Die Einladung zählt zu den wichtigsten und überraschenderweise auch zu den komplexesten Themen bei einer Mitgliederversammlung. Hier erfährst du, worauf unbedingt zu achten ist.
In unserem ersten Artikel zum Thema Mitgliederversammlung haben wir bereits in aller Kürze erklärt, wie wichtig die Einladung zur Mitgliederversammlung ist. Wenn du diesen Beitrag noch nicht gelesen hast, empfehlen wir dir, das nachzuholen – er gibt dir eine sehr gute Übersicht über alle wichtigen Faktoren der Versammlung im Allgemeinen:
Detaillierter Beitrag zur Organisation von Mitgliederversammlungen
Weil aber gerade die Einladung zur Mitgliederversammlung so ein umfangreiches Thema ist, widmen wir ihr diesen eigenen Beitrag. Noch einmal zur Erinnerung: Bereits einfache Fehler können dazu führen, dass einzelne oder gar alle Entscheidungen der Versammlung für nichtig erklärt werden.
Nobody’s perfect – wenn dir im regionalen Verein ein kleiner Fehler bei der Einladung unterläuft, wird dieser vermutlich nicht gleich dazu führen, dass alle Ergebnisse angezweifelt werden. Dennoch wollen wir dir im Folgenden die kritischsten Details erklären, die besonders bei steigender Mitgliederzahl immer wichtiger werden.
Hier sind grob aufgelistet die vier(fünf) Punkte, auf die du besonders achten solltest:
Auf was du genau achten musst, erklären wir dir in den folgenden Punkten.
Bevor du weiterliest, können wir dich etwas beruhigen: Eine nicht korrekte Einladung führt nur dann zur Nichtigkeit der Beschlüsse, wenn diese von mindestens einem Vereinsmitglied gerichtlich durch eine Feststellungsklage gemäß § 256 Zivilprozessordnung (ZPO) vor einem ordentlichen Gerichte geltend gemacht wird.
Heißt im Klartext: Wird nicht angeklagt, passiert auch nichts. Im Normalfall sollte man im Verein alles intern klären können. Gerade bei heiklen Themen können Fehler aber dazu führen, dass sich die Fronten noch weiter verhärten. Ihr solltet also darauf achten, wirklich alle Anforderungen an eine korrekte Einladung zur Mitgliederversammlung zu erfüllen.
Wenn ihr rechtlich auf Nummer sicher gehen wollt, dann empfehlen wir euch unser Rechtsdokumente mit 5 ausgearbeiteten Rechtsvorlagen zu Vorstandsthemen im Verein.
Ihr bekommt damit folgende wertvolle Vorlagen und Checklisten:
Wie wichtig eine gut durchdachte und detailliert ausgearbeitete Vereinssatzung ist, sieht man auch bei der Einladung zur Mitgliederversammlung wieder. Wenn ihr noch etwas Bauchweh bei eurer Satzung habt, findet ihr hier noch weitere Inhalte zur Gründung und zum Aufbau einer Vereinssatzung: Verein gründen in Deutschland
In Bezug auf die Mitgliederversammlung sollte die Satzung vor allem folgende wichtige Fragen beantworten:
Die Mitgliederversammlung ist wichtig, um alle Mitglieder offiziell über Neuigkeiten zu informieren und per Abstimmung wichtige Entscheidungen zu treffen. Außerdem ist sie der richtige Ort, um Probleme anzusprechen und Lösungen zu finden. Eine ordentliche Mitgliederversammlung sollte deshalb regelmäßig – zumindest einmal pro Jahr – einberufen werden. Wie oft das geschieht, wird in der Satzung festgelegt.
Ordentliche Mitgliederversammlungen haben eine gewisse Bandbreite an üblichen Tagesordnungspunkten – diese sind zum Beispiel:
Außerordentliche Mitgliederversammlungen werden grundsätzlich dann einberufen, wenn dringende Fragen zu klären sind. Die Einladung zur Mitgliederversammlung erfolgt durch den Vorstand – was auch geschieht, wenn eine Minderheit dies schriftlich inklusive Zweck und Begründung vom Vorstand fordert.
In der Satzung sollte festgelegt werden, wie hoch die Beteiligung für ein Minderheitsbegehren sein muss. Die Grenze dafür sollte nicht höher sein als ein Drittel der Mitglieder, da ihr ansonsten gegen den Minderheitenschutz des Vereinsrechts verstößt. Wird die Grenze nicht festgelegt, so gilt laut BGB 10% der Vereinsmitglieder als Minimum.
Ein Grund für eine außerordentliche Mitgliederversammlung könnte der dringliche Ausschluss eines Mitglied aus dem Verein.
Grundsätzlich gilt: Die Einladung zur Mitgliederversammlung sollte so früh wie möglich erfolgen, damit sich alle Mitglieder ausreichend vorbereiten bzw. den Termin freihalten können. Ein üblicher Zeitraum dafür sind zwei bis vier Wochen. Zumindest ein bis zwei Wochen vorher sollte die Einladung aber auf jeden Fall verschickt werden.
Einige Mitglieder müssen eventuell eine längere Anfahrt planen, Babysitter organisieren oder Nachtdienst tauschen. Um Unstimmigkeiten und Missverständnissen vorzubeugen, solltet ihr eine entsprechende Frist in der Vereinssatzung festlegen.
Wenn die Satzung nichts anderes festlegt, gilt übrigens jenes Datum als Fristende, an dem die Post beim Mitglied eingegangen ist. Deshalb solltet ihr auf jeden Fall ein paar Tage für die Postsendung einplanen. Um das zu umgehen, könnt ihr in der Satzung folgenden Passus einbauen: “Zur Wahrung der Frist reicht die rechtzeitige Abgabe der Einladung zur Post.” Damit gilt das Versanddatum für das Fristende.
