Der Mitgliedsbeitrag in deutschen Vereinen

Der Mitgliedsbeitrag im Verein ist für die Vereine die wohl beständigste Einnahmequelle und bildet damit das Fundament für dessen Handlungsfähigkeit. Alle wichtigen Infos und einige rechtliche Fragen erklären wir hier.

Mitgliedsbeitrag im Verein – ist das notwendig?

Gleich vorweg: Ein Mitgliedsbeitrag ist nicht gesetzlich verpflichtend – und dennoch ergeben sich gewisse Nachteile, wenn ihr gänzlich darauf verzichtet oder ausschließlich einen nicht-monetären Mitgliedsbeitrag einnimmt (Arbeitsstunden oder Sachleistungen). Klar, es gibt auch andere Einnahmequellen für einen Verein – Sponsoren, Feste, Preisgelder, spezielle Aktionen – aber keine dieser Quellen garantiert einen beständigen Geldfluss.

Der Mitgliedsbeitrag bildet in den meisten Vereinen die Basis für das wirtschaftliche Fundament, das seine Handlungsfähigkeit gewährleistet. Wer nicht gerade den Luxus eines finanziell sehr potenten, dem Verein stark verbunden Sponsors oder anderer zuverlässiger Geldquellen hat, sollte deshalb nicht auf den Mitgliedsbeitrag verzichten.

Verwendet ihr alternative Geldquellen, solltet ihr unbedingt darauf achten, dass euer Verein nicht als gewinnorientiert eingestuft wird. Welche Vorteile euch ein gemeinnütziger Verein bringt, erfahrt ihr hier: Gemeinnützigkeit im Verein

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Mitgliedsbeitragsthemen sauber und korrekt verwalten ist wichtig im Verein

Mitgliedsbeitragshöhe und Häufigkeit – das ist erlaubt

Ganz klassisch für einen Verein ist ein jährlicher Mitgliedsbeitrag. Grundsätzlich könnt ihr euch aber entscheiden: monatlich, vierteljährlich, halbjährlich oder jährlich – es liegt in eurer Hand. Entscheidet einfach nach euren persönlichen Kriterien, was eurem Verein am ehesten gerecht wird.

Auch bei der Mitgliedsbeitragshöhe habt ihr einen großen Spielraum – entscheidend ist, was den Anforderungen und Bedürfnissen gerecht wird. Laut einer Statista-Umfrage aus dem Jahr 2015 liegt der durchschnittliche monatliche Beitrag bei € 6,30 bei deutschen Sportvereinen. Solche Zahlen sind aber mit Vorsicht zu genießen – denn wenn ihr z.B. im Verein spezielles Equipment benötigt, habt ihr eine völlig andere Berechnungsbasis als ein Laufverein.

So findet ihr die richtige Mitgliedsbeitragshöhe

Zwei Dinge sind entscheidend für die Mitgliedsbeitragshöhe:

  • eure finanziellen Rahmenbedingungen
  • Fairness gegenüber den Mitgliedern

Kurz: Ihr gleicht die Interessen des Vereins mit jenen der Mitglieder ab.

Zunächst solltet ihr abklären, ob ein klassischer jährlicher Mitgliedsbeitrag die richtige Wahl für euren Verein ist. Für jüngere Vereine mit fehlender finanzieller Basis oder bei sehr hohen monatlichen Kosten kann es sinnvoll sein, beim Ablauf zum Mitgliedsbeitrag einfordern auf eine monatliche Zahlung zu setzen. Das kann sinnvoll sein, um die Liquidität aufrecht zu erhalten und damit als Verein handlungsfähig zu bleiben.

Nun solltet ihr die Mitgliedsbeitragshöhe festlegen. Ein gutes Maß dafür: So hoch wie nötig, so gering wie möglich. Die Fairness gegenüber den Mitgliedern solltet ihr dabei immer im Blick behalten.

Grundsätzlich könnt ihr euch aber an folgender Formel orientieren:

KO … Kosten pro Jahr im Verein (Durchschnitt der letzten Jahre)

RÜ … Rücklagen für schwere Zeiten (z.B. Sponsorenverlust, Veranstaltungsabsage)

EN … Einnahmen pro Jahr im Verein (ohne Mitgliedsbeiträge)

MA … Geschätzte Mitgliederanzahl in diesem Jahr

BE … Errechneter Mitgliedsbeitrag (Unterscheidung in verschiedene Beiträge möglich)

Natürlich ist die Formel aber nicht 1:1 für euch anwendbar, sie bietet aber einen guten Anhaltspunkt. Wenn ihr Einnahmequellen wie einen sehr guten Sponsoren oder ein üblicherweise sehr lukratives Vereinsfest habt, könnt ihr das gerne zu Gunsten der Mitglieder in die Berechnung einfließen lassen.

Eine weitere berechtigte Frage: Muss jedes Mitglied denselben Beitrag leisten? Es gibt das durchaus übliche Vorgehen, dass Kinder unter 18 Jahren den Vorteil einer geringeren Mitgliedsbeitragshöhe bekommen. Darüber hinaus gibt es noch einige Überlegungen zu sinnvollen Staffelungen, die aber den Rahmen dieses Artikels sprengen würden.

Wer bestimmt die Mitgliedsbeitragshöhe?

