. In diesem Fall sind vom Kassenwart alle Einnahmen und Ausgaben vorzulegen inklusive des Nachweises von Belegen und Rechnungen.

Grundsätzlich hat der Schatzmeister beim jeweilig zuständigen Finanzamt (bezogen auf den Sitz des Vereins) pünktlich die Steuererklärung abzugeben. Wortwörtlich heißt es in § 146 AO Abs. 1: „Die Buchungen und die sonst erforderlichen Aufzeichnungen sind einzeln, vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet vorzunehmen. Kasseneinnahmen und Kassenausgaben sind täglich festzuhalten.“ Mit dem Finanzamt könnt ihr ganz einfach über euren Steuerberater in Kontakt treten, oder ihr googelt das zuständige Finanzamt eures Bundeslandes.

7. Abschließende Worte

Wir denken dieser Beitrag hat sehr gut gezeigt, wie wichtig es ist die richtige Person inklusive ihrer Fähigkeiten als Schatzmeister zu wählen. Auf der durch die Mitgliederversammlung gewählte Person birgt eine große Verantwortung. Wichtig ist, dass ihr der Person auch vertraut und diese nicht kontrolliert und als „Marionette“ seht. Der Kassenwart hat weder dem Vorstand zu „gefallen“ noch kann dieser jegliches Budget freigeben.

Er waltet und kontrolliert die Finanzen und sorgt dafür, dass der Verein in keine finanziellen Nöte gerät. Er hat einiges an Arbeit und daher sollten seine Tätigkeiten auch wertgeschätzt und nicht als selbstverständlich gesehen werden.

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