Kooptation im Verein. Was das ist und wann sie notwendig wird?!

Was passiert, wenn ein Vorstandsmitglied unerwartet vorzeitig zurücktritt oder ausfällt? Durch Kooptation im Verein kann sichergestellt werden, dass der Verein auch bei Ausfall eines Vorstandes nach außen handlungsfähig bleibt.

Was passiert beim vorzeitigen Rücktritt eines Vorstandsmitgliedes?

Habt ihr euch schon einmal Gedanken darüber gemacht, was in eurem Verein passiert, wenn ein Vorstandsmitglied überraschend noch vor dem Ende seiner Amtszeit ausscheidet? Zu wünschen ist das natürlich nie, aber die möglichen Gründe für den vorzeitigen Rücktritt von Vorstandsmitgliedern sind vielseitig: Umzug, Krankheit, neue berufliche Voraussetzungen, Meinungsverschiedenheiten im Vorstand.

Unter Umständen kann ein solcher Rücktritt dazu führen, dass der Vorstand kurzfristig handlungsunfähig wird. Um dem vorzubeugen, solltet ihr in die Satzung eine Möglichkeiten zur Kooptation einbauen. Dabei handelt es sich um eine vorübergehende Lösung, bei welcher der eigentliche Vorstand vertreten wird, bis ein neuer gewählt wurde.

Verzweifelte Person im Verein
Sollte es zu einem unerwarteten Ausfall im Vorstand kommen – verzweifle nicht.

Ausfall eines Vorstandes – das BGB schafft Abhilfe

Oft ist es nicht möglich, umgehend eine Mitgliederversammlung einzuberufen. Diese ist aber nach § 27 Abs. 1 des Bürgerlichen Gesetzbuches (BGB) unbedingt erforderlich, um ein Vorstandsmitglied zu wählen. Was also tun, wenn der Verein durch den Ausfall eines Vorstandes handlungsunfähig wird?

§ 40 BGB bringt die Lösung – denn der Paragraf ermöglicht die Kooptation im Verein. Durch ihn wird es möglich, bestimmte “nachgiebige Vorschriften” der Satzung zu verändern. So wird es möglich, der Mitgliederversammlung in bestimmten Fällen die Zuständigkeit für die Wahl des Vorstandes zu entziehen.

Kooptation im Verein: Was ist das eigentlich?

Bei der Kooptation handelt es sich um eine “Ergänzungswahl”. Das bedeutet, dass sich der Vorstand nach dem kurzfristigen Rücktritt von Vorstandsmitgliedern eigenständig und ohne Wahl ergänzt. Das passiert vor allem dann, wenn in absehbarer Zeit keine Mitgliederversammlung ansteht bzw. wenn der Verein durch den Ausfall eines Vorstands handlungsunfähig wird.

Damit der Verein Möglichkeiten zur Kooptation hat, muss das Thema in der Satzung behandelt werden. Aber auch dann kann das Recht nur eingeschränkt wahrgenommen werden. Dieses Recht wird dann außer Kraft gesetzt, wenn den Mitgliedern die Möglichkeit genommen wird, die Satzung wieder entsprechend zu ändern.

Um die Kooptation im Verein einzuschränken, solltet ihr unbedingt folgende Regelungen in die Satzung mit aufzunehmen:

Amtsdauer
Wie lange darf der ergänzte Vorstand seine Funktion ausüben? In den meisten Fällen wird die Dauer so beschränkt, dass sie mit der nächsten Mitgliederversammlung endet. Eine weitere zulässige Herangehensweise wäre eine Amtsdauer bis zur nächsten turnusmäßigen Neuwahl des Vorstandes. Wie die reguläre Neuwahl abläuft, erklären wir hier: (Neu)Wahl des Vorstandes
Maximale Anzahl an gleichzeitig ersetzten Vorständen
Um die Gefahr zu vermeiden, dass der gesamte Vorstand ohne Wahlmöglichkeit der Mitglieder ausgetauscht wird, sollte die Anzahl an gleichzeitig kooptierten Vorstandsmitgliedern im Verein eingeschränkt werden.

