Während das Vereinsleben eher vom Miteinander geprägt ist, gilt es beim Kündigen von Vereinsmitgliedern oder beim Ausschluss eines Vorstandsmitgliedes einige Fristen und Gesetze einzuhalten.
Von Zeit zu Zeit kommt es vor, dass Vereinsmitglieder kündigen und den Verein verlassen. Gründe dafür gibt es so einige – Umzug, Unzufriedenheit, Interesse für eine neue Freizeitbeschäftigung, beruflicher Stress. So locker das Vereinsleben auch sein mag, bei der Kündigung sollten unbedingt gewisse Abläufe eingehalten werden, um Unstimmigkeiten zu vermeiden. Allen voran: Eine Kündigung ist erforderlich.
Wie diese aussehen muss, sollte unbedingt bei den Austrittsregelungen im Verein in der Satzung festgehalten werden. Ein entsprechender Abschnitt ist laut § 58 des Bürgerlichen Gesetzbuchs (BGB) unbedingt erforderlich.
Bei der Form der Kündigungserklärung habt ihr als Verein aber einiges an Spielraum. Für diese gibt es laut BGB keine Regelungen.
Im Folgenden behandeln wir die wichtigsten Kündigungsfristen für Mitglieder im Verein ebenso wie weitere wichtige Regelungen. Eines sei aber vorweggenommen – eure Satzung sollte unbedingt Regeln für folgende drei Fälle festlegen:
Wer Mitglieder verliert, muss auch wieder neue finden – alle wichtigen Infos dazu gibt’s in diesem Beitrag.
Um Kündigungen generell zu vermeiden, solltet ihr darauf achten, dass die Zufriedenheit der Mitglieder hoch ist. Das geht am besten mit einer guten Vereinsführung.
Wenn ihr die Regeln für den Fall, dass Vereinsmitglieder kündigen, in der Satzung überhaupt nicht festlegt, hat ein Mitglied die Möglichkeit, die Kündigung völlig formlos durchzuführen. Heißt: Auch mündlich ist diese dann problemlos möglich.
Man sollte meinen, dass das unter (bald) ehemaligen Vereinskollegen kein Problem wäre – wenn es da nicht zum Beispiel den Mitgliedsbeitrag gäbe. Denn für diesen ist sehr wohl wichtig, wann die Kündigung ausgesprochen wurde. Im schlimmsten Fall stehen also Streitigkeiten darüber an, welche Aussage als Kündigung anzusehen ist und wann diese getroffen wurde. Um so etwas zu vermeiden, solltet ihr unbedingt in den Austrittsregelungen im Verein in eurer Satzung gewisse Formvorschriften für die Kündigung vorgeben.
Um Verwirrung und Streitigkeiten zu vermeiden, empfiehlt es sich, die Kündigung in schriftlicher Form vorzuschreiben – ob E-Mail oder Brief ist euch überlassen. So können Missverständnisse leichter aus dem Weg geräumt werden.
Beide Formen haben natürlich ihre Vor- und Nachteile – während ein Brief mit Unterschrift rechtlich verbindlicher ist, gilt die E-Mail als der deutlich modernere Weg.
Ob das Mitglied die Kündigung selbst abgeben muss oder das auch über einen Bevollmächtigten erledigen kann, solltet ihr ebenfalls unbedingt festlegen.
Bis zum finalen Kündigungsdatum ist das Mitglied übrigens noch als vollwertiges Mitglied zu sehen – mit allen Rechten und Pflichten. Jegliche andere Regelung in der Satzung ist nicht zulässig.
Wie euer Verein die Kündigungsfristen konkret definiert, bleibt euch überlassen. Ihr habt die Wahl zwischen 2 Varianten:
Wenn ihr rechtlich auf Nummer sicher gehen wollt, dann empfehlen wir euch unser Rechtsdokumente mit 5 ausgearbeiteten Rechtsvorlagen zu Vorstandsthemen im Verein.
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In Verbindung mit dem Kündigen von Vereinsmitgliedern tauchen immer wieder folgende Mythen auf. Wir erklären, was stimmt und was nicht:
Ist es mit einzelnen Mitgliedern mühsam und arbeiten diese gegen den Verein bzw. sorgen diese häufig für Unmut, so überlegt man natürlich als Vorstand eventuell einem Rauswurf. Diese Maßnahme ist allerdings heikel und muss gut bedacht werden – deshalb gilt ein solches Vorgehen als absolute Ausnahme.
