Vereine, Finanzen & Steuern in Deutschland

Das Vereinsleben zeichnet sich vor allem durch das gemütliche Zusammensein aus. Abseits dessen müssen Vereine aber auch wichtige finanzielle Vorgaben erfüllen. Welche das sind, erfahrt ihr in diesem Beitrag.

Vereine und Finanzen – die Rechtsgrundlage

Als Verein unterliegt ihr rechtlich ähnlich strengen Regeln, wie ein Unternehmen – das unterschätzen leider viele Vorstände und Funktionäre. In diesem Abschnitt klären wir euch über die wichtigsten rechtlichen Regelungen zu euren Finanzen auf.

Gemeinnützigkeit im Verein – das ist ein wichtiger Status um Steuern zu sparen
Durch die Gemeinnützigkeit könnt ihr Steuern sparen, um mehr in den Vereinszweck zu investieren

Die Vorteile von Gemeinnützigkeit

Als gemeinnützig gilt euer Verein in Deutschland, wenn er einen gemeinnützigen Zweck erfüllt. Das kann einer der folgenden Zwecke sein:

  • Förderung von Wissenschaft und Forschung
  • Förderung der Religion
  • Förderung des Sports
  • Förderung des Gesundheitswesens
  • Förderung von Jugend und Altenhilfe
  • Förderung von Kunst und Kultur
  • Förderung des Tierschutzes
  • Förderung der Heimatpflege und Heimatkunde
  • Förderung der Rettung aus Lebensgefahr

Der Verein darf keinen unverhältnismäßigen Vermögensaufbau durch Mitgliedsbeiträge, Spenden oder wirtschaftliche Einnahmen erstreben. Auch die Mitglieder dürfen keine unverhältnismäßig hohen Aufwandsentschädigungen oder sonstige Vergütungen erhalten.

Wird euer Verein als gemeinnützig eingestuft, so profitiert ihr von steuerlichen Vorteilen in folgenden Bereichen:

  • Körperschaftsteuer
  • Umsatzsteuer
  • Gewerbesteuer
  • Vermögensverwaltung
  • Gewinne und Rücklagen

Mehr dazu im Abschnitt zu den Steuern im Verein oder auch in unserem ausführlichen Artikel zur Gemeinnützigkeit.

Der eingetragene Verein

Sowohl der nicht eingetragene Verein als auch der eingetragene Verein sind Vereine mit eigenem Vorstand, eigener Satzung, eigener Mitgliederversammlung und erfolgreich durchgeführter Vereinsgründung. Der eingetragene Verein muss in diesem Bereich nur ein paar kleine Zusatzerfordernisse erfüllen.

Der Unterschied zwischen beiden Vereinen liegt in der Eintragung ins Vereinsregister. Durch die Eintragung in dieses wird ein Verein als Organisation erst rechtsfähig. Ist der Verein nicht rechtsfähig, so haftet in Rechtsgeschäften immer der Handelnde persönlich, während im eingetragenen Verein die Organisation als Gesamtschuldner haftet.

Tritt der Verein als eingetragener Verein auf, so hat das vor allem nach außen hin eine souveräne Wirkung. Der Verein wird dann in der Praxis als “handfester” wahrgenommen. Einfache Dinge wie die Eröffnung eines Bankkontos können dadurch viel leichter durchzuführen sein.

Der Freistellungsbescheid

Der Freistellungsbescheid wird durch das Finanzamt ausgestellt und ist eure Bescheinigung für die Steuerbegünstigung bei der Körperschaftsteuer und der Gewerbesteuer. Die Rechtmäßigkeit wird alle 3 Jahre überprüft und gilt für maximal 5 Jahre.

Welche Voraussetzungen für den Erhalt des Freistellungsbescheides gelten und wie ihr bekommt, erfahrt ihr in unserem ausführlichen Artikel zum Freistellungsbescheid.

Tritt der Verein als eingetragener Verein auf, so hat das vor allem nach außen hin eine souveräne Wirkung. Der Verein wird dann in der Praxis als “handfester” wahrgenommen. Einfache Dinge wie die Eröffnung eines Bankkontos können dadurch viel leichter durchzuführen sein.