Normalerweise legt die Mitgliederversammlung die Mitgliedsbeitragshöhe fest. In eurer Satzung habt ihr aber auch die Möglichkeit, dem Vereinsvorstand das Recht für kleinere Anpassungen zu übertragen. Dafür ist natürlich großes Vertrauen in den Vorstand eine Grundvoraussetzung.

In der Vereinssatzung selbst solltet ihr keine konkrete Mitgliedsbeitragshöhe festlegen, sondern auf eine entsprechende Beitragsordnung verweisen, da ansonsten bei jeder Anpassung eine Satzungsänderung erforderlich wird.

Insgesamt habt ihr bei der Mitgliedsbeitragshöhe einen großen Spielraum, als gemeinnütziger Verein dürft ihr allerdings einen jährlichen Beitrag von 1.023 € nicht überschreiten.

Die Mitgliedsbeitragshöhe anpassen – wie geht das?

Die Inflation, das Wachstum und damit verbundene neue Erwartungen an den Verein sorgen im Laufe der Zeit dafür, dass ihr eure Mitgliedsbeitragshöhe immer wieder anpassen müsst. Dabei sind vor allem folgende Punkte wichtig:

  • Minimale Anpassungen: Große Sprünge immer vermeiden
  • Transparenz hinsichtlich der Vereinsfinanzen
  • Transparenz hinsichtlich der Begründung für die Erhöhung

Im Zentrum eurer Vereinsarbeit sollte immer die Gemeinschaft stehen – deshalb müsst ihr auch bei diesem schwierigen Thema darauf achten, dass ihr möglichst alle Mitglieder mit ins Boot holt. Deshalb solltet ihr mit allen wichtigen Details ehrlich und transparent umgehen.

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Rechtliche Fragen zum Mitgliedsbeitrag

So gemütlich euer Vereinsleben auch sein mag, von den Mitgliedern wird ein sinnvolles Haushalten mit den Vereinsfinanzen vorausgesetzt. Sonst gilt ganz schnell: “Beim Geld hört die Freundschaft auf.”

Deshalb solltet ihr euch beim Mitgliedsbeitrag im Verein unbedingt auf sichere Beine stellen:

Vereinssatzung

Eure Vereinssatzung sollte möglichst genaue Regelungen zum Mitgliedsbeitrag enthalten. Ganz wichtig ist dabei die Frage ob und welche Beiträge die Mitglieder zu zahlen haben. Diese Regelung ist sogar so wichtig, dass eine Eintragung ins Vereinsregister ohne einem entsprechendem Absatz nicht einmal möglich ist.

Dabei wird vom Gesetzgeber gar nicht genau festgelegt, wie der Mitgliedsbeitrag in der Satzung geregelt sein muss. Dennoch raten wir euch dazu, das möglichst genau aufzuschlüsseln.

Oben haben wir bereits die Beitragsordnung angesprochen. In dieser wird die Mitgliedsbeitragshöhe festgeschrieben, während euch die Satzung überhaupt erst die Erlaubnis gibt, Beiträge einzuziehen.

Wichtig fürs Finanzamt: Echte und unechte Mitgliedsbeiträge im Verein

Das Finanzamt prüft, ob es sich bei euren Mitgliedsbeiträgen im Verein um “echte” oder “unechte” Mitgliedsbeiträge handelt. Ein echter Mitgliedsbeitrag dient dem in der Satzung festgelegten Vereinszweck, während “unechte” Mitgliedsbeiträge für Vorteile sorgen: zum Beispiel Fortbildungen.

Was tun, wenn ein Mitglied nicht zahlt?

Besonders im sehr gemeinschaftlichen Vereinsleben entsteht eine unangenehme Situation, wenn ein Mitglied den Beitrag nicht zahlt. Leider passiert das immer wieder. Ihr solltet euch also vorab überlegen, wie ihr dann vorgeht – ein persönliches Gespräch ist einer formellen Mahnung in den meisten Fällen vorzuziehen. Wichtig ist, dass ihr eine Lösung findet, bei der alle Beteiligten das Gesicht wahren.

Gibt es eine Verjährungsfrist für Mitgliedsbeiträge?

In den meisten Vereinen sorgt ein verlässlicher Kassenwart dafür, dass Mitgliedsbeiträge nicht einfach übersehen werden. Sollte das aufgrund einer Ausnahmesituation doch einmal passieren, habt ihr einiges an Spielraum: Bis zu 3 Jahre im Nachhinein darf der Beitrag eingezogen werden.

Wie ist der korrekte Ablauf zum Mitgliedsbeitrag einfordern?

Bei der Zahlungsabwicklung habt ihr einige Möglichkeiten – zum Beispiel:

  • Barzahlung
  • Einzelüberweisung
  • Dauerauftrag
  • SEPA-Lastschrift

Welche Variante ihr wählt, ist Geschmackssache – jede einzelne ist mit diversen Vor- und Nachteilen verbunden. Die Zahlungsart bzw. die Möglichkeiten könnt ihr in der Satzung festlegen. Üblicherweise ist der Kassenwart dafür zuständig, den Beitrag einzuziehen und die Zahlung zu kontrollieren. Für einen sauberen, digitalen Überblick über eure Finanzen eignet sich der Einsatz einer Software wie Vereinsplaner.

Mobile App und Webanwendung

Mit der kostenlosen Mitgliederapp immer und überall up-to-date sein und zusätzlich als Vorstand von der Webanwendung profitieren. Uns ist es wichtig, die Kommunikation und Organisation auf allen Ebenen bequemer und effizienter zu gestalten.