Um als Verein ein Vereinsmitglied zu kündigen oder ein Vorstandsmitglied auszuschließen, braucht ihr einen schwerwiegenden Grund – dazu zählt zum Beispiel:
Liegen diese Gründe vor und sieht der Verein keinen anderen Ausweg mehr, so muss er zur außerordentlichen Kündigung greifen. Diese muss zwingend eine Begründung beinhalten, gegen die das ausgeschlossene Mitglied sich verteidigen kann.
Ihr habt ein Vorstandsmitglied ausgeschlossen? Jetzt ist natürlich wichtig um handlungsfähig zu bleiben, dass ihr über eine übergangsmäßige Kooptation nachdenkt. Dazu haben wir euch einen Wissensbeitrag verfasst.
Langfristig gesehen ist ein reibungsloser Vorstandswechsel natürlich das sinnvollste – auch dazu haben wir euch einen Beitrag verfasst – reibungsloser Vorstandswechsel.
Für den Ausschluss eines Mitgliedes solltet ihr immer den folgenden Ablauf berücksichtigen. Grundsätzlich ist es auch ratsam, einen Rechtsbeistand für den Prozess zu nehmen, da etwaige Fehler dem Verein teuer zu stehen kommen können.
Die möglichen Gründe, um ein Vereins- oder Vorstandsmitglied auszuschließen, haben wir vorher bereits beschrieben. Um auf Nummer sicher zu gehen, solltet ihr eine entsprechende Auflistung in die Satzung mit aufnehmen. Diese ist allerdings nicht bindend – was heißt, dass auch schwere Vergehen, die nicht aufgelistet sind, entsprechend geahndet werden können.
Ist die Begründung ausreichend und berechtigt, so könnt ihr das Ausschlussverfahren (weitere Infos zum Thema findet ihr in diesem Beitrag – Mitgliederausschluss) einleiten. Nehmt euch ausreichend Zeit, um dieses vorzubereiten – denn im schlimmsten Fall wird es vom zuständigen Gericht für nichtig erklärt und das ungewünschte Mitglied bleibt auch weiterhin im Verein.
Für das Ausschlussverfahren habt ihr zwei Möglichkeiten: ein vereinfachtes Verfahren oder ein besonderes:
Das vereinfachte Verfahren ist nur dann möglich, wenn es in der Satzung entsprechend festgelegt ist. Dabei wird das Mitglied einfach von der Mitgliederliste gestrichen – das passiert vor allem dann, wenn der Ausschlussgrund besonders eindeutig und gut nachweisbar ist – zum Beispiel, wenn ein großer Rückstand bei den Mitgliedsbeiträgen vorliegt. Wer dafür zuständig ist, den Beschluss zu fassen, muss der Verein in der Satzung regeln – meist ist das der Vorstand oder die Mitgliederversammlung. Ist die Zuständigkeit nicht explizit geregelt, so fällt sie grundsätzlich auf die Mitgliederversammlung.
Ist das vereinfachte Ausschlussverfahren in der Satzung nicht festgehalten – und sofern es noch nicht notwendig war, ist das in den meisten Vereinen der Fall – wird auf das “normale” Ausschlussverfahren zurückgegriffen.
Dafür sind folgende Fragen durch die Satzung zu klären:
Klärt nun, ob eine außerordentliche Mitgliederversammlung einzuberufen ist. Findet die nächste reguläre Versammlung sowieso zeitnah statt, könnt ihr darauf verzichten. Achtung: Laut Vereinssatzung kann festgeschrieben sein, dass ein Aussöhnungsversuch erforderlich ist, bevor ihr beschließt, ein Vereins- oder Vorstandsmitglied auszuschließen. Ist das so geregelt, kann ein etwaiger Beschluss für nichtig erklärt werden, wenn dieser Versuch noch nicht stattgefunden hat.
Im Rahmen der Beschlussfassung während der Mitgliederversammlung wird auch über einen möglichen Ausschluss des Mitgliedes abgestimmt. Ist das Mitglied anwesend, so muss es vor Ort die Möglichkeit haben, Stellung zu beziehen. Andernfalls kann es eine schriftliche Stellungnahme einreichen, die vorgelesen werden muss. Passiert beides nicht, kann direkt ein Beschluss gefasst werden.
Nach der Beschlussfassung muss das auszuschließende Mitglied darüber informiert werden. Ist es bei der Versammlung anwesend, so ist die offizielle Bekanntgabe durch den Versammlungsleiter ausreichend. Andernfalls muss eine Übermittlung des Beschlusses stattfinden – im besten Fall schriftlich.
Ergänzende Infos zum Ausschluss eines Mitglieds aus dem Verein findet ihr in diesem Beitrag – Mitgliedsausschluss.
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