Den Verein und seine Mitglieder samt Finanzen sauber verwalten

Einnahmen erzielen als Verein

Leere Vereinskassa? Kein Problem. Als Verein habt ihr so einige Möglichkeiten, um euer Budget etwas aufzubessern. Bei allen Maßnahmen solltet ihr als gemeinnütziger Verein natürlich immer darauf achten, dass ihr keinen unverhältnismäßigen Vermögensaufbau betreibt und mit dem eingenommenen Geld den Vereinszweck fördert.

Mehr Geld für die Vereinskasse

Sofern eure Gemeinnützigkeit dadurch nicht infrage gestellt wird, könnt ihr als Verein durchaus kreativ werden, was eure Einnahmequellen betrifft. Wir haben uns die Zeit genommen und für euch 99 Aktivitäten und Aktionen recherchiert, mit denen ihr die Vereinskasse etwas aufbessern könnt.

Vom Flohmarkt bis zum Bierkistenrennen ist alles dabei - lasst euch einfach inspirieren und findet heraus, was für euren Verein und eure Mitglieder am besten passt.

Übergabe der Vereinskasse zwischen Mitgliedern
Ein Vier-Augen-Prinzip hilft euch Fehler zu vermeiden und euch rechtlich abzusichern

Das Vereinskaufhaus

Während der Corona-Phase haben wir mit dem Vereinskaufhaus eine Möglichkeit geschaffen, mit der Vereine sowie vereinsnahe Dienstleister und Hersteller ihre Leistungen online der richtigen Zielgruppe anbieten können.

Damit haben wir eine Möglichkeit geschafft, auch in Zeiten von Kontaktbeschränkungen wichtige Einnahmen zu erzielen und den fortlaufenden Vereinsbetrieb zu gewährleisten. Das Vereinskaufhaus bleibt auch weiter bestehen – und bietet natürlich auch außerhalb von Lockdowns eine tolle Möglichkeit, über das Internet Geld einzunehmen.

Sponsoren finden

Vereine und Sponsoren – das geht Hand in Hand. Wenn ihr als Verein fortbestehen und wachsen wollt, dann sind freiwillige Geldgeber unbedingt notwendig. Überlegt euch bei der Sponsorensuche, was ihr den Sponsoren als Gegenleistung bieten könnt. Der Klassiker sind natürlich Werbeflächen bei Veranstaltungen oder am Trikot (bei Sportmannschaften).

Wir haben für euch 7 Schritte zusammengefasst, die ihr unbedingt beachten solltet, wenn ihr auf Sponsorensuche geht. Außerdem findet ihr im Artikel 11 Möglichkeiten für Werbung, die ihr den Sponsoren anbieten könnt.

Sponsoren finden im Verein mit einem Telefonat

Viele Vereine vergessen nach Abschluss des Vertrags leider darauf, sich aktiv um ihre Sponsoren zu kümmern. So enden viele Sponsorings bedauerlicherweise nach der ersten Vertragslaufzeit gleich wieder. Dabei ginge es leicht, die Beziehung zum Sponsor auf einem sehr guten Level zu holen: Ladet sie zu Vereinsfeiern und Veranstaltungen ein, gebt ein Freigetränk aus oder bietet ihnen zum Beispiel durch einen Flyer oder Ähnliches eine zusätzliche, kostenlose Werbefläche, mit der sie bei Vertragsabschluss nicht gerechnet hätten. Macht diese Maßnahmen am besten laufend – und nicht erst dann, wenn die Vertragsverlängerung ansteht.

Vereine und Spenden

Eine zusätzliche Möglichkeit für Einnahmen im Verein sind Spenden. Sie unterscheiden sich zum Sponsoring dadurch, dass keine Gegenleistung erfolgt. Das wirkt sich vor allem steuerlich aus.

Denn Spenden sind im gemeinnützigen Verein grundsätzlich steuerfrei. Gilt euer Verein offiziell als gemeinnützig, so könnt ihr auch eine entsprechende Spendenbescheinigung ausstellen. Die Voraussetzung dafür haben wir in einem eigenen Artikel zum Spendenthema für euch zusammengefasst.