Der korrekte Ablauf

Kooptation im Verein ist eine durchaus heikle Angelegenheit und es gibt immer wieder Mitglieder, die diese nicht gut heißen. Umso wichtiger ist es, dass alles korrekt abläuft und ihr alle Regeln einhaltet. So geht ihr dabei vor:

Schritt 1 – Einberufung

Nachdem ein Vorstandsmitglied zurücktritt, beruft der Vorstand frist- und formgerecht eine Vorstandssitzung ein. Auf dieser Sitzung wird abgestimmt, ob die frei gewordene Position im Vorstand vorübergehend durch Kooptation nachbesetzt wird. Die Regeln dafür (einfache Mehrheit, qualifizierte Mehrheit oder Einstimmigkeit) müssen in der Satzung geregelt sein. Ist das nicht der Fall, reicht die einfache Mehrheit aus.

Schritt 2 – Personen festlegen

Damit die Kooptation durchgeführt werden kann, müssen vorab Personen festgelegt werden, die in den Vorstand rücken. Holt euch unbedingt rechtzeitig deren Zustimmung ein.

Schritt 3 – Beschlussfähigkeit prüfen

Bei der Sitzung solltet ihr zunächst überprüfen, ob der Vorstand überhaupt beschlussfähig ist – in der Satzung kann eine bestimmte Anzahl an anwesenden Vorstandsmitgliedern vorgeschrieben sein.

Schritt 4 – Sitzungsprotokoll führen

Um die Rechtmäßigkeit des Beschlusses zur Kooptation zu gewährleisten, müsst ihr ein entsprechendes Protokoll der Sitzung anfertigen. Dieses müsst ihr später dem Amtsgericht vorlegen, welches den Beschluss prüft. Als Grundlage dafür dient eure Satzung.

Schritt 5 – Notarielle Beglaubigung

Rückt das vorübergehende Vorstandsmitglied in den vertretungsberechtigten Vorstand nach, so muss es notariell beglaubigt und in das Vereinsregister eingetragen werden.

Bei einem Vorstandswechsel schnell und einfach die Rechte übertragen.

Wissenswertes zu Rechten und Befugnissen

Durch die Kooptation ergeben sich natürlich gewisse Sonderregelungen und Fragen, die zu klären sind. Hier zwei der wichtigsten Punkte:

Vertretungsbefugnis
Wenn ein Vorstandsmitglied durch die Kooptation in den vertretungsberechtigten Vorstand einsteigt, so hat es auch dieselben Vertretungsbefugnisse wie ein ordentlich gewähltes Mitglied – vorausgesetzt, die Eintragung in das Vereinsregister ist bereits erfolgt.
Stimmrecht
Wird das Stimmrecht eines vorübergehenden Vorstandsmitgliedes nicht durch die Satzung extra eingeschränkt, so kann es sein Stimmrecht in Vorstandssitzungen vollständig nutzen.

Die Alternative zur Kooptation im Verein

Die Kooptation im Verein ist eine Möglichkeit, die alle Beteiligten gerne vermeiden. Schließlich wird so die Mitgliederversammlung mehr oder weniger ausgehebelt – selbst wenn dies im Sinne des Vereins und aus nachvollziehbaren Gründen, wie Krankheit oder Umzug, geschieht.

Wer früh genug die richtigen Maßnahmen ergreift, kann die Kooptation auch umgehen: Denn bei der Mitgliederversammlung können so genannte Ersatzkandidaten gewählt werden. Wird ein Amt frei, so rücken diese direkt auf die jeweilige Position nach.

So bleibt die Entscheidung bei der Mitgliederversammlung und es kann dennoch bei Ausfall eines Vorstands schnell gehandelt werden. Die Wahl von Ersatzmitgliedern sollte in der Satzung festgelegt werden.

Wenn der Verein auch ohne dem zu ersetzenden Vorstandsmitglied handlungsfähig nach Außen ist, so gibt es eine weitere Möglichkeit: Durch kommissarische Besetzung kann ein Vereinsmitglied auch ausschließlich die Verwaltungs- und Organisationsaufgaben nach Ausscheiden eines Vorstandes übernehmen, ohne Vertretungsbefugnis zu erhalten.

Sie bekommt dadurch nicht den Status eines Vorstandsmitgliedes. So wird zum Beispiel sichergestellt, dass die Buchhaltung weiterhin korrekt geführt wird, nachdem der Kassenwart frühzeitig ausgeschieden ist. Der Vorstand ist dafür haftbar, muss die Arbeit also überwachen. Werden keine Vollmachten vergeben, so ist der Vorstand auch für Unterschriften und Ähnliches weiterhin zuständig.

Mobile App und Webanwendung

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