Entlastung & Haftung im Vereinsvorstand

Wer eine Funktion im Vorstand übernimmt, insbesondere als stellvertretende Person nach außen, sollte sich bewusst sein, dass fehlerhaftes Handeln, ob gewollt oder ungewollt, sich auf eine private Haftung auswirken kann. Damit es nicht so weit kommt, haben wir die wichtigsten Infos zusammengetragen.

Der Vorstand im Verein kurz erläutert

Welche gesetzlichen Anforderungen ein Verein unbedingt erfüllen muss, ist in Deutschland im Bürgerlichen Gesetzbuch geregelt. Unter anderem wird dort festgelegt, dass jeder Verein unbedingt über gewisse Pflichtorgane verfügen muss – beim nicht eingetragenen Verein ist das die Mitgliederversammlung, beim eingetragenen Verein ist zusätzlich ein Vorstand (Leitungsorgan) erforderlich.

Welche weiteren Organe ein Verein hat und über welche Kompetenzen diese verfügen, kann jeder Verein in seiner Satzung festlegen. Beispiele für weitere Organe sind der Beirat, Aufsichtsrat, das Kuratorium bzw. das Präsidium. Eine in der Praxis gängige Anzahl an Personen im Vereinsvorstand sind 3 bis 4. Bestehend aus Vorsitzendem (Obmann/Obfrau), seinem/ihrem Stellvertreter, dem Schatzmeister/Kassier (und seinen Aufgaben) und einem Schriftführer.

Weshalb es wichtig ist, die Grundlagen des Vereinsvorstandes zu kennen? Ganz einfach, weil wir bei den Themen der Haftung und Entlastung immer wieder auf diese Begrifflichkeiten zurückkommen werden. Wer sich detailliert mit den rechtlichen Themen des Vorstands in Deutschland beschäftigen möchte, für den haben wir einen gesonderten Beitrag verfasst.

Haftung des Vorstands

Haftung ganz allgemein bedeutet, dass jemand für eine bewusste oder unbewusste Aktion zur Rechenschaft gezogen werden kann. Konkret auf den Verein bezogen, dass bei fahrlässigem und/oder für Dritte schädlichen Verhalten eine Person geradestehen muss. Im „Worst Case“ auch mit dem privaten Vermögen.

Es wird grundsätzlich unterschieden zwischen eingetragenem und nicht eingetragenem Verein. Bei zweiterem haften alle Mitglieder zum gleichen Maße. Bei einem eingetragenen Verein haftet erstmals der Verein selbst, aber durch seine in der Satzung definierten Vertreter (Vorstand) dann diese als juristische Personen.

Im Gesetzestext heißt es wortwörtlich

(1) Sind Organmitglieder oder besondere Vertreter unentgeltlich tätig oder erhalten sie für ihre Tätigkeit eine Vergütung, die 840 Euro jährlich nicht übersteigt, haften sie dem Verein für einen bei der Wahrnehmung ihrer Pflichten verursachten Schaden nur bei Vorliegen von Vorsatz oder grober Fahrlässigkeit. Satz 1 gilt auch für die Haftung gegenüber den Mitgliedern des Vereins. Ist streitig, ob ein Organmitglied oder ein besonderer Vertreter einen Schaden vorsätzlich oder grob fahrlässig verursacht hat, trägt der Verein oder das Vereinsmitglied die Beweislast.

(2) Sind Organmitglieder oder besondere Vertreter nach Absatz 1 Satz 1 einem anderen zum Ersatz eines Schadens verpflichtet, den sie bei der Wahrnehmung ihrer Pflichten verursacht haben, so können sie von dem Verein die Befreiung von der Verbindlichkeit verlangen. Satz 1 gilt nicht, wenn der Schaden vorsätzlich oder grob fahrlässig verursacht wurde.

Haftungsrisiken gegenüber Dritten

Als „Dritte“ können in diesem Zusammenhang z.B. das Finanzamt, Kunden, Fördergeber gesehen werden. Bezieht man sich auf den Rechtstext, so können Haftungsforderungen bei einem fahrlässigen Vorgehen in Zusammenhang mit der Organisation geltend gemacht werden.

Übergabe der Vereinsdokumente zur Prüfung
Transparenter Umgang prüfungsrelevanter Dokumente für die Mitgliederversammlung spielt eine wichtige Rolle

Wie das Haftungsrisiko minimiert werden kann

Dieser Punkt klingt in vielerlei Hinsicht selbstverständlich. Denn ist das präventive, strukturierte und vor allem dokumentierte Vorgehen, die Maßnahme Nummer 1, wenn es darum geht, sich als Vorstand aus der Haftung zu nehmen.

In Kombination mit einer professionell formulierten Satzung und einer bedachten Vorgehensweise, hat ein Handeln wenig Spielraum fahrlässig zu sein. Aber nun der Reihe nach.