Dort erfahrt ihr auch, wie es in der Praxis abläuft, wenn eine Spende an den Verein getätigt wird.

Buchhaltung im Verein

Da ihr im Verein ähnlich strenge Regeln im Bereich Finanzen einhalten müsst wie ein Unternehmen, ist auch eine ordentliche Buchhaltung Pflicht. Wie das geht, erfahrt ihr in diesem Abschnitt.

So wird Buchhaltung im Verein gemacht

Um fehlerfreie Buchhaltung zu gewährleisten, solltet ihr euch dafür einen “ruhigen” Ort suchen und ausreichend Zeit einplanen. Wichtig ist auch eine strukturierte Vorgehensweise.

Unabhängig davon, ob ihr ein gemeinnütziger Verein seid oder ob es sich um einen eingetragenen Verein handelt, seid ihr verpflichtet, die Einnahmen und Ausgaben der letzten Finanzperiode zu dokumentieren und bei Bedarf vorzulegen.

Folgende Informationen kann die Mitgliederversammlung im Sinne der Nachweispflicht vom Vorstand einfordern:

  • Detaillierte und verständliche Kostenaufstellung
  • Ggf. zugehörige Belege und Rechnungen
  • Bestandsverzeichnis aller vorhandenen Vermögenswerte

Das Finanzamt nutzt eure Aufzeichnungen darüber hinaus, um die Gemeinnützigkeit zu überprüfen – es kontrolliert also, ob ihr mit euren Aktivitäten eine Gewinnabsicht verfolgt. Zudem wird die Steuer- und Abgabepflicht auf Basis eurer Dokumentation festgestellt.

Die Kassenprüfung

Im Normalfall ist die Kassenprüfung im Verein ein rein formaler Akt. Dafür zuständig sind ein bis zwei unabhängige Personen – also in der Regel Mitglieder, die nicht im Vorstand sitzen. Die Prüfung führt ihr einmal pro Finanzjahr durch.

Läuft dabei alles korrekt, so bildet sie eure Basis, um den Vorstand zu “entlasten” – was bedeutet, dass er und seine Mitglieder durch die Mitgliederversammlung von Bereicherungs- und Schadensersatzforderungen freigesprochen werden. Wichtig: Die Kassenprüfung ist die bloße Basis für die Entlastung – diese erfolgt aber erst nach Zustimmung durch die Mitgliederversammlung.

Die Kassenprüfung – Übergabe von Kassier zu Rechnungsprüfer im Verein
Die Kassaprüfung ist ein wichtiges Kontrollinstrument im Verein

Der hier vorgeschriebene Weg ist der Idealfall, denn bei der Prüfung kann es natürlich auch zu Ungereimtheiten kommen. Um diese zu vermeiden, ist es wichtig, das gesamte Jahr über großen Wert auf korrekte Buchhaltung zu legen.

Der Schatzmeister

Der Schatzmeister, oder auch Kassenwart, ist gemeinsam mit seinem Stellvertreter die verantwortliche Person für die Vereinsfinanzen und die korrekte Buchhaltung. Für seine Tätigkeit braucht er keine Ausbildung als Steuerberater, sollte aber äußerst genau arbeiten und mit Zahlen umgehen können.

Gewählt wird der Schatzmeister durch die Mitgliederversammlung. Unter Umständen kann er auch ein Organ des Vorstandes sein – wodurch er für seine Tätigkeit haftpflichtig wird.

Das sind die Aufgaben des Schatzmeisters:

  • Festlegen des Budgets
  • Kostenposten und Ausgabenplanung
  • Verwaltung der Vereinskasse und der Vereinskonten
  • Monatliche Zwischenabrechnungen
  • Absprachen mit dem Vorstand und den Mitgliedern
  • Kontrolle und Aufsicht hinsichtlich Vereinszweck
  • Einnahmen-Planung und Rücklagen-Management
  • Ausarbeitung des Kassenberichts und Finanzabschlusses
  • Steuerliche Themen und Steuererklärung durchführen
  • Durchführung des Jahresabschlusses mit dem Kassenprüfer

Wenn ihr mehr über den Schatzmeister, seine Aufgaben und die Anforderungen erfahren möchtet, empfehlen wir euch unseren detaillierten Artikel zum Schatzmeister bzw. Kassenprüfer.

