Wenn ihr im Verein eine Mitgliederversammlung organisiert, habt ihr einiges zu beachten. Jeder Tagespunkt von der Einladung bis zu Satzungsänderungen und Vereinswahlen sollte gut durchdacht werden.
Besprecht vorab im Vorstand die wichtigsten Tagesordnungspunkte, die ihr auch in der Einladung zur Mitgliederversammlung anführen wollt. Dann solltet ihr klären, wer die Einladung ausspricht. Ein Vorgang, bei dem ihr einiges beachten müsst – dazu mehr im nächsten Kapitel “Die Einladung zur Mitgliederversammlung”.
Besonders bei anstehenden Wahlen empfehlen wir eine intensive Vorbereitung. Zum Beispiel sollten dann Vorgespräche mit geeigneten Kandidaten geführt werden, um sicherzustellen, dass die Interessen des Vereins weiterhin durch kompetente Personen vertreten werden.
Darüber hinaus sollte sichergestellt werden, dass das Wahlergebnis am Ende laut der Vereinssatzung gültig ist und nicht durch einen Formfehler oder Ähnliches angefochten werden kann. Des Weiteren sollten die Mitglieder dazu animiert werden, in möglichst großer Anzahl bei der Mitgliederversammlung zu erscheinen, um ein aussagekräftiges Wahlergebnis zu garantieren, mit dem ein Großteil der Beteiligten einverstanden sind.
Kurz zusammengefasst:
Bei der Einladung zur Mitgliederversammlung gibt es einige heikle Details, die ihr unbedingt beachten bzw. mit größter Sorgfalt behandeln solltet. Dazu zählt:
In den folgenden Absätzen geben wir euch eine grobe Übersicht. Da das Thema aber sehr umfangreich ist, gehen wir auf die Details zur Einladung in einem eigenen Artikel näher ein:
Detaillierter Beitrag zu Einladungen bei Mitgliederversammlungen
Klären wir zunächst die Frage, wer eine Einladung zur Mitgliederversammlung aussprechen darf: Wenn in der Vereinssatzung nichts anderes festgelegt wurde, dann ist der vertretungsberechtigte BGB-Vorstand in vertretungsberechtigter Anzahl dafür zuständig, die Einladung durchzuführen. Der “erweiterte” Vorstand ist nicht vertretungsberechtigt und darf auch nicht zur Mitgliederversammlung einladen.
Mehr zu den Vereinsorganen haben wir hier für euch zusammengefasst: Vereinsorgane in Deutschland
In welcher Form eine Einladung zu erfolgen hat, wird in der Satzung geregelt. Entscheidend sind dabei die Details. Wenn die Satzung eine “schriftliche” Einladung erfordert, ist hier erst einmal die Briefform gemeint. Bevorzugt ihr eine E-Mail oder ein anderes Medium, sollte dies extra festgehalten werden. Zudem ist in der Satzung eine Einladungsfrist festgelegt – meist zwei Wochen oder mehr. Zu beachten ist hier auch eine Zustellungsdauer von zwei Tagen (laut aktueller Rechtsprechung). Wird bei der Einladung gegen die Form oder die Frist verstoßen, so werden alle Beschlüsse einer Mitgliederversammlung anfechtbar oder sogar nichtig.
Jene Themen, die zur Abstimmung gebracht werden, solltet ihr unbedingt als Tagesordnungspunkt in die Einladung schreiben. Steht ein Thema nicht in der Einladung, so darf dazu kein Beschluss erfolgen. Das klingt auf den ersten Blick etwas penibel, es dient aber dazu, dass alle Mitglieder ausreichend Bedenkzeit für ihre Entscheidungen haben. In diesem zusammnehang ganz wichitg ist die Kassenprüfung und die Entlastung des Vorstandes.
Wenn es sich nicht um eine Satzungsänderung handelt, reicht es aus, Tagesordnungspunkte kurz und präzise anzuführen. Bei Satzungsänderungen muss der zu ändernde Satzungstext angegeben werden, ebenso wie ein Änderungsvorschlag. Mitglieder müssen hierzu rechtzeitig informiert werden.
Diese Punkte sollte eine Einladung unbedingt beinhalten:
Wenn ihr rechtlich auf Nummer sicher gehen wollt, dann empfehlen wir euch unser Rechtsdokumente mit 5 ausgearbeiteten Rechtsvorlagen zu Vorstandsthemen im Verein.
Ihr bekommt damit folgende wertvolle Vorlagen und Checklisten:
Bevor es bei der Mitgliederversammlung “so richtig zur Sache” gehen kann, muss festgelegt werden, wer gemäß Satzung die Versammlung leitet und wer das Protokoll (Infos zum Protokoll samt Vorlage) führt. Darüber hinaus muss geprüft werden, ob bei der Einladung Form und Frist eingehalten wurden. Wird in der Satzung eine Mindestanzahl an anwesenden Mitgliedern festgelegt, so muss auch überprüft werden, ob diese Bedingungen erfüllt werden.
Zum Beispiel kann eine Mindestanwesenheit von 20 oder 30% der Mitglieder erforderlich sein, um Abstimmungen abzuhalten oder rechtskräftige Beschlüsse zu treffen. Um euch dahingehend abzusichern, solltet ihr Teilnehmerlisten führen. Außerdem sollten sämtliche Beschlüsse inklusive Abstimmungsergebnissen vom Protokollführer festgehalten werden.
Nachdem alle Tagesordnungspunkte abgearbeitet wurden, schließt der Versammlungsleiter den offiziellen Teil der Veranstaltung und ihr könnt euch dem gemeinsamen Essen und Kaltgetränken widmen.
Die COVID-19-Pandemie hat natürlich, wie in so vielen anderen Bereichen, auch bei der Organisation von Mitgliederversammlungen neue Herausforderungen mit sich gebracht. Schließlich können Versammlungen vor Ort durch allseits bekannte Gründe unmöglich werden.
Für diesen Fall gibt es mittlerweile eine Ausnahmeregelung im Gesetzesentwurf zur Abmilderung der Folgen der COVID-19-Pandemie im Zivil-, Insolvenz- und Strafrecht. So ist es Vereinen erlaubt, in Videokonferenzen Beschlüsse zu fassen, auch wenn diese nicht explizit in der Satzung als Möglichkeit für Mitgliederversammlungen erwähnt werden.
Einige wichtige Fragen zu COVID-19 im Zusammenhang mit dem Vereinsleben haben wir hier für euch zusammengefasst: Status Quo Corona und Vereine
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Viele Details der Vereinswahlen werden in der Vereinssatzung vorgeschrieben. So kann zum Beispiel eine geheime Abstimmung für gewisse Wahlen verpflichtend sein - auch dann, wenn alle Anwesenden eine andere Form bevorzugen würden. Wird die Form der Wahl nicht eingehalten, so kann das Ergebnis für nichtig erklärt werden.
Das Wahlergebnis muss dokumentiert werden – ebenso wie die Zustimmung von gewählten Personen, dass sie ein Wahlergebnis annehmen.
Satzungsänderungen sind eine besonders heikle Angelegenheit – deshalb fassen wir hier für euch zusammen, was ihr unbedingt beachten müsst:
Eine Mitgliederversammlung ist eine geschlossene Veranstaltung. Gästen oder Mitarbeiter der Presse haben kein Recht auf Teilnahme. Allerdings kann die Versammlungsleitung die Anwesenheit externer Personen erlauben.
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