Formulierung in der Satzung
Ganz wichtig ist es, klare Prozesse in den Verantwortungen und der Entlastung zu definieren. Wird der Gesamtvorstand entlastet oder nur Einzelpersonen? Sind einfache Fälle von Fahrlässigkeit in der Satzung ausgeschlossen? Gerade was finanzielle Agenden, sowie Leihequipment und auch Förderungen betrifft muss ganz genau darauf Bezug genommen werden, wo hier ein Vorstand wie zu agieren hat.
Ordnungsgemäßer Kassenbericht und Prüfung
Der Kassenbericht ist jener verschriftlichte Beleg für einen Finanzzeitraum, auf Basis dessen ein Vorstand durch die Mitgliederversammlung entlastet werden kann. Sprich er behandelt die Einnahmen und Ausgaben im Verein und zeigt einen Status über das finanzielle Wohlbefinden. Wer sich für den Prozess der Kassenprüfung interessiert, der wird in diesem Beitrag fündig – Kassenprüfung im Verein.
Vollste Informationen bei Mitgliederversammlungen
Es ist jedem Verein zu empfehlen einmal im Jahr eine Mitgliederversammlung zu machen, wo der Vorstand auch eine Entlastung erhält. Nicht nur, dass der Verein dadurch laufend eine Art Kontrolle ausüben kann, es bringt auch Vertrauen. Beim Thema Vertrauen gehört auch dazu, dass alle Informationen transparent an die Mitglieder weitergegeben werden. Informationen, die den Mitgliedern nicht bekannt waren, für die kann auch keine Entlastung ausgesprochen werden.
Korrekte Verwendung der Mittel
Auch hier kommt es zum Teil auf die Formulierung der Satzung an. Der zweite Teil besteht aus rechtlichen Gegebenheiten. Geld oder Equipment zu veruntreuen bzw. anderwärtig einzusetzen als vorgesehen, kann ein böses Nachspiel haben.
Es ein Versicherungsschutz vorhanden
Unbedingt mit der örtlichen Versicherung des Vertrauens sprechen und gemeinsam eine (Haftpflicht-)Versicherung für handelnde Personen, das Vereinsheim, Veranstaltungen und auch Wettbewerbe aufsetzen. Man kann als Vorstand gerade im Fall einer Veranstaltung niemals alles vorausdenken und so können gewisse Risiken über eine Versicherung minimiert werden.

Minimiere die Haftung als Vorstand, durch eine saubere Datenverwaltung.

Der Prozess zur Entlastung des Vorstands

Die Entlastung des Vorstandes ist ein formaler Akt des Organs der Mitgliederversammlung. Dabei legt der Vorstand sämtliche Dokumente, Prozesse und auch Finanzen einer Periode (oft Finanzjahr oder Kalenderjahr) vor und die Mitglieder entscheiden auf Basis der Rechnungsprüfung und dem eigenen Wissen, ob der Vorstand formal entlastet werden kann.

Die Entlastung ist ein extremer Vertrauensbeweis an den Vorstand, da die Mitgliederversammlung natürlich nicht im Detail alle Handlungen wissen kann und doch den Vorstand von der Haftung freispricht. Schadensansprüche der Mitglieder gegenüber dem Vorstand werden so für die wissenden Inhalte ungeltend gemacht.

Die Entlastung kann per öffentlicher Wahl als Mehrheitsbeschluss erfolgen. Sollte dies nur über Handzeichen passieren, muss unbedingt das Ergebnis schriftlich im Protokoll niedergeschrieben werden. Erfolgt eine Abstimmung per Stimmzettel, so ist auch hier das Ergebnis öffentlich auszuzählen und zu verlautbaren inkl. einer Verschriftlichung im Protokoll.

Wenn es zu keiner Entlastung kommt

Vorweg: Eine Entlastung des Vorstandes ist nicht gesetzlich geregelt, sehr oft aber in der Vereinssatzung. Kommt es zu keiner Entlastung durch die Mitgliederversammlung so kann dies im „Best Case“ ein Formalfehler im Kassenbuch sein, oder auch im schlimmsten Fall ein kompletter Vertrauensbruch zwischen Vorstand und Mitgliedern.

Trifft zweiteres zu kann obendrein passieren, dass die Mitglieder oder Dritte vom Schadensanspruch Gebrauch machen und den Vorstand öffentlich anprangern. Es läuft sozusagen dann ein vereinsinternes „Verfahren“ zur Geltendmachung gewisser Ansprüche.

Fühlt man sich als Vorstand ungerecht behandelt und eine verweigerte Entlastung als inkorrektes Ergebnis, so hat man die Möglichkeit vor Gericht Einspruch einzulegen. Unter Abgabe sämtlicher Dokumente entscheidet dann ein Gericht über die Entlastung. Wie immer dieses Ausfällt ist dieses gültig.

Abschließender Hinweis

Bitte beachtet, dass dieser Beitrag als eine Art Erstinformation zum genannten Thema zu sehen ist. Er erhebt weder Anspruch auf Vollständigkeit, noch übernimmt er eine Haftung für Richtigkeit der Informationen. Dieser Beitrag kann in keinster Weise eine professionelle Rechtsberatung ersetzen und jede Person, die sich ernsthaft mit dem Thema der Haftung in einem Verein auseinandersetzt, sollte zu gegebener Zeit einen Rechtsexperten konsolidieren.

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