Der Kassenprüfer

Wie der Name schon sagt, ist der Kassenprüfer zuständig für die Prüfung der Kasse bzw. der Buchhaltung. Er kontrolliert die Einnahmen und Ausgaben und findet mögliche Differenzen zwischen dem dokumentierten Endbestand des Kassenbuchs und dem tatsächlichen Kassenbestand fest. Im Idealfall sorgt er dafür, dass diese Differenzen gar nicht erst entstehen. Zudem stellt er die positive finanzielle Entwicklung des Vereins sicher.

Der Kassenprüfer ist trotz seiner Wichtigkeit kein verpflichtendes Organ im Verein.

Die Vereinsorgane sind ein komplexes Thema, welches wir in einem gesonderten Artikel ausführlicher ausgearbeitet haben. Einfach hier entlang: Vereinsorgane & ihre Aufgaben im Überblick

Vereine & Steuern

Als Verein werdet ihr nicht automatisch steuerlich bevorzugt behandelt, dafür müssen gewisse Voraussetzungen gegeben sein – zum Beispiel die Gemeinnützigkeit. Ausführliche Informationen zu Vereinen & Steuern bekommt ihr in diesem Artikel.

Die Umsatzsteuer

Genauso wie bei Unternehmen gilt: Sobald Leistung direkt gegen Geld getauscht wird, entsteht eine Umsatzsteuer. Gegebenenfalls kann aber eine Umsatzsteuerbefreiung in Kraft treten.

Im Verein wird zwischen umsatzsteuerbaren und nicht umsatzsteuerbaren Umsätzen unterschieden. Der Mitgliedsbeitrag und diverse Spenden sind zum Beispiel nicht steuerbar, weil die Zahlenden dafür keine direkte Gegenleistung bekommen.

Bei Eintrittsgeldern für Veranstaltungen oder beim Verkauf von Speisen und Getränken wird aber sehr wohl eine Umsatzsteuer fällig. Außerdem ist Umsatzsteuer zu entrichten, wenn die Mitglieder für ihren Mitgliedsbeitrag eine direkte Gegenleistung erhalten.

Meldepflichtig beim Finanzamt wird ein Verein direkt nach der Gründung. Er bekommt eine Steuernummer ausgestellt und kann diese für diverse Formulare verwenden. Gilt für euren Verein die Kleinunternehmerregelung nicht, erhaltet ihr darüber hinaus eine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer.

Noch detailliertere Informationen zur Umsatzsteuer, Vorsteuer und Kleinunternehmerregelung bekommt ihr in unserem Wissensbeitrag zur Umsatzsteuer im Verein.

Die Steuererklärung im Verein

Die Verantwortung für die Steuererklärung liegt beim Vereinsvorstand bzw. beim Leitungsorgan, da dieser die gesetzliche Vertretung nach außen ist. Manche Zuständigkeiten überschneiden sich in diesem Bereich mit den Aufgaben des Schatzmeisters – mehr dazu im entsprechenden Abschnitt.

Für Folgendes ist der Vereinsvorstand zuständig:

  • Fristgerechte Einreichung der Steuererklärung
  • Zeitgerechte Abführung der Steuern in korrekter Höhe
  • Rechtzeitige Umsatzsteuervoranmeldung, wenn erforderlich
  • Dokumentations- und Nachweispflicht

Was ihr beim Abgeben der Steuererklärung beachten müsst, haben wir für euch in einem eigenen Artikel zusammengefasst. Mehr dazu in unserem Wissensbereich zum Thema Steuern.

Übungsleiterpauschale und Ehrenamtspauschale

Als gemeinnütziger Verein könnt ihr die Übungsleiterpauschale nutzen, um ehrenamtliche Tätigkeiten mit bis zu 3.000 € pro Jahr und Person zu entlohnen. Das ist aber nur bei bestimmten Tätigkeiten möglich, zum Beispiel bei Trainer-, Lehr-, Ausbildungs-, Schulungs- und erzieherische Tätigkeiten, aber auch Pflege-, künstlerische und Betreuungsaufgaben.