Für die Form der Einladung zur Mitgliederversammlung ist vor allem eine Frage wichtig:
Kommen durch die gewählte Form alle Mitglieder problemlos an die notwendigen Informationen? Daraus ergeben sich ein paar Überlegungen: Vereine mit kaum computeraffinen Menschen sollten auf E-Mail-Einladungen verzichten, während ein Computerclub eher nicht auf die Einladung per Brief zurückgreift.
Grundsätzlich gilt: Die gewählte Form muss unbedingt in der Satzung als gültige Form festgehalten sein und bei jeder Mitgliederversammlung müssen alle Mitglieder – auch nicht stimmberechtigte – eingeladen werden.
Häufig werden bei der Einladung zur Mitgliederversammlung folgende Formen verwendet:
Theoretisch kann die Einladung auch mündlich bzw. per Telefon ausgesprochen werden, sofern das in der Satzung festgehalten ist. Um Streitigkeiten zu vermeiden, raten wir aber zu einer später nachvollziehbaren Form.
Da auch im Vereinswesen die Gesetze nicht immer auf dem aktuellsten Stand sind, raten wir dazu, Einladungen per E-Mail separat und sehr konkret in der Satzung aufzulisten und nicht einfach als “Schriftform” anzugeben. Auch eine Kombination aus mehreren Einladungsformen ist möglich, sofern das in der Satzung festgehalten wird.
Theoretisch ist auch die Einladung per Anzeige in einer konkret in der Satzung genannten Tageszeitung möglich. Da dies sehr unpersönlich ist, raten wir davon aber ab.
Wird in der Satzung nichts anderes angegeben, so ist es stets der vertretungsberechtigte BGB-Vorstand, der in vertretungsberechtigter Anzahl eine Einladung ausspricht. Beim vertretungsberechtigten BGB-Vorstand handelt es sich um den 1. und 2. Vorsitzenden und den Kassier.
Also jene Personen, die den Verein rechtlich vertreten – sowohl gerichtlich als auch außergerichtlich. Der erweiterte Vorstand ist nicht zum Aussprechen der Einladung berechtigt – er erfüllt ausschließlich jene Funktionen, die ihm anhand der Satzung zugeschrieben werden.
Es ist hier nicht wichtig, wie lange ein Vorstandsmitglied bereits im Vereinsregister eingetragen ist. Vom Zeitpunkt seines Amtsantrittes bis zum Ende seiner Amtszeit darf das berechtigte Vorstandsmitglied zu Mitgliederversammlungen einladen.
Nach Ende der Amtszeit darf ein Vorstand jedoch nur noch so lange eine Versammlung einberufen, solange er im Vereinsregister eingetragen ist. Ist das nicht mehr der Fall, so werden alle Beschlüsse der Mitgliederversammlung unwirksam.
Ein Vereinsorgan, das durch die Satzung zur Einladung berechtigt bzw. bestimmt wird, darf dieses Recht nicht an andere Organe weitergeben - eine Übertragung auf den Beirat ist beispielsweise nicht möglich.
Wie bereits im Kapitel zur Vereinssatzung erwähnt, kann eine Mitgliederversammlung auch auf Wunsch einer Minderheit einberufen werden. Das ist im Minderheitenrecht festgehalten. Ausgesprochen wird die Einladung aber immer durch den BGB-Vorstand.
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Ganz wichtig: Bei der Mitgliederversammlung dürfen nur Themen zur Abstimmung gebracht werden, die vorher als Tagesordnungspunkt in der Einladung zur Mitgliederversammlung festgehalten wurden. Das ist wichtig, damit sich alle Beteiligten ausreichend vorbereiten können. Beschlüsse zur Themen, die nicht genannt wurden, können für nichtig erklärt werden.
Dabei reicht es, die Tagesordnungspunkte mit ein, zwei kurzen Sätzen präzise zusammenzufassen. Es sei denn, es handelt sich um Satzungsänderungen. Hier lohnt es sich, die alte und die geänderte Version der jeweiligen Passage gegenüber zu stellen.
Typische Tagesordnungspunkte für eine ordentliche Mitgliederversammlung haben wir in unserem Übersichtsartikel aufgelistet. Einfach hier entlang: Beitrag zu den Inhalten der Mitgliederversammlung
Eine Mitgliederversammlung darf nur von jenen Personen verschoben oder abgesagt, welche die Einladung ausgesprochen haben – im Normalfall ist also der BGB-Vorstand dafür zuständig. Eine Absage oder Verlegung der Versammlung ist auch dann möglich, wenn diese auf Wunsch einer Minderheit im Verein ausgerufen wurde.
Die jeweilige Änderung muss aber vollzogen werden, bevor die Mitgliederversammlung offiziell eröffnet wird. Für jeden neuen Termin muss auch eine neue Einladung erfolgen, die den in der Satzung festgelegten Regeln entspricht.
Wie ihr die Einladung gestaltet, bleibt euch grundsätzlich frei überlassen. Mindestens aber sollte sie das Datum, den Ort, den Grund und eine Liste der vorläufigen Tagesordnungspunkte der Mitgliederversammlung beinhalten.
Muster für die Einladung zur Mitgliederversammlung findet ihr in unserem Rechtsbereich. Achtung hier handelt es sich um Dokumente, die von einem österreichischen Anwalt nach österreichischem recht ausgearbeitet wurden.
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