Möglich ist das nur, wenn die Tätigkeit als nebenberuflich gilt – sie darf also maximal ein Drittel der hauptberuflichen Arbeitszeit ausmachen.

Alternativ dazu ist auch die Ehrenamtspauschale eine Option, um ehrenamtliche Aufgaben zu entlohnen – hier gilt ein Freibetrag von 840 € pro Jahr und Person. Dieser Betrag ist steuerfrei sowohl für den Verein als auch für das Mitglied. Wichtig ist, dass diese Grenze nur für nebenberufliche Tätigkeiten in gemeinnützigen, kirchlichen oder mildtätigen Vereinen gelten.

Ob die Ehrenamtspauschale mit der Übungsleiterpauschale kombinierbar ist und viele weitere wichtige Details zur Ehrenamtspauschale erfahrt ihr in unserem eigenen Beitrag zur Ehrenamtspauschale.

Förderungen vs. Fördervereine – was ist da der Unterschied?

Förderungen und Fördervereine – das sind zwei Begriffe, die euch im Vereinsleben garantiert früher oder später begegnen werden. Aber …

Achtung! Macht nicht den Fehler, zu denken, dass ein geförderter Verein automatisch ein Förderverein ist. Hier handelt es sich um zwei grundlegend unterschiedliche Dinge.

Förderungen für Vereine

Besonders in schwierigen Zeiten sind Förderungen für Vereine überlebensnotwendig. Denn wenn kein Vereinsfest mehr stattfinden kann und auch die wöchentlichen Fußballmatches nicht durchgeführt werden dürfen, bleiben für den Verein wichtige Einnahmen aus. Eintrittstickets oder der Verkauf von Speisen und Getränken in der Vereinskantine zählen neben den Spenden und den meist eher geringen Mitgliedsbeiträgen zu den wichtigsten Einnahmequellen.

Wenn ihr euch genauer erkundigen wollt, welche Förderungen für euren Verein in eurem Bundesland möglich sind, dann schaut einfach in unsere Liste an Förderungen für jedes Bundesland.

Das sind Fördervereine

Ein Förderverein ist ein Verein mit dem Ziel, eine andere Organisation finanziell mit Spendengeldern zu unterstützen. Umgangssprachlich wird er gerne mal als “Spendensammlerverein” bezeichnet.

Deutschlandweit kommt dem Förderverein eine immer wichtigere Rolle zu, denn das Geld aus den eigenen Einnahmen und aus der öffentlichen Hand reicht für viele Vereine oft nicht mehr aus, um den laufenden Betrieb zu gewährleisten.

Ein Förderverein kann entweder spendengeführt sein oder als wirtschaftlich betriebener Förderverein geführt werden. Besonders beim wirtschaftlich betriebenen Förderverein müsst ihr aber unbedingt darauf achten, dass der Verein nicht unter den in §42 der AO in Abs. 2 definierten Gestaltungsmissbrauch fällt. Das passiert dann, wenn ihr den Verein nur gründet, um von höheren Freigrenzen und Steuervorteilen zu profitieren.

Der Förderverein sorgt für eine gewisse Erleichterung in der Mittelweitergabe, da der Vereinszweck genau das ist. Weitergegeben werden dürfen sowohl Geld- als auch Sachspenden. Zudem dürfen Gehälter oder Darlehen übernommen werden.

Nach außen hin habt ihr den Vorteil, dass viele Menschen gerne ihr Spendengeld an Fördervereine geben, bei denen sie nach der Spende keine weiteren Verpflichtungen vermuten. Sie wissen, dass ihr Geld in guten Händen ist – und haben dabei keinerlei persönliches Interesse daran, am Vereinsleben oder der Organisation aktiv beteiligt zu sein.

Sponsoren, Förderdokumente & Mitglieder mit Vereinsplaner verwalten

Jahresplanung im Verein

Für die Finanzen im Verein gilt ebenso wie für alle anderen Aktivitäten: Voraussetzung für erfolgreiches Handeln ist die Planung der kommenden Monate. Wer die nächsten Schritte nicht plant oder den Überblick verliert, der gerät früher oder später in Schwierigkeiten. Damit euch das nicht passiert, kann es sinnvoll sein, mit einer entsprechenden Vorlage zu arbeiten.

Jahresplanung im Verein
Nehmt euch die Zeit für einen vernünftige Jahresplanung im Verein

Der Status Quo

Zunächst solltet ihr den Status Quo überprüfen und euch wichtige Fragen stellen: Wurde der Vereinszweck erfüllt? Welche Maßnahmen haben dazu geführt, dass Einnahmen erhöht wurden? Was war die größte Herausforderung und was der größte Erfolg?

Noch detailliertere Fragen findet ihr in unserem Artikel zur Jahresplanung.

Die Jahresplanung erstellen

Eine ausführliche Analyse des IST-Zustandes ist die halbe Miete für eine gute Jahresplanung. Um auch weiterhin erfolgreich zu handeln, solltet ihr gute Maßnahmen beibehalten und weniger erfolgreiche Maßnahmen ersetzen.

Ziel der Jahresplanung ist es, Themenschwerpunkte auszuarbeiten und Termine festzulegen, an denen an den Zielen und Maßnahmen gearbeitet wird. Je nach Vereinsgröße kann es sogar Sinn ergeben, dafür ein ganzes Wochenende einzuplanen. Ein gemeinsamer Ausflug könnte sich dafür eignen.

Außerdem solltet ihr euch gemeinsam motivierende Ziele überlegen und konkrete Maßnahmen daraus ableiten. Ziele können intern sein – Jugendförderung, Weiterbildung, neue Mitglieder – oder auch extern: Sportliche Wettbewerbe oder Vereinsfeste. Überlegt einfach gemeinsam, welche Herausforderungen ihr im nächsten Jahr meistern wollt.

Ist die Jahresplanung erst einmal abgeschlossen, soll sie natürlich nicht gleich wieder in der (digitalen) Schublade verschwinden. Legt euch unbedingt einen gemeinsamen Zeitrahmen fest, um das Erreichen der Ziele regelmäßig aufs Neue zu überprüfen.

Die häufigsten Fragen zum Thema Vereinssteuern

Welche Steuern müssen ehrenamtliche Vereine zahlen?
Ein Verein ist grundsätzlich verpflichtet, die Körperschaftssteuer, Gewerbesteuer, Umsatzsteuer und die Lohnsteuer zu zahlen. Spenden oder Mitgliedsbeiträge müssen nicht versteuert werden.
Was kann ein Verein von der Steuer absetzen?
Abgesetzt werden können Spenden und Mitgliedsbeiträge, die eingesetzt werden, um steuerbegünstigte Zwecke zu fördern. Dazu gehören unter anderem gemeinnützige, mildtätige und kirchliche oder politische Zwecke.
Wann sind wir als deutscher Verein steuerbefreit?
Vereine, die durch den wirtschaftlichen Geschäftsbetrieb Einnahmen erzielen sind erst dann zur Körperschafts- und Gewerbesteuer verpflichtet, wenn ihr Umsatz die Umsatzfreigrenze von 45.000 € übertrifft.
Wie bekommt ein Verein eine Steuernummer?
Die Steuernummer bekommt ihr durch das Finanzamt. Dafür wird zunächst die Satzung und das Gründungsprotokoll überprüft. Außerdem seid ihr dazu verpflichtet, einen entsprechenden Fragebogen auszufüllen.
Wir übernehmen keinerlei Haftung für Vollständigkeit und Richtigkeit der Informationen auf dieser Info-Seite. Jede Person, die sich mit dieser Thematik beschäftigt, sollte sich ausgiebig mit der Recherche und Informationsbeschaffung zu Vereinen und Steuern befassen.

Mobile App und Webanwendung

Mit der kostenlosen Mitgliederapp immer und überall up-to-date sein und zusätzlich als Vorstand von der Webanwendung profitieren. Uns ist es wichtig, die Kommunikation und Organisation auf allen Ebenen bequemer und effizienter zu